Menu

Tutorial Administrasi Bisnis

Jan
27
2014
by : 1. Posted in : blog

ADMINISTRASI BISNIS

Oleh.

Budi Prihono, A.Md, S.I.Kom

 

TUJUAN

 

  1. Setelah menyelesaikan modul ini peserta diharapkan mampu:
  2. Menyebutkan definisi surat, pembagian korespondensi ekstern dan intern, sifat surat, fungsi surat dan macam-macam surat.
  3. Menyebutkan tehnik (bentuk) surat, kerangka surat, kode surat dan ukuran kertas serta amplop yang tepat untuk surat.
  4. Membuat konsep surat permintaan penawaran, penawaran serta ketentuan-ketentuan/spesifikasi yang berlaku dalam perdagangan untuk penawaran barang.
  5. Membuat konsep surat penawaran serta ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam penawaran.
  6. Membuat konsep surat pesanan serta ketentuan-ketentuan dalam pemesanan.
  7. Membuat konsep surat penerimaan pesanan serta lampiran-lampiran yang diperlukan.
  8. Membuat konsep surat claim dan penyelesaiannya.
  9. Membuat konsep surat lamaran pekerjaan beserta syarat-syarat dan lampirannya.
  10. Membuat konsep surat perjanjian serta aturan yang berlaku untuk menyusunnya.

 

PENGETAHUAN DASAR TENTANG SURAT

  • Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan isi hati atau maksud tujuan secara tertulis kepada orang lain.
  • Alat komunikasi dengan surat-menyurat mempunyai 3 sifat, yaitu:
  1. a. Effektif      :  berita yang disampaikan sesuai dengan sumbernya
  2. b. Ekonomis  :  ongkos pengiriman relatif murah
  3. c. Praktis      :  menghilangkan perasaan dan menjamin rahasia
  • Untuk menyusun surat yang baik diperlukan:
  1. Menggunakan tata bahasa yang baik dan tanda baca yang benar
  2. Memahami masalah pokok yang akan disampaikan
  3. Pergunakan istilah yang umum dipakai
  4. Pergunakan bentuk surat yang betul serta aturan-aturannya
  5. Pergunakan redaksi surat yang baik
  6. Mempunyai pengetahuan umum yang luas serta perbendaharaan bahasa yang cukup
  7. Peganglah etika pembuatan surat

 

FUNGSI & KEGUANAAN SURAT

  1. Sebagai alat bukti tertulis
  2. Sebagai duta atau wakil
  3. Sebagai alat pengingat
  4. Sebagai bukti historis

 

 

 

BAGIAN – BAGIAN SURAT

  1. Kepala Surat
  2. Tanggal Surat
  3. No,Lamp.,Hal
  4. Alamat Surat
  5. Salam Pembuka
  6. Isi Surat
    1. Kalimat Pembuka
    2. Isi  Sesungguhnya
    3. Kalimat Penutup
    4. Salam Penutup
    5. Nma penandatangan surat/jabatan
    6. Tembusan
    7. Initial

 

BENTUK BENTUK SURAT

  1. Full Block
  2. Block
  3. Semi Block
  4. Indented
  5. Hannging Paragraph
  6. Official / Dinas

Details :

  1. 1.       Full Block

 

 

  1. 2.       Block

 

 

  1. 3.       Semi Block

 

 

 

  1. 4.       Indented

 

 

  1. 5.       Hannging Paragraph

 

  1. 6.       Official / Dinas

 

 

 

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat Permintaan Penawaran (Inquiry) adalah surat dari calon pembeli kepada penjual barang untuk meminta daftar harga atau katalogus dari beberapa perusahaan.

