Menu

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

Oct
15
2015
by : 2. Posted in : blog

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI ADMINISTRASI PERKANTORAN (OFFICE ADMINISTRATIVE) KODE PROGRAM PELATIHAN : ……………………………………… KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS BALAI BESAR LATIHAN KERJA INDUSTRI SURAKARTA Jl. Bhayangkara No. 38 Surakarta Telp. /Fax. (0271) 714885 2013 BALAI BESAR LATIHAN KERJA INDUSTRI SU R A K A R T A LEMBAR PENGESAHAN Surakarta, Januari 2013 Dibuat Oleh : Tim Departemen Administrasi Bisnis Ketua S U Y A T, SH NIP. 19650707 198602 1 001 Surakarta, ……………2013 Diperiksa Oleh : Kasi. Program dan Pengembangan TOTOK AJIE. S.E.SPd. NIP.196103281987031002 Disahkan untuk digunakan pada 11BPelatihan Administrasi Perkantoran Berbasis Kompetensi Di Departemen Administrasi Bisnis Surakarta, ……………2013 Disahkan Oleh : Kabid. Program dan Evaluasi RETNO SUDIBYO, S.Pd. NIP. 195901191981031002 KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan nikmat dan karunia-Nya, penulis akhirnya dapat menyusun Program pelatihan Berbasis Kompetensi. Adapun maksud penyusunan program tersebut adalah untuk memenuhi salah satu tugas dalam rangkaian penyelenggaraan pelatihan Administrasi Bisnis di Balai Besar Latihan Kerja Industri Surakarta melalui anggaran DIPA 2013. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan program ini masih sangat terbatas kemampuannya sehingga dapat dikatakan bahwa program ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis sangat berharap adanya kritik dan saran yang membangun agar penyusunan program di masa yang akan datang lebih baik dan sempurna. Penulis juga menyadari bahwa tersusunnya program ini bukan semata-mata hasil kerja penulis, namun atas bantuan banyak pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini pula ijinkan kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan namanya satu-persatu, atas kerelaan waktu untuk konsultasi maupun konfirmasi. Demikian, semoga program ini dapat memenuhi kebutuhan yang ada dan dapat diaplikasikan sesuai dengan tujuan yang ada. Surakarta, 01 Januari 2013 Penyusun, PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI 1. Judul/Nama Pelatihan : Administrasi Perkantoran (Office Administrative) 2. Kode Program Pelatihan : 3. Jenjang Program Pelatihan : Non Jenjang 4. Tujuan Pelatihan : Setelah menyelesaikan program pelatihan ini, siswa akan mampu dalam 4.1 Menerapkan kepribadiaan yang teguh, sikap mental yang positif, jujur, bertanggung jawab dan berdedikasi di tempat kerja. 4.2 Berpenampilan menarik dan memiliki etos kerja yang baiki dalam lingkungan kerja. 4.3 Mengerjakan tugas-tugas perkantoran dengan baik. 4.4 Mengoperasikan komputer untuk menunjang tugas-tugas perkantoran menggunakan program : Ms-Word, Ms-Excel, dan Ms-Power Point. 4.5 Beradaptasi dengan lingkungan kerja. 5. Unit-unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1. Menggunakan Peralatan Kantor (ADM.PK.01.006.01) 5.2. Membaca Dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar (ADM.PK.02.020.01) 5.3. Menangani Penerimaan Surat/Dokumen (ADM.PK.02.008.01) 5.4. Menangani Pengiriman Surat/Dokumen (ADM.PK.02.009.01) 5.5. Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana (ADM.PK.02.003.01) 5.6. Melakukan Prosedur Administrasi (ADM.PK.02.007.01) 5.7. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan (ADM.PK.02.013.01) 5.8. Membuat Presentasi (ADM.PK02.003.01) 5.9. Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan (ADM.PK01.004.01) 5.10. Mengelola Kas Kecil (ADM.PK02.027.01) 5.11. Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata (TIK.OP02.004.01) 5.12. Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran (ADM.PK02.011.01) 5.13. FMD 5.14. IT 5.15. Motivasi Kerja 5.16. Evaluasi Program 5.17. 5S 6. Lama Pelatihan : 320 jam pelatihan (@ 45 menit) 7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : SLTA / Sederajat 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : – 7.3 Umur/usia : 17 S/D 30 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Perempuan 7.5 Kesehatan : Sehat jasmani rohani tidak cacat yang dapat mengganggu aktivitas praktek 7.6 Test Kemampuan : Administrasi Perkantoran 7.7 Tinggi / Berat badan : minimal 155 Cm / Berat seimbang KURIKULUM BERBASIS KOMPETENSI NO. UNIT KOMPETENSI KODE UNIT KOMPETENSI JAM PEL. JML. JAM T P I KELOMPOK KOMPETENSI UMUM/ DASAR 1 Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01 .006.01 8 18 26 Using Office Devices JUMLAH I 8 16 26 II KELOMPOK KOMPETENSI INTI 1 Melakukan Prosedur Administrasi ADM .PK02.007.01 7 19 26 Doing Administrative Procedure 2 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 7 16 23 Handling Mail/Document Receipt 3 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM .PK02.009.01 7 16 23 Handling Mail/Document Delivery 4 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 7 16 23 Organizing and Keeping Archive System 5 Membaca dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.020.01 5 19 24 Reading English on Basic Operational Level 6 Melakukan Penyimpanan Surat/Dokumen ADM.PK02.000.01 7 16 23 Doing Mail/Document Storage 7 Membuat Presentasi ADM.PK02.033.01 7 16 23 Making Presentation 8 Mengelola Kas Kecil ADM.PK02.027.01 10 17 27 Organizing Small Cash 9 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen & Lembar Kerja ADM.PK02.003.01 8 19 27 Creating and Using Document and Simple Worksheet 10 Menggunakan Teknologi Kantor ADM.PK02.006.01 7 16 23 Using Office Technology 11 Mengatur Penggandaan Surat /Pengumpulan Surat/Dokumen ADM.PK02.011.01 7 16 23 Organizing Mail/Document Copy JUMLAH II 79 186 265 III KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS 1 Menjaga Kebersihan Peralatan & Tempat Kerja ADM.PK03.001.01 3 10 13 JUMLAH III 3 10 13 IV KELOMPOK PENUNJANG NON KOMPETENSI 1 MFD 10 2 3 Evaluasi Program 5S 2 2 4 Motivasi Kerja/Kewirausahaan 2 JUMLAH IV – - 16 JUMLAH I, II, III, IV 320 Terbitan : A Dibuat Oleh : TIM Departemen Administrasi Bisnis Ketua SUYAT, SH NIP 19650707 198602 1 001 Diperiksa Oleh : Kasi. Program dan Pengembangan Totok Ajie. S.S.Pd. NIP 196103281987031002 Disahkan Oleh : Kabid.Pengembangan dan Evaluasi Retno Sudibyo, S.Pd. NIP 195901191981031002 Distribusi: Kabid. Pengembangan & Evaluasi, Kabid. Penyelenggaraan dan Pemberdayaan Pimpinan Satuan Kerja Revisi : 0 Tgl. Tgl. Tgl. JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK01.006.01 DURASI PEMBELAJARAN : 24 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Memilih peralatan 1.1. Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai kebutuhan 1.2. Jumlah peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan – Pemilihan Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai kebutuhan – Jumlah yang diperlukan secara menyeluruh – Peralatan untuk dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan – Perbekalan tata usaha .perabot kantor – Mesin-mesin kantor – Peralatan kantor bahan ATK kantor – Mengidentifikasi bahan,alat dan perabot yang digunakan dalam bekerja – Terbuka terhadap perkembangan teknologi kantor 2 4 2. Mengoperasikan Peralatan 2.1 Peralatan digunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidak sesuaian diidentifikasi secara tepa dan benar – Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan – Mengenali jenis-jenis mesin kantor dan peralatan kantor – Alat komunikasi telepon, mobil phone,faximile, mesin pengganda, mesin foto kopy – Menggunakan mesin tik manual, untuk format, formulir, menguasai keyboard dengan 10 jari – - Mengoperasikan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk kerja (SOP). – Teliti, cepat dan tepat 4 8 3. Memelihara peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan 3.2 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan 3.3 Perlatan dan sarana 3.4 disimpan sesuai dengan instruksi penggunaan 3.5 Perbaikan /peralatan kantor di luar kewenangan harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan – Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan – Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari perusahaan – Pencatatan pemeliharaan diklakukan sesuai instruksi penggunaan – K3 – Langkah-langkah umum mesin / alat – Pengisian format pemakaian/perawatan mesin – Menjaga K3 alat kerja – Perawatan mesin/alat kerja – Penggantian spare part refil alat /mesin – Teliti, cepat dan tepat 2 4 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.007.01 DURASI PEMBELAJARAN : 29 JP @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Proses dokumen-dokumen kantor 1.1. Dokumen diproses perusahaan dengan batas waktu. 1.2. Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. 1.3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan. – Pemprosesan dokumen di perusahaan dengan batas waktu – Pemakaian peralatan kantor dipakai secara benar untuk meproses dokume – Dapat mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepat dan diperbaiki sessuai dengan prosedur perusahaan – Identifikasi Dokumen rutin kantor – Cara menggunakan peralatan rutin kantor – Cara memelihara dan merawat peralatan rutin kantor – Menyusun dokumen rutin kantor sesuai kebutuhan – Menyiapkan dokumen rutin kantor sesuai batas waktu – Menggunakan berbagai peralatan kantor – Merawat dan memelihara peralatan rutin kantor – Disiplin dalam penyiapan dokumen sesuai batas waktu – Menggunakan peralatan kantor Sesuai dengan SOP – Memelihara alat kantor sesuai SOP 3 5 2. Dasar surat – menyurat 2.1. Format surat diidentifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan 2.2. Kalimat/ kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas. – Dapat mengidentifikasi format surat sesuai dengan prosedur perusahaan – Penulisan kalimat/kata dengan menggunakan bahasa secara tepat dan benar – Memahami Bentuk dan jenis surat – Penggunaan kalimat efektif untuk menulis dokumen rutin di kantor – Membuat dokumen rutin kantor (surat, memo, nota, dll). – Membuat konsep dan Menulis dokumen rutin kantor dengan program pengolah kata yang benar. – Pembuatan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku. – SOP dipatuhi. 3 5 2.3. Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim. – Dapat menggunakan ejaan tanda baca dan tata bahasa dengan baik dan benar – Cara menulis dokumen rutin kantor yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku – Cara mengumpulkan informasi dan menyusun menjadi sebuah dokumen rutin kantor – Melakukan pemeriksaan dokumen (tata bahasa, tata kalimat, dan ejaan) – Mengumpulkan informasi yang tepat untuk menyusun dokumen rutin kantor. – 2 3. Mengurus / menjaga sistem dokumen 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan. Referensi dan sistem indeks dimodifikasi dan diperbaharui sesuai dengan prosedur perusahaan. – Dapat menyimpan dokumen difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan Referensi dan sistem indeks dimodifikasi dan diperbaharui sesuai dengan prosedur perusahaan. – Memahami Sistem penyimpanan dokumen (Filling) – - Melakukan penyimpanan dokumen (Filling) sesuai ketentuan yang berlaku. – Memodifikasi sistem indeks dalam penyimpanan data di perusahaan. – Sistem Penyimpanan sesuai dengan SOP dan ketentuan yang berlaku. 4 9 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENANGANI PENERIMAAN SURAT/DOKUMEN KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.008.01 DURASI PEMBELAJARAN : 25 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengidentifikasi surat/dokumen masuk 1.1. Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi surat/dok yang diterima sesuai prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi surat/dok yang diterima sesuai prosedur perusahaan – Harus diidentifikasi surat/dok yang diterima sesuai prosedur perusahaan – Pengertian mengenai dokumentasi dan – Klasifikasi surat – Sistem kearsipan – Penyortiran surat – Format lembar disposisi – Menangani surat masuk. – Menangani surat keluar – Mengagenda surat masuk dan keluar – Cermat dan teliti, sesuai SOP 2 5 1.2. Surat/Dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya – Dapat menyortir/menyeleksi surat/dok sesuai dengan tujuannya – Mampu menyeleksi dan disortir surat/dok sesuai dengan tujuannya – Surat/dok harus diseleksi dan disortir sesua dengan tujuannya – Cara penanganan surat,lingkup surat dinas – Menyotir surat-surat masuk – Cermat dan teliti, sesuai SOP 1.3. Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi – Dapat mengidentifitasi surat yang bersifat penting dan rahasia – Mampu mengidentifikasi Surat yang bersifat penting dan rahasia – Harus diidentifikasi dengan baik dan benar – Cara mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia – Mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia – Cermat dan teliti, sesuai SOP 1.4. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Dapat memeriksa keakuratannya dan dapat mempersiapkan lampirannya secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Mampu memeriksa dan berita dalam surat elektronik keakuratannya dan mempersiapkan lampirannya secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Harus di periksa dengan baik dan benar keakuratannya dan lampiran – Dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Prosedur memproses surat – Mengirim dan menerima email – Pencatatan surat elektronik yang masuk sesuai prosedur 2. Memproses pencatatan surat/dokumen masuk 2.1. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Dapat menjelaskan sistem pencatatan surat – Mampu mengidentifikasi surat masuk – Mampu mencatat surat masuk – Prosedur dan system penerimaan surat masuk diikuti dengan benar – Sistem pencatatan surat – Mengidentifikasi surat masuk – Mencatat surat masuk – Prosedur dan system penerimaan surat masuk diikuti dengan benar 5 8 2.2. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan 2.3. Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan 2.4. Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui – Dapat menjelaskan cara melaporkan surat yang rusak – Dapat menjelaskan sistem informasi kepegawaian – Mampu mengidentifikasi sistem informasi kepegawaian – Prosedur pelaporan surat masuk diikuti dengan benar – Pelaporan surat rusak, mencurigakan – Sistem informasi kepegawaian – Mengidentifikasi system informasi kepegawaian – Prosedur pelaporan surat masuk diikuti dengan benar 3. Mendistribusikan surat / dokumen masuk 3.1. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu 3.2. Penerima surat/dokumen terindentifikasi 3.3. Salinan surat/dokumen dibuat apabila diperlukan – Mampu melakukan/ – mendistribusikan surat dengan batas waktu – Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan batas waktu – Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Dapat mencatat penerima surat/dokumen – Penerima surat/dokumen harus dicatat dan teridentifikasi – Dapat membuat salinan surat/dokumen apabila diperlukan – Mampu membuat salinan surat/dokumen bila diperlukan – Salinan surat/dokumen harus dibuat dengan baik dan benar apabila diperlukan – Perangkat untuk memproses surat dan format-formatnya – Pencatatan penerima surat – Membuat salinan surat dinas – Mendistribusikan surat masuk – Menyalin surat/dokumen masuk – Sistem distribusi surat diikuti dengan benar – Menyalin surat/dokumen sesuai keperluan 2 3 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENANGANI PENGIRIMAN SURAT/DOKUMEN KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.009.01 DURASI PEMBELAJARAN : 25 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengidentifikasi surat/dokumen untuk dikirim 1.1. Surat/dokumen yang akan dikirim diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan 1.2. Surat/Dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya 1.3. Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan 1.4. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan – Surat/dokumen yang akan dikirim harus diidentifikasi dengan baik dan benar sesuai prosedur perusahaan – Dapat menyeleksi surat / dokumen sesuai dengan tujuannya – Mampu mengidentifikasi surat /dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya – Surat/dokumen harus diseleksi dengan baik dan benar diseleksi sesuai dengan tujuannya – Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia dan dapat mengklasifikasikan sesuai dengan prosedur perusahaan – Mampu mengklasifikasikan surat yangbersifat penting dan rahasia – sesuai prosedur perusahaan – Surat yang bersifat penting dan rahasia harus diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi berita dalam surat elektronik diperiksa dan dapat mengidentifikasi keakuratannya dan mempersiapkan sesuai prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi berita dalam surat elektronik dan mampu mengidentifikasi keakuratannya dan serta mampu mempersiapkan lampiran sesuai prosedur perusahaan – Berita dalam surat elektronik harus diperiksa dan dapat mengidentifikasi keakuratannya dan mampu mempersiapkan lampiran sesuai prosedur perusahaan. – Pengertian mengenai dokumentasi dan Klasifikasi surat – Sistem kearsipan – Penyortiran surat – Format lembar disposisi – Menangani surat keluar – Mengagenda surat masuk dan keluar – Arsip dikelola sesuai dengan prosedur dan system yang benar. – Arsip ditempatkan dengan rapi di tempat yang benar. 