Menu
Pasang iklan SEO disini Murah, 25000 setahun dan dapatkan Trafik setiap harinya

SISTEM PENGENDALIAN MODERN

Oct
15
2015
by : Bupeko. Posted in : blog

SISTEM PENGENDALIAN INTERN MINI MARKET KOPMA UNS S I S T E M P E N J U A L A N Deskripsi Kegiatan Penjualan Penjualan dalam hal ini dilaksanakan secara tunai dengan ketentuan pembeli melakukan pembayaran terlebih dulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam kegiatan Penjualan Tunai : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 3. Kuantitas produk yang dijual. 4. Otorisasi pihak yang berwenang. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan : 1. Faktur Penjualan Tunai (nota)– digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Berisi tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga. 2. Bukti Setor – dokumen ini dibuat sebagai bukti penyetoran kas ke kasir sentral. Bukti setor dibuat rangkap 2 dan diserahkan ke kasir sentral bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai. 3. Catatan Harian Penjualan – dokumen ini dibuat oleh Bagian Kasir dan Penyerahan Barang untuk mencatat transaksi yang terjadi setiap hari. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan 1. Jurnal Kas Masuk – digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai dan pengisisn kembali kas kecil. 2. Buku Rekap Bukti Setor – dibuat oleh staf adminkeu unit MM yang fungsinya untuk mencatat bukti setor yang telah diberi nomor bukti Kas Masuk dan di beri tanda/cap sudah diterima. Buku rekap ini kemudian diperbandingkan dengan jurnal kas masuk guna menentukan besarnya selisih penjualan. 3. Buku Pembantu Penjualan Harian – digunakan untuk meringkas jumlah penjualan yang terjadi dalam periode tertentu. Buku ini nantinya diserahkan ke staf pembelian dan gudang untuk membuat laporan penjualan/perkembangan barang. Unit Organisasi Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai 1. Staf Penjualan – Bagian ini berfungsi untuk menerima order dari pembeli dan mengisi nota (faktur) penjualan. 2. Kasir dan Penyerahan Barang – Bagian ini berfungsi sebagai penerima pembayaran dari pembeli dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. 3. Staf Administrasi dan Keuangan unit MM – Bagian ini berfungsi menyetorkan hasil penjualan harian ke kasir sentral. 4. Adminkeu Pusat – Bagian ini menerima kas (manajer adminkeu) dan mencatat setoran hasil transaksi harian dari staf adminkeu MM ke Bukti Kas Masuk (staf adminkeu pusat). Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Tunai 1. Prosedur Penjualan Bagian ini menerima order dari pembeli/ mengambilkan barang yang diinginkan pembeli, mencatatnya pada nota, memberi tanda pada label barang tersebut, kemudian mendistribusikan ke bagian Kasir dan Penyerahan Barang. 2. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli. 3. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini bagian kasir yang telah menerima pembayaran, membungkus dan menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Prosedur Penyetoran Pendapatan ke Kasir Sentral Dalam prosedur ini yang bertugas adalah bagian adminkeu (staf adminkeu minimarket). Bagian ini menerima rekapan seluruh penjualan yang terjadi pada hari itu dari kasir dan menyetorkan hasil penjualan ke kasir sentral (manajer adminkeu). 5. Prosedur Pencatatan Dalam prosedur ini staf adminkeu pusat mencatat hasil penjualan yang dilaporkan dan disetorkan oleh adminkeu MM. Elemen Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan 1. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerima kas, dan fungsi akuntansi. 2. Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai (nota). 2. Penyetoran kas ke kasir sentral diotorisasi oleh kasir sentral dengan memberi nomor bukti kas masuk dan nomor bukti kas masuk pada bukti setor disertai tanda/cap “sudah diterima”. 