Untuk  perusahaan yang baru, permintaan daftar harga ini berguna untuk penyusunan beaya produksi :

  1. bahan pertimbangan dalam menentukan pembelian
  2. menyesuaikan keadaan keuangan
  3. memilih barang yang sesuai dengan selera

Yang perlu diperhatikan untuk membuat surat Permintaan Penawaran adalah :

  1. meminta/mencari informasi
  2. meminta monster/samples
  3. meminta leaflet
  4. meminta daftar harga (katalogus)
  5. meminta brosur/prospektus

 

 

 

 

Contoh Surat Permintaan Penawaran :

 

 

 

Nomor                  : 001/RJ/PEMB/IX/2013
Kepada                                  : Departemen Periklanan CV. Kayamara Mulia Sejahteran

Perihal                  : Permintaan Penawaran Barang
Alamat                  : Jl. Salak 5 No. 125 Jaten, Karanganyar
Dengan hormat,
Kami berterima kasih kepada Anda jika berkenan mengirimkan penawaran untuk spesifikasi barang berikut.

1. Dua Unit PC Komputer lengkap untuk keperluan administrasi
2. Dua Printer untuk keperluan administrasi

Pembayaran dengan Cash on Delivery di kantor kami. Kami berharap sebelum 1 Oktober 2013, barang yang kami pesan sudah dapat  kami terima.
Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

( Asnaun Novi )
Manager Bagian Pembelian

Mobile  : 081 2265 4863

 

 

 

 

 

 

 

SURAT PENAWARAN

Surat Penawaran adalah tergolong surat jual, oleh karena itu mempunyai kedudukan yang lemah. Surat Penawaran hendaklah dibuat untuk dapat menimbulkan keinginan untuk membeli barang yang ditawarkan.

Penulis haruslah memahami benar tentang keadaan barang yang ditawarkan misalnya mengenai merk, jenis, ukuran, mutu, model, bentuk, harga serta ketentuan lain yang dapat memberikan informasi kepada calon pembeli

  1. Yang perlu diperhatikan dalam Surat Penawaran adalah:
  2. Pergunakan gaya bahasa yang cukup menarik
  3. Uraian cukup jelas dan terperinci
  4. Isi surat dapat meyakinkan tentang barang yang ditawarkan
  5. Jika tidak dapat memenuhi permintaan sebutkan alasan yang
  6. dan bila mungkin tawarkan barang lain yang sejenis

Penawaran barang hasil produksi dapat dilakukan :

  1. Memasang reklame yang cukup menarik dalam
  2. Bentuk gambar
  3. Memasang iklan dalam bentuk kata-kata
  4. Reklame disertai iklan (dalam televisi dll.)
  5. Angkasa niaga (iklan melalui radio)
  6. Mengadakan demonstrasi terhadap barang tersebut
  7. Mengadakan propaganda keliling
  8. Memberikan kupon berhadiah dan lain-lain

 

 

 

Contoh  Surat Penawaran :

 

 

Surakarta,   Oktober 2011

 

No                          : 001 / RJ / MARK / IX / 2013

Perihal                  : Penawaran

Lampiran             : 1 Lembar

 

Kepada Yth :

YAYASAN PENDIDIKAN WARGA

Di

SURAKARTA

 

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami CV. Ronggo Jati , dengan alamat di Jl. Solo – Purwodadi  KM. 17 Karang rejo, Karangjati, Kalijambe, Sragen – 57275. Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang mebel dan furniture dengan bahan dasar kayu jati dan telah bekerja sama dengan berbagai toko dan perusahaan baik berskala nasional ataupun internasional (eksport ).

Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, YAYASAN PENDIDIKAN WARGA adalah yayasan pendidikan yang senantiasa meningkatkan mutu pendidikan baik pada kualitas pendidikan yang di berikan kepada murid ataupun pada sarana dan prasarana sekolah.
Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi partner dalam mensuppliyer segala kebutuhan sarana dan prasarana khususnya yang berbahan dasar kayu jati. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Sebagai bahan perbandingan, silahkan bapak/ibu  lihat di lampiran yang berisikan daftar harga produk kayu jati yang kami sediakan. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran dari kami, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya serta  bilamana ada hal-hal yang kurang jelas dalam surat penawaran ini dipersilahkan menghubungi kami kembali, Kami dengan senang hati akan membantu memberikan Solusi maupun pelayanan terbaik kepada pelanggan setia kami.