2 4 2. Memproses pencatatan surat/dokumenuntuk dikirim 2.1. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan 2.2. Surat yang bersifat penting/rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi sisem pencatatan surat/dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Mampu mencatat surat/dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Sistem pencatatan surat/dokumen keluar – Klasifikasi surat/ dokumen – Mencatat surat keluar – Mengklasifikasi surat / dokumen – Sistem pencatatan surat keluar diikuti – Menjaga kerahasiaan dokumen/surat dengan penuh tanggungjawab 3 6 – Surat/dokumen harus dengan baik dan benar dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia ditangani dan dapat mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan. – Mampu mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia dan mampu mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaaan – Surat yang bersifat penting/rahasia harus ditangani dan harus dengan baik dan benar didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan 3. Mendistribusikan surat / dokumen keluar 3.1. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan 3.2. Penerima surat/dokumen terindentifikasi 3.3. Salinan surat/dokumen dibuat – Pendistribusian surat diidentifikasi dan dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan – Mampu melakukan pendistribusian surat dengan batas waktu yang telah ditentukan – Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar dan dengan batas waktu yang telah ditentukan – Sistem Distribusi dan Batas waktu pengiriman – Identitas penerima surat keluar dan salinannya – Mendistribusikan surat/ dokumen keluar – Sistem / prosedur Pendistribusian dokumen/surat diikuti dengan benar 2 3 – Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar dan dengan batas waktu yang telah ditentukan – Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Mampu mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Penerima harus identifikasi dan harus dicatat sesuai dengan prosedur perusahaan – Mampu membuat salinan surat/dokumen – Salinan surat/dokumen harus dibuat dengan baik dan benar – Identitas penerima surat keluar dan salinannya 4. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1. Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan 4.2. Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan 4.3. Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan memilih yang terbaik 4.4. Pengambilan surat surat penting dikelola dan ditindaklanjuti – Dapat mengidentifikasi cara pengiriman surat yang harus tiba pada hari yang sama dan disiapkan sesuai prosedur perusahaan – Mampu melakukan pengiriman surat yang harus tiba pada hari yang sesuai prosedur perusahaan – Surat yang harus tiba pada hari yang sama harus disiapkan dan pengiriman harus dipilih sesuai prosedur perusahaan – Dapat menyeleksi pengiriman dan dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan – Klasifikasi surat / dokumen – Membuat klasifikasi surat /dokumen penting – Sistem Klasifikasi diikuti dengan benar 1 3 – Pilihan pengiriman surat yang terbaik harus dipilih sesuai prosedur perusahaan – Dapat melakukan pengambilan surat-surat penting dikelola dan dapat ditindaklanjuti – Mampu mengambil surat-surat penting danmampu mengelola serta menindaklanjuti – Surat-surat penting harus diambil dan harus dikelola dan ditindaklanjuti 5. Mengelola dan mengirim e-mail 5.1. Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan 5.2. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiakan secara seksama sesuai prosedur perusahaan 5.3. Surat elektronik keluar di catat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan – Dapat membuat daftar distribusi sesuai prosedur perusahaan – Mampu membuat daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan – Daftar distribusi harus disiapkan sesuai prosedur perusahaan – Dapat memeriksa keakuratan berita dalam surat elektronik dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Mampu membuat berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan seacra seksama sesuai prosedur perusahaan – Berita dalam surat elektronik harus diperiksa keakuratanya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Dapat mencatat surat elektronik keluar dan dapat menyimpan sesuai prosedur perusahaan – Mampu memncatat surat elektronik keluar dan mampu menyimpan sesuai prosedur perusahaan – Surat elektronik keluar harus dicatat dan harus disimpan sesuai prosedur perusahaan – Cara mengelola dan mengirim email – Mengelola email – Mengirim email – Sistem pengelolaan dan pengiriman email dipatuhi dengan benar 1 3 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.013.01 DURASI PEMBELAJARAN : 25 Jam Pel @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengidentifikasi Kebutuhan organisasi 1.1. Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi 1.2. .Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan 1.3. Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen 1.4. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan. – Dapat mengidentifikasi/ memilih sistem penyimpanan arsip untuk organisasi – Dapat memilih sistem penyimpanan arsip yagsesuai untuk organisasi – Mampu memilih sistem penyimpanan arsip untuk organisasi – Sistem penyimpanan arsip harus dipilih untuk organisasi – Dapat mengembangkan sistem agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan – Mampu mengembangkan sistem agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan – Sistem harus dikembangkan dengan baik dan benar – Pedoman penyimpanan arsip/dokumen – Memilih sistem yang efektif utuk organisasi/perusahaan – Sistem yang dipilih dapat dikembangkan – Pengetahuan peralatan kantor khususnya untuk pengelolaan arsip/dokumen – sistem penyimpanan arsip untuk organisasi – Mampu mengembangkan sistem agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan – Mampu menggunakan alat-alat kantor khususnya untuk pengelolaan dokumen – Penyimpanan dengan baik dan benar – Pengembangan sistem dilakukan dengan baik dan benar – Menggunakan peralatan kantor dengan baik dan benar – Melaporkan peralatan kantor yang rusak 2 4 – Dapat mengidentifikasi peralatan kantor untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen – Mampu mengidentifikasi peralatan kantor untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen – Peralatan kantor untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen harus diidentifikasi – Dapat mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepat dan dapat melaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepatdan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Kerusakan peralatan kantor harus secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Dapat menyortir/memproses dokumen / arsip yang akan disimpan dengan memperhatikan satus dokumen yang akan disimpan – Mampu menyortir dokumen-dokumen yang akan disimpan dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan 2. Mengelola Dokumen sesuai sistem 2.1 Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan 2.2 Dokumen disimpan/diarsip Sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – Mampu menyortir dokumen-dokumen yang akan disimpan dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan – Mampu menyortir dokumen yang akan disimpan harus disortir dengan baik dan benar dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan – Dapat mengidentifikasi dengan baik dan benar sistem penyimpanan dokumen yang akan disimpan – Mampu menyimpan dokumen sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – Teliti dalam menyimpan dokumen dengan benar sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepat dan dapat melaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Penanganan surat masuk dan surat keluar serta cara memfile dokumen – Pedoman penyimpanan dokumen/surat – Pengetahuan peralatan kantor dan mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor yang rusak – Menyortir dokumen-dokumen yang akan disimpan dengan memperhatikan satus dokumen yangakan disimpan – Penyimpanan dokumen sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – Penyimpan dokumen dengan baik dan benar – Dokumen disimpan dengan baik dan benar sesuai dengan sistem yang telah ditentukan 5 8 3. Menjaga Sistem Kearsipan 3.1 Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan 3.2 Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya 3.3 Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan 3.4 Mengenal dengan baik sistempenyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali – Dapat men yimpan/memfile dokumen sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Mampu menyimpan/memfile dokumen sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Dokumen harus disimpan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Dapat melakukan pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integrasinya – Mampu memindahkan dok., dicatat dengan baik dan benar serta dimonitor agar terjamin integrasinya – Sistem harus di perbaharui, diidentifikasi dan di monitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan yang benar. – Dapat memonitor dan menggunakan sistem yang diperbaharui agar sistem diakses sesuai dengan panduan. – Mampu menggunakan sistem yang diperbaharui dan memonitor agar dapat diakses sesuai dengan panduan. – Dapat mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali – Mampu melakukan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang disimpan – Sistem penyimpanan dokumen harus dikenali untuk melakukan penyimpanan dan penemuan kembali dengan baik dan benar – Dapat pegetahuan pemeliharaan dokumen agar aman dan lestari – Dapat pengetahuan pemindahan dokumen agar lestari kehidupan dokumen – Pengetahuan tentang perubahan sistem penyimpanan – Pengetahuan sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali – Memfile dokumen sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Mencatat dokumen pemindahan dokumen – Menggunakan sistem yang diperbaharui dan memonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan – Melakukan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang disimpan – Penyimpanan dokumen dengan baik dan benar – Pencatatan dokumen dengan baik dan benar – Pencatatan sistem penyimpanan dokumen secara teliti – Penyimpanan dan penemuan dokumen dengan cermat 2 4 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MEMBACA DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.020.01 DURASI PEMBELAJARAN : 26 jam pel @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI LATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengenali tanda-tanda umum yang biasa digunakan pada Industri 1.1 Memahami arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris serta dapat menafsirkan maknanya – Memahami arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris serta dapat menafsirkan maknanya – Punctuation and its functions – Mampu memahami jenis tanda baca dan fungsinya – Cermat, teliti dan hati-hati 1 4 2. Membaca dokumen kerja sederhana 2.1 Mengidentifikasikan maksud dan isi dokumen. 