3. Pencatatan ke dalam jurnal kas masuk didasarkan pada bukti setor yang telah diotorisasi oleh kasir sentral dengan cara membubuhkan tanda tangan pada bukti setor. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Staf Penjualan (Counter) 1. Menerima order dari pembeli 2. Mengisi faktur penjualan (nota) rangkap 2 (dua). 3. Mendistribusikan faktur penjualan tunai (nota) sebagai berikut : lembar 1 untuk bukti setor ke pusat dan lembar 2 untuk arsip. Kasir dan Penyerahan Barang 1. Menerima pembayaran harga barang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 2. Menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. 3. Merekap dan melaporkan transaksi harian kepada staf adminkeu MM. Staf Adminkeu Unit 1. Menerima hasil rekapan transaksi penjualan harian dari kasir. 2. Menyetorkan hasil penjualan harian kepada kasir sentral (manajer adminkeu) dengan membawa bukti setor, kemudian menandatangani Bukti Kas Masuk bersama manajer adminkeu dan meminta nomor Bukti Kas Masuk dalam bukti setornya. Adminkeu Pusat 1. Manajer Adminkeu menerima setoran hasil transaksi harian dari staf adminkeu MM dan menandatangani Bukti Kas Masuk bersama staf adminkeu MM. 2. Staf adminkeu Pusat mencatatnya pada Bukti Kas Masuk dan memberi nomor Bukti Kas Masuk pada bukti setor. Sistem Pembelian Tunai Langsung Deskripsi Kegiatan Pembelian Tunai Langsung Pembelian tunai secara langsung dilaksanakan oleh unit minimarket dengan cara bagian pembelian langsung datang ke supplier untuk melakukan proses pembelian dan melakukan pembayaran. Bagian pembelian membawa barang yang telah dibeli dan diserahkan ke bagian penerimaan barang (staf gudang). Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan pembelian tunai langsung : 1. Jumlah pembelian menurut kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang dikeluarkan untuk pembelian tunai langsung. 3. Kuantitas produk yang dibeli. 4. Otoritas pihak yang berwenang. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Tunai Langsung 1. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang – dokumen ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang fungsinya sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang untuk mencatat mutasi barang gudang. 2. Surat Pemberitahuan Barang Habis – dokumen ini dibuat oleh staf penjualan yang fungsinya sebagai pemberitahuan kepada bagian gudang apakah barang yang tercantum dalam surat pemberitahuan barang habis masih tersedia dan sebagai dasar bagi gudang untuk mengeluarkan barang. 3. Bukti Penerimaan Barang – dokumen ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang fungsinya untuk mengecek atau mencocokkan barang yang diterima dari supplier, diotorisasi bag penerimaan barang atau gudang dengan cap atau ttd sudah diterima. 4. Daftar Kode Barang – dokumen ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang untuk memberi kode, mencatat dan mengklasifikasikan barang sesuai kelompok barang. 5. Bukti Kas Keluar – dokumen ini dibuat oleh kasir sentral yang fungsinya sebagai bukti pengeluaran uang. 6. Faktur Pembelian Barang – dokumen ini dibuat oleh supplier sebagai bukti yang menyertai barang yang diterima oleh bagian gudang. 7. Rencana Belanja – dokumen ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang berisi daftar barang-barang yang akan dibeli secara langsung ke supplier, diotorisasi oleh Kepala Unit. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian Tunai Langsung 1. Buku Rekap Bukti Penerimaan Barang – catatan ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang (penerimaan barang) yang fungsinya untuk merekap bukti penerimaan barang. 