 

Hormat kami,

 

ASNAUN NOVI

Account Manager

 

Mobile  : 081 2265 4863

 

 

 

SURAT PESANAN / PURCHASING ORDER ( PO )

Surat Pesanan (Order) tergolong surat beli, jadi kedudukannya lebih kuat. Namun demikian dalam membuat surat pesanan tetap memegang etika, sopan dan hormat.

Surat pesanan ini dibuat bilamana :

  1. persediaan barang hampir habis
  2. untuk menambah barang dagangan
  3. ingin menjadi agen, penyalur atau distributor

Cara membuat Surat Pesanan agar memenuhi sasaran:

  1. setelah menerima surat penawaran
  2. meminta penjelasan tentang syarat pembayaran
  3. meminta penjelasan syarat penyerahan dan pengiriman barang

Contoh PO :

 

 

PURCHASE ORDER

No PO                   : 001 / RJ / PEMB / IX / 2013

Tgl PO                   : 23 September 2013

Pembayaran      : Tempo

Termin                  : 30

Kode Supliyer      : 1

Nama Supliyer    : CV. Kayamara

Telp                      : 085725072225

Alamat                 : Karangannyar

 

No

Nama Barang

Qty

Satuan Harga Jumlah

1

Semen

10

Zak

50000

500000

2

Pasir

5

Rit

200000

1000000

                                                         

Keterangan :

Mohon menghubungi kami jika barang tersebut tidak dapat dikirim sebelum tgl. 23 September 2013

Sub total :   Rp. 1.500.000,-

Biaya Pengiriman :                    Rp. 0,-

Pajak :                   Rp. 0,-

Lain – lain :                    Rp. 0,-

TOTAL :            1.500.000,-

 

Di Siapkan oleh

Staff

Di Setujui Oleh

Manager

Di Ketahui Oleh

Direktur

 

 

 

 

SURAT PENERIMAAN PESANAN

Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penerimaan pesanan :

  1. Pemberitahuan penerimaan pesanan dengan menyebutkan
  2. tanggal dan nomor surat pesanan
  3. Apabila pengiriman barang terlambat, hendaknya dinyatakan
  4. suatu penyesalan
  5. Apabila barang telah tersedia hendaknya memberitahukan waktu
  6. pengiriman,pengangkutan, cara pembongkaran, pengepakan,
  7. nomor peti dll.
  8. Berita tentang Faktur dan kwitansi
  9. Berita mengenai penerimaan uang pesanan atau permintaan
  10. uang pembayaran yang belum dibayar
  11. Apabila tidak dapat memenuhi pesanan seluruhnya, jelaskan
  12. alasan dengan baik dan sopan

 

Contoh Surat Penerimaan Pesanan :

 

 

 

No                          : 001 / RJ / MARK / IX / 2013

Lampiran             :

 

Yth.

PT. Usaha Tirta Jaya Jl. Soekarno Hatta No 11

Palembang

23 September 2013

 

Hal : Konfirmasi Pesanan Seperangkat Meja Rapat

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan Anda pada tanggal 29 September 2013 via telepon. Dengan ini kami mengkonfirmasikan barang – barang yang anda pesan dan syarat – syarat sebagai berikut :

 

No

Nama Barang

Qty

Satuan Harga Jumlah

1

Meja Besar

1

Pcs

2.000.0000

2.000.000

2

Kursi

8

Pcs

300.000

2.400.000

3

Meja Dispenser

1

Pcs

300.000

300.000

 

Keterangan :

Terbilang         : Sembilan Juta Rupiah

Pembayaran     : Cash Of Delivery

Penyerahan      : Franco

Setelah ditandatangani, lembar aslinya mohon diserahkan kepada kami.