2. Kartu Gudang – catatan ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang fungsinya untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. 3. Jurnal Kas Keluar – catatan ini dibuat oleh bagian administrasi keuangan MM untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. 4. Buku Pembantu Penjualan Harian – buku ini dibuat oleh staf penjualan untuk meringkas jumlah penjualan yang terjadi pada periode tertentu 5. Buku Barang Masuk Gudang – buku ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang untuk mencatat barang yang masuk ke gudang. Unit Organisasi yang terkait 1. Penjualan – melakukan perhitungan barang di toko secara fisik dan membuat surat pemberitahuan barang habis kepada gudang. 2. Staf pembelian dan gudang – menerima surat pemberitahuhan barang habis dan mengecek persediaan barang di gudang secara fisik serta melakukan pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian barang dari gudang 3. Kasir Sentral – mencocokkan faktur pembelian dengan bukti penerimaan barang dan melakukan pembayaran kepada supplier. 4. Staf Adminkeu – mencatat dalam jurnal kas keluar berdasarkan bukti penerimaan barang. Jaringan Prosedur 1. Permintaan pembelian – staf penjualan mengecek jml brg & membuat surat pemberitahuan barang habis. 2. Prosedur order pembelian – staf pembelian dan gudang menerima surat permintaan pembelian barang dan melakukan pembelian 3. Prosedur penerimaan barang – staf pembelian dan gudang memeriksa jenis, kualitas dan kuantitas barang dari supplier dan mencatat pada bukti penerimaan barang 4. Prosedur pembayaran – kasir sentral melalui adminkeu Mini Market membayar pada supplier sebesar jumlah yang tercantum dalam faktur pembelian barang 5. Prosedur pencatatan – staf adminkeu Mini Market melakukan pencatatan dalam jurnal kas keluar Sistem Pembelian Konsinyasi Deskripsi Kegiatan Pembelian Konsinyasi Pembelian konsinyasi dilaksanakan dengan cara supplier menitipkan barang konsinyasi kepada Minimarket Sejahtera KOPMA UNS, selama jangka waktu tertentu. Pembayaran hasil penjualan kepada supplier dilakukan setelah barang konsinyasi tersebut laku atau sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Informasi yang diperlukan : 1. Jumlah rupiah pembelian konsinyasi menurut kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Nama dan identitas supplier (consignor). 3. Nama dan kuantitas barang kionsinyasi. 4. Otorisasi pejabat yang berwenang. Dokumen yang diperlukan : 1. Bukti penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang berfungsi untuk mengecek atau mencocokkan barang yang diterima. 2. Daftar kode dan harga barang Dokumen ini dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang fungsinya untuk memberi kode, mencatat, dan mengklasifikasikan barang sesuai dengan kelompok barang. 3. Catatan harian penjualan Dokumen ini dibuat oleh staf penjualan yang berfungsi untuk mencatat jumlah barang yang terjual setiap harinya dan diserahkan kepada staf administrasi dan keuangan MM untuk membuat buku pembantu penjualan harian. 4. Laporan penjualan barang Dibuat oleh staf administrasi dan keuangan yang berfungsi untuk mencatat barang konsinyasi yang laku selama periode tertentu (dalam hal ini setiap dua minggu). Dokumen yang digunakan sebagai dasar laporan penjualan barang adalah buku pembantu penjualan harian, buku rekap bukti penerimaan barang, dan laporan penjualan barang periode sebelumnya. Laporan pejualan barang harus diotorisasi oleh Kepala Unit Minimarket sebelum dikirimkan ke consignor. 5. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh kasir sentral yang fungsinya sebagai bukti pengeluaran uang untuk pembayaran kepada consignor. 6. Bukti memorial Dokumen ini dibuat oleh staf administrasi dan keuangan minimarket yang fungsinya untuk memberitahukan kepada kasir sentral mengenai jumlah uang yang harus dibayarkan kepada consignor. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian konsinyasi 1. Buku rekap bukti penerimaan barang Dibuat oleh bagian penerimaan barang yang fungsinya untuk merekap bukti penerimaan barang. Diotorisasi oleh staf pembelian dan gudang. 2. Buku pembantu penjualan harian Dibuat oleh staf penjulanan, digunakan untuk meringkas jumlah penjualan yang terjadi dalam periode tertentu. Buku ini nantinya diserahkan ke bagian inventory untuk membuat laporan penjualan barang. 3. Kartu gudang Dibuat oleh staf pembelian dan gudang yang fungsinya untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. 4. Jurnal kas keluar Dibuat oleh staf administrasi keuangan minimarket untuk mencatat transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran kepada consignor. Unit Organisasi yang Terkait dalam Pembelian Konsiyasi 1. Bagian Order pembelian – Bagian ini berfungsi menerima order dari consignor dan mencatat (nota) penerimaan barang, membuat kesepakatan dengan consignor mengenai harga barang dan sistem konsiyasinya serta membuat daftar kode dan harga barang serta menerima barang konsinyasi beserta bukti pendukung. 2. Staf administrasi dan keuangan unit MM – Bagian ini berfungsi untuk membuat laporan penjualan barang berdasarkan bukti transaksi, buku rekap penerimaan barang, laporan penjualan periode sebelumnya. Membuat bukti memo yang berisi pemberitahuan kepada kasir senral jumkah uang yang harus dibayarkan kepada consignor. 3. Adminkeu Pusat – Berfungsi menerima laporan penjualan barang dari konsignor dan bukti memorial dari staf adminkeu mini market dan mencatatnya dalam bukti kas keluar. Jaringan Prosedur 1. Prosedur penerimaan barang konsinyasi – staf pembelian dan gudang melakukan tawar menawar dengan consignor sebelum menerima barang konsinyasi tersebut setelah itu membuat bukti penerimaan barang atas barang yang diterima. 2. Prosedur Pembayaran – kasir sentral melaui adm mini market membayar kepada consignor berdasarkan laporan penjualan barang dan bukti memorial dari bag adm mini market. 3. Prosedur pencatatan ¬– bag adm mencatat pengeluaran dalam jurnal kas keluar berdasarkan kuitansi dari kasir sentral. Sistem Persediaan Barang Minimarket Sistem persediaan barang di Minimarket KOPMA UNS mengikuti sistem Average berarti ketika terjadi pengeluaran barang dari gudang (terjadi transaksi penjualan), maka yang dicatat adalah harga barang yang paling akhir dibeli, sedangkan untuk pengeluaran barang secara fisik, menggunakan metode FIFO (First In First Out) berarti barang yang paling awal dibeli harus dikeluarkan pertama kali. Ketentuan Tentang Tingkat Persediaan Barang Barang persediaan minimarket, maksimal berhenti di tempat penyimpanan (gudang) selama 6 (enam) bulan. Setelah melewati enam bulan, harus diadakan evaluasi terhadap barang-barang tersebut tentang kelayakannya. SISTEM PENGENDALIAN INTERN UNIT WARPOSTEL SISTEM PENERIMAAN KAS Prosedur Penerimaan Kas • Operator Wartel Operator wartel menerima kas dari pelanggan/pengguna. Penerimaan kas tersebut disertai dengan adanya nota/bukti transaksi. Berdasarkan bukti transaksi tersebut, operator wartel akan membuat laporan kas harian rangkap 2, dimana rangkap 1) untuk adminkeu pusat dan 2) untuk adminkeu unit LPK • Manajer Adminkeu Manajer adminkeu menerima kas dari unit warpostel beserta Laporan Kas Harian. Dari Laporan Kas Harian dan penerimaan kas tersebut, dibuat Bukti Kas Masuk (BKM). Bukti Kas Masuk ini dibuat rangkap 3, rangkap 1) untuk adminkeu LPK, 2) untuk staf administrasi pusat dan 3) untuk arsip. • Adminkeu Pusat Adminkeu Pusat memperoleh dokumen pendukung/bukti transaksi , Laporan Kas Harian dan Bukti Kas Masuk. Ketiga item tersebut digunakan sebagai dasar untuk pembuatan Jurnal Kas Masuk (JKM). JKM ini nantinya digunakan sebagai dasar entry data ke komputer dan pembuatan laporan keuangan unit SISTEM PENGELUARAN KAS Prosedur Pengeluaran Kas • Operator Wartel Operator wartel melakukan pengeluaran kas dan meminta bukti transaksi/dokumen pendukung tersebut dari pihak ketiga/pihak luar. Bukti transaksi/dokumen pendukung digunakan sebagai dasar pembuatan Laporan Kas Harian. Laporan Kas Harian dibuat rangkap 2, dimana rangkap 1) untuk adminkeu pusat dan 2) untuk adminkeu unit LPK • Manajer Adminkeu Manajer adminkeu menerima Laporan Kas Harian dari unit warpostel. Dari Laporan Kas Harian tersebut, dibuat Bukti Kas Keluar (BKK). Bukti Kas Keluar ini dibuat rangkap 3, rangkap 1) untuk adminkeu unit warpostel/LPK, 2) untuk staf administrasi pusat dan 3) untuk arsip. • Adminkeu Pusat Adminkeu Pusat memperoleh dokumen pendukung/bukti transaksi , Laporan Kas Harian dan Bukti Kas Keluar. Ketiga item tersebut digunakan sebagai dasar untuk pembuatan Jurnal Kas Keluar (JKK). JKK ini nantinya digunakan sebagai dasar entry data ke komputer dan pembuatan laporan keuangan unit. SISTEM PENGENDALIAN INTERN UNIT WARTEL “ANDA” SISTEM PENERIMAAN KAS Prosedur Penerimaan Kas • Operator Wartel Operator wartel menerima kas dari pelanggan/pengguna. Penerimaan kas tersebut disertai dengan adanya nota/bukti transaksi ataupun hasil print-out. Berdasarkan bukti transaksi tersebut, operator wartel akan membuat laporan kas harian rangkap 2, dimana rangkap 1) untuk adminkeu pusat dan 2) untuk adminkeu unit MM • Manajer Adminkeu Manajer adminkeu menerima kas dari unit wartel “Anda” beserta Laporan Kas harian. Dari Laporan Kas Harian dan penerimaan kas tersebut, dibuat Bukti Kas Masuk (BKM). Bukti Kas Masuk ini dibuat rangkap 3, rangkap 1) untuk adminkeu LPK, 2) untuk staf administrasi pusat dan 3) untuk arsip. • Adminkeu Pusat Adminkeu Pusat memperoleh dokumen pendukung/bukti transaksi , Laporan Kas Harian dan Bukti Kas Masuk. Ketiga item tersebut digunakan sebagai dasar untuk pembuatan Jurnal Kas Masuk (JKM). JKM ini nantinya digunakan sebagai dasar entry data ke komputer dan pembuatan laporan keuangan unit SISTEM PENGELUARAN KAS Prosedur Pengeluaran Kas • Operator Wartel Operator wartel melakukan pengeluaran kas dan meminta bukti transaksi/dokumen pendukung tersebut dari pihak ketiga/pihak luar. Bukti transaksi/dokumen pendukung digunakan sebagai dasar pembuatan Laporan Kas Harian. Laporan Kas Harian dibuat rangkap 2, dimana rangkap 1) untuk adminkeu pusat dan 2) untuk adminkeu unit MM. • Manajer Adminkeu Manajer adminkeu menerima Laporan Kas Harian dari unit wartel “Anda”. Dari Laporan Kas Harian tersebut, dibuat Bukti Kas Keluar (BKK). Bukti Kas Keluar ini dibuat rangkap 3, rangkap 1) untuk adminkeu unit MM, 2) untuk staf administrasi pusat dan 3) untuk arsip. • Adminkeu Pusat Adminkeu Pusat memperoleh dokumen pendukung/bukti transaksi , Laporan Kas Harian dan Bukti Kas Keluar. Ketiga item tersebut digunakan sebagai dasar untuk pembuatan Jurnal Kas Keluar (JKK). JKK ini nantinya digunakan sebagai dasar entry data ke komputer dan pembuatan laporan keuangan unit.

Testimoni

artikel lainnya SISTEM PENGENDALIAN MODERN

Sunday 7 June 2015 | blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI             MEMPERBARUI…

Monday 15 December 2014 | blog

  MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SUB BIDANG METODOLOGI PELATIHAN KERJA     MERANCANG MEDIA PEMBELAJARAN DALAM…

Wednesday 22 April 2015 | blog

  MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI         MENJAGA ETIKA…

Tuesday 28 April 2015 | blog

  MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TELEMATIKA SUB SEKTOR PROGRAMMER KOMPUTER     MENULIS PROGRAM LANJUT…