 

Sub total :   Rp. 4.700.000,-

Biaya Pengiriman :                    Rp. 300.000,-

Pajak :                   Rp. 0,-

Lain – lain :                    Rp. 0,-

TOTAL :            5.000.000,-

 

 

Menyetujui,

Bagian Pembelian.

PT.  Usaha Tirta Jaya

Hormat kami,

Manager  Marketing  CV. Ronggo Jati

FAKTUR  ( INVOICE )

Faktur (invoice) adalah tanda bukti pembelian/penjualan barang.

Guna Faktur adalah :

 

  1. sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah di  perjual-belikan dan sudah dibayar
  2. sebagai jaminan keamanan bila ada pertanyaan dari yang berwajib.

 

Faktur dibuat minimum rangkap 3 (tiga) terdiri dari:

  • satu lembar asli untuk pembeli
  • satu lembar copy untuk arsip bagian penjualan
  • satu lembar copy untuk laporan keuangan bagian penjualan

 

contoh Faktur

F   A   K   T   U   R

No. : ………………

Pesanan No  : 001 / SH / PEMB / IX / 2013

Tgl                   : 23 Agustus 2013

Jumlah Uang : Rp. 5.000.000,-

Terbilang       : Lima Juta Rupiah

Kepada Yth.

PT. Usaha Tirta Jaya Jl. Soekarno Hatta No 11

Palembang

Untuk pembayaran barang-barang tersebut dibawah ini, dan dikirim dengan : Truk

No

Nama Barang

Qty

Satuan Harga Jumlah

1

Meja Besar

1

Pcs

2.000.0000

2.000.000

2

Kursi

8

Pcs

300.000

2.400.000

3

Meja Dispenser

1

Pcs

300.000

300.000

 

 

Sub total :   Rp. 4.700.000,-

Biaya Pengiriman :      Rp. 300.000,-

Pajak :                   Rp. 0,-

Lain – lain :                    Rp. 0,-

TOTAL :            5.000.000,-

 

 

 
Perhatian:                                                                                                                                                    

Pembelian hanya dianggap syah apabila                                                                                                     Ditandatangani oleh kuasa atau wakilnya

Hormat kami,

CV. Ronggo Jati – Sragen

 

 

                               


 

DAFTAR PERINCIAN BARANG

 

Daftar perincian barang (Packing list) adalah untuk melengkapi faktur dan surat pengantar barang guna kelancaran pengiriman barang, gunanya untuk :

  1. memudahkan mengetahui isi barang didalam peti
  2. pada waktu membongkar muatan dapat diketahui isi dalam peti dengan teliti dan hati-hati
  3. untuk barang yang dikirim dengan kapal/kapal udara mempermudah petugas bea cukai untuk pemeriksaan
  4. untuk mengadakan penelitian terhadap barang yang  dikirim sesuai dengan isinya atau tidak
  5. untuk mengetahui jumlah berat keseluruhannya

 

CV. RONGGO JATI

Jl. Solo – Purwodadi  KM. 17 Karang rejo,

Karangjati, Kalijambe,

Sragen – 57275.

 

Daftar Perincian Barang (Packing list)

Faktur No.: ……………

 

 

NO PETI

ISI

UKURAN PETI

BERAT NETTO

BERAT BRUTO

1

1 Meja Besar

2 x 6

100 Kg

150 Kg

2

8 Kursi

2 x 6

200 Kg

250 Kg

3

1 Meja Dispenser

1 x 1

10 Kg

20 Kg

 

 

Sragen, 25 Agustus 2013

Homat Kami

Bagian Pengiriman

 


 

SURAT JALAN / SURAT PENGANTAR BARANG

Surat pengantar barang disebut juga surat jalan, yang berguna untuk :

1. Tanda bukti penyerahan barang kepada pemesan

2. Menjamin keamanan dalam perjalanan apabila ada

pertanyaan dari pihak yang berwajib

 

Adapun surat pengantar dapat juga digunakan untuk mengirim surat-surat dinas baik dinas pemerintah maupun swasta serta prive (pribadi)

Contoh Surat Jalan

 

 

 

SURAT JALAN

 

ORDER No.

 

Kepada.

Kepada Yth.

PT. Usaha Tirta Jaya Jl. Soekarno Hatta No 11

Palembang

 

Harap di terima :

Banyaknya Satuan Jenis Barang Keterangan
1 Pcs Meja Besar Dalam Peti No 1
8 Pcs Kursi Dalam Peti No 2
1 Pcs Meja Dispenser Dalam Peti No 3

 

Penerima

 

 

 

Bagian Pembelian

PT.  Usaha Tirta Jaya

 

Sragen, 23 Agustus 2013

Hormat Kami

 

 

Bagian Marketing

 

 

 

 

SURAT KLAIM

Surat Claim (tuntutan) adalah suatu pemberitahuan kepada penjual barang mengenai penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanannya, yang disertai dengan tuntutan penyelesaian dengan alasan yang kuat.

 

Pada kenyataannya kadang-kadang  tidak  dapat  dihindari  hal-hal  yang  kurang menyenangkan bagi pemesan barang, dimana sering terjadi terdapat barang yang rusak, terlambat pengirimannya, sehingga menimbulkan kerugian bagi pemesan.

 

Dengan adanya kesalahan tersebut, maka pembeli mengambil keputusan:

a. meminta potongan harga yang lebih besar

b. meminta penggantian berupa barang sebanyak yang rusak

c. membatalkan pembelian barang

 

Tuntutan atau Claim janganlah dibuat dengan nada yang keras, tetapi mempergunakan nada yang sopan, tegas dan jelas, untuk mejaga relasi dagang.

Dalam surat Claim hendaknya dikemukakan:

1. Sebutkan dengan jelas, hal-hal yang tidak memuaskan

2. Berikan bukti bahwa hal tersebut karena kesalahan penjual barang

3. Jelaskan cara penyelesaiannya

 

 

 

 

SURAT PENGADUAN BARANG

Nomor                  : 001/RJ/PEMB/IX/2013
Perihal                  : Klaim

Lampiran             :

 

 

Kepada Yth. :
PT. ANUGRAH JAYA MANDIRI
JL. Adiwarman No 12
Jakarta Pusat

Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa ada beberapa barang pesanan kami yang kami terima dalam kondisi rusak. Berikut ini adalah daftar barang yang rusak beserta keterangan kerusakannya :

Qlty Satuan Jenis Barang Keterangan
1 Pcs Meja Besar Bagian Kaca Pecah, Kaki Retak
1 Pcs Kursi Bagian Kaki Retak

 

 

Kami telah mengirimkan beberapa foto melalui email yang memperlihatkan kondisi barang yang rusak. Mohon untuk di follow up mengingat sudah dekatnya jadwal stuffing. Demikian Surat Klaim ini kami buat dengan harapan adanya perbaikan kualitas barang serta keamanan sistem packing sehingga kedepannya tidak terjadi masalah yang sama.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih

 

Hormat kami,
CV. Ronggo Jati

 

artikel lainnya Tutorial Administrasi Bisnis

Monday 15 June 2015 | blog

Lampiran 1   Sekelumit Proses Pembuatan Coklat ‘Monggo’ 1.        Di dapur, pemrosesan kulit jeruk   2.     …

Sunday 11 January 2015 | blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TELEMATIKA SUB SEKTOR OPERATOR KOMPUTER     MENGIDENTIFIKASIKAN KOMPONEN SISTEM KOMPUTER…

Tuesday 14 January 2014 | blog

DAFTAR PESERTA TRAINING of TRAINER (T0T) SRAGEN TECHNOPARK GANESHA SUKOWATI   1.         KEPALA SEKOLAH SMA /…

Friday 26 June 2015 | blog

  MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SUB BIDANG METODOLOGI PELATIHAN KERJA     MENGELOLA PERALATAN PELATIHAN PLK.MP01.007.01…