2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen 2.3 Mencari bantuan apabila diperlukan – Mengidentifikasikan maksud dan isi dokumen. – Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen – Scanning and skimming – Mampu melakukan membaca cepat dan memahami bacan dengan mennggunakan kata-kata kunci – Cermat, teliti dan hati-hati 2 5 3. Membaca teks instruksional sederhana 3.1 Mengidentifikasi tujuan dan inti teks. 3.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari teks 3.3 Mencari bantuan apabila diperlukan – Mengidentifikasi tujuan dan inti teks. – Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari teks – Mencari bantuan apabila diperlukan – text comprehension – Mampu memahami text – Cermat, teliti dan hati-hati 3 6 4. Membaca diagram sederhana 1.1 Mengidentifikasi maksud dan inti diagram/simbol sebagar sarana komunikasi 1.2 Apabila diperlukan, menanggapi tujuan yang diidentifikasi dari teks 1.3 Mencari bantuan apabila diperlukan – Mengidentifikasi maksud dan inti diagram/simbol sebagar sarana komunikasi – Apabila diperlukan, menanggapi tujuan yang diidentifikasi dari teks – Mencari bantuan apabila diperlukan – Diagram and symbols comprehension – Mampu memahami symbol-symbol dan diagram yang ada pada text – Cermat, teliti dan hati-hati 1 4 JUDUL UNIT KOMPETENS : MEMBUAT PRESENTASI KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.033.01 DURASI PEMBELAJARAN : 26 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Persiapan untuk Presentasi 1.1. Presentasi direncanakan sebelumnya 1.2. Materi diriset / dicari dan dipilih sesuai dengan maksud dan tujuan, karakterisitik hadirin, waktu dan tempat presentasi 1.3. Materi disusun dengan cara yang jelas dan logis 1.4. Materi-materi pendukung seperti slides, overhead atau program berbasis computer dibuat dan diatur dalam batas waktu yang tepat – Merencanakan pembuatan materi presentasi – membuat draft materi presentasi – Memilih dan mencari materi presentasi yang sesuai dengan maksud dan tujuan, karakterisitik hadirin, waktu dan tempat presentasi – Menyusun materi presentasi berurutan, jelas, gamblang dan logis – memberikan atau menambahkan sisipan presentasi dari firtur-fitur software lain, seperti animasi, suara, gambar video dan lain-lain sehingga tampilan slide menarik dan mudah dipahami hadirin – Persiapan presentasi – Persiapan materi – Membuat rencana presentasi – Menyiapkan materi sesuai kebutuhan presentasi – Informasi disiapkan dengan cermat dan teliti 2 9 2. Membuat presentasi 2.1. Informasi yang diberikan harus bersifat terkini, akurat dan relevan 2.2. Informasi dipresentasikan dengan cara yang jelas dan ringkas 2.3. Protokoler secara tepat harus diperhatikan – Memberikan informasi yang terkini – Menjelaskan teknik presentasi yang baik dan efektif – Menjelaskan penggunaan media bantu – Informasi yang uptodate – Teknik presentasi yang baik dan efektif – Penggunaan media bantu – Meyiapkan informasi terkini – Membuat presentasi yang efektif – Menerapkan humor pada presentasi – Melibatkan audience untuk umpan balik dalam presentasi – Sikap presentasi yang baik tetap dijaga sesuai kaidah dan norma 5 10 2.4. Teknik berbicara di depan umum yang diakui dipergunakan selama presentasi. 2.5. Humor digunakan sebagaimana mestinya 2.6. Alat-alat bantu visual dan peralatan digunakan secara benar 2.7. Bilamana hadirin adalah pihak luar, perusahaan bisa dipromosikan sepanjang presentasi 2.8. Bilamana memungkinkan, para hadirin dilibatkan dalam presentasi dan umpan balik diminta 2.9. Kebutuhan hadirin secara cepat diidentifikasi dan penyesuaian terhadap presentasi dibuat sesuai dengan itu Presentasi ditindak lanjuti dengan tindakan nyata, sebagaimana yang diminta Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.003.01 Durasi Pembelajaran : 29 Jam @ 45 Menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan 01. Menggunakan cara kerja praktis 1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna. Penggunakan komputer sesuai kondisi ergonomis Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat Duduk dengan posisi yang benar 2 4 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer. Pengoperasian komputer Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum meng-operasikan komputer Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer 1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan. Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk memperjelas tugas dan permintaan Menggunakan bahasa teknis dan program komputer yang tepat Bahasa teknis dan program digunakan sesuai kebutuhan 02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana 2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai. Pengoperasian Komputer dalam membuat dokumen Pilihan pengoperasian komputer dilakukan sesuai dengan permintaan Pengoperasian dilakukan sesuai permintaan dan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan 4 7 2.2 Menentukan perangkat lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan Pilihan perangkat lunak/ program Memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan 2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi. Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja di komputer Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan 2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan. Pengoperasian komputer Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat Penggunaan rumus program sesuai SOP 2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia 03. Menghasilkan Lembar Kerja 3.1 Data yang dimasukan, diperiksa ulang kesesuaian-nya • Cara mencari bantuan dari Manual, Help • Cara melihat lembar kerja melalui Preview Dapat menyiapkan, meng-hasilkan pekerjaan menyim-pan dalam waktu yang ditentukan Teliti, memeriksa ulang pekerjaan 2 4 3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan 3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan on-line digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya. Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan Menggunakan bantuan sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja Penggunaan bantuan di-lakukan sesuai kebutuhan 3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan Pengoperasian pencetakan Melakukan preview sebelum mencetak dokumen Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak 3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan data Penyimpanan data dilakukan sesuai SOP 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana 4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan. Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik • Membuat Grafik • Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst. 2 4 4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemu-kan tugas dan permintaan pengaturan • Dapat mengcopy grafik ke Word 4.3 Grafik dipreview, pencocok-kan dan pencetakan yang berhubungan dengan per-mintaan dan tugas pengaturan. • Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak • Dapat mencetak grafik Judul Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Kode Unit Kompetensi : ADM. PK03.002.01 Prakiraan Waktu Pelatihan : 14 JP @45 Menit Elemen Kompetensi Kriteria Unjuk Kerja Indikator Unjuk Kerja Materi Pelatihan Prakiraan Waktu Pelatihan Pengetahuan Keterampilan Sikap Penge-tahuan Keteram-pilan 1. Mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja 1.1.mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar sesuai dengan peraturan pemerintah dan syarat-syarat asuransi  Dapat menjelaskan pedoman keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar  Mampu mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  pedoman keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja  mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar  sesuai dengan SOP 1 2 1.2.Mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja 1.3.Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan segera dilaporkan pada orang yang berwenang  dapat menjelaskan cara mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  mampu mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  harus sesuai SOP  dapat menjelaskan bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  mampu mengidentifikasi bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  Harus sesuai dengan SOP  cara mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  mengidentifikasi bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  sesuai SOP  sesuai dengan SOP 2. Menghadapi situasi-situasi darurat/emergency 2.1.Keadaan darurat dan potensi keadaan darurat dapat segera diketahui dan menentukan tindakan yang dibutuhkan dan melakukannya dalam lingkup tanggungjawabnya 2.2.Prosedur keadaan darurat diikuti sesuai dengan prosedur perusahaan 2.3.Bantuan segera dicari dari rekan sejawat dan atau orang yang mempunyai wewenang bilamana perlu  Dapat menjelaskan macam-macam keadaan darurat dengan benar  Mampu mengidentifikasi keadaan darurat dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  Dapat menjelaskan prosedur menangani keadaan darurat dengan benar  Mampu menangani keadaan darurat dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  Dapat menjelaskan cara mencari bantuan dari rekan sejawat dengan benar  Mampu mencari bantuan dari rekan sejawat dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  macam-macam keadaan darurat  prosedur menangani keadaan darurat  cara mencari bantuan dari rekan sejawat  mengidentifikasi keadaan darurat  menangani keadaan darurat dengan benar  mencari bantuan dari rekan sejawat dengan benar  sesuai dengan SOP  sesuai dengan SOP  sesuai dengan SOP 1 4 3. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi 2.4.Melaporkan rincian keadaan darurat dengan benar atau sesuai dengan aturan 3.1.Mempertimbangkan penampilan pribadi terhadap permasalahan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja,termasuk: 3.1.1.Berpakaian dan kesehatan pribadi yang sesuai 3.1.2.Menggunakan pakaian dan bersepatu yang tepat  dapat menjelaskan cara melaporkan rincian keadaan darurat dengan benar  mampu melaorkan rincian keadaan darurat dengan benar  harus sesuai dengan SOP  dapat menjelaskan cara berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  mampu berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  harus sesuai SOP  cara melaporkan rincian keadaan darurat  cara berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  melaorkan rincian keadaan darurat  berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  sesuai dengan SOP • sesuai SOP 1 2 4. Memberikan umpan balik mengenai keamanan,kesehatan, dan keselamatan kerja 4.1.mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian 4.2.menyampaikan permasalahan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan syarat-syarat perusahaan dan pemerintahan yang harus dipenuhi  Dapat menjelaskan cara mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian  Mampu mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian  Harus sesuai dengan SOP  Dapat menjelaskan cara menyampaiakan permasalahan kepada pihak yang berwenang dengan benar  Mampu menyampaikan permasalahan kepada pihak yang berwenang dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  cara mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian  cara menyampaiakan permasalahan kepada pihak yang berwenang  mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian dengan benar  menyampaikan permasalahan kepada pihak yang berwenang dengan benar  sesuai dengan SOP  sesuai dengan SOP 1 2 Terbitan : A Dibuat Oleh : TIM Departemen Administrasi Bisnis Ketua S U Y A T, SH NIP 19650707 198602 1 001 Diperiksa Oleh : Kasi. Program dan Pengembangan Totok Ajie. S.S.Pd. NIP. 196103281987031002 Disahkan Oleh : Kabid.Pengembangan dan Evaluasi Retno Sudibyo, S.Pd. NIP 195901191981031002 Distribusi: Kabid. Pengembangan & Evaluasi, Kabid. Penyelenggaraan dan Pemberdayaan Pimpinan Satuan Kerja Revisi : 0 Tgl. Tgl. Tgl. DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN Judul/Nama Pelatihan : “ADMINISTRASI PERKANTORAN” Kode Program Pelatihan : NO UNIT KOMPETENSI KODE UNIT DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN 1 Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 – Komputer, Printer – Faksimili – Telepon – LCD Projector – Mesin ketik – Stapler – Perforator – Scanner – Filling Cabinet – Whiteboard – Remover – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas A4 – Kertas F4 – Spidol – Tinta Printer – Buku Tulis – Kertas Cover – Clip – Folio bergaris – Kertas buram – Pensil – ballpoint – Map snelhechter 2 Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK02.007.01 – Penggaris – Komputer – Stapler – Printer – Scaner – Filing Cabinet – LCD Projector – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Amplop surat – Folio bergaris – Kertas HVS – Spidol Whiteboard – Pensil – Ballpoint – Tinta printer color – Tinta printer black – Buku tulis – Kertas cover – Clip – Map – Snelhectermap – Ordner 3 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 – Fling Cabinet – Brief Ordner – Stapler kecil – Gunting – Remover – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Spidol – Amplop – Kertas A4 – Blanko Lbr Disposisi – Kartu Kendali SM – Kartu kendali SK – Buku Agenda – Buku Ekspedisi – Clip – Isi stapler – Stopmap 4 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 – Fling Cabinet – Brief Ordner – stapler kecil / peserta – Cutter – Gunting / peserta – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Spidol 2 warna – ATK – Kertas A4 Blanko Lbr Disposisi – Kartu Kendali SM – Kartu kendali SK – Buku Agenda – Buku Ekspedisi – Karbon – Isi stapler 5 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 – Penggaris – Komputer – Stapler – Printer – Scaner – Gunting – Cutter – Filing Cabiner – LCD Projector – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Folio bergaris – Kertas HVS – Spidol Whiteboard – Pensil – Ballpoint – Buku tulis – Kertas cover – Clip – Map – Snelhectermap – Ordner 6 Membaca dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.020.01 – Komputer – Stapler – Printer – Scaner – LCD Projector – Speaker – Whiteboard – Komputer – Buku kerja – Buku informasi – Buku penilaian – Folio bergaris – Kertas HVS – Spidol Whiteboard – Pensil – Ballpoint – Buku tulis 7 Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan ADM.PK01.004.01 – Whiteboard – Komputer – LCD Projector – Buku kerja – Buku informasi – Buku penilaian – Pensil – Ballpoint – Kertas HVS 8 Membuat Presentasi ADM.PK02.033.01 – Komputer – Laptop – LCD Projector – Whiteboard – Spidol – Speaker – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas HVS – Ballpoint – Penghapus karet – Pensil – Buku tulis – Flash disk 2G 9 Mengelola Kas Kecil ADM.PK02.027.01 – Komputer – Whiteboard – LCD Projector – Printer – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas HVS – Buku tulis – Ballpoint – Tinta printer warna dan hitam – Penggaris – Kuitansi 10 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK02.003.01 – Komputer – LCD projector – Printer – Whiteboard – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Buku Tulis – Ballpoint – Tinta printer warna dan hitam – Spidol – Kertas HVS A4 – Flash disk 11 Mengoperasikan perangkat lunak pengolah kata TIK.OP02.004.01 – Komputer – Printer – LCD Projector – Whiteboard – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas HVS A4 – Kertas cover – Amplop surat – Spidol – Tinta printer warna dan hitam – Ballpoint – Buku Tulis – Kertas Cover – Lakban – Cutter – Penggaris 12 Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK03.002.01 – Komputer – Printer – LCD Projector – Whiteboard – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Ballpoint – Buku Tulis 13 MFD 14 5S V. EVALUASI PROGRAM PELATIHAN KEGIATAN MATERI EVALUASI JAM Evaluasi Program Pelatihan Melakukan evaluasi program latihan, antara lain : – Mengevaluasi program – Mengevaluasi instruktur – Mengevaluasi metoda dan media – Mengevaluasi sarana dan prasarana pelatihan / fasilitas – Mengevaluasi proses pelatihan …………… Lampiran 1 : Daftar Pengajar / Instruktur DAFTAR PENGAJAR/INSTRUKTUR NO. UNIT KOMPETENSI KODE UNIT KOMPETENSI INSTRUKTUR YANG MENGAMPU I. KELOMPOK KOMPETENSI UMUM/ DASAR 1 Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 II. KELOMPOK KOMPETENSI INTI 1 Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK02.007.01 2 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 3 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 4 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 5 Membaca dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.020.01 6 Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan ADM.PK01.004..01 7 Membuat Presentasi ADM.PK02.033.01 8 Mengelola Kas Kecil ADM.PK02.027..01 9 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK02.003.01 10 Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata TIK.OP02.004.01 III. KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS 1 Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK03.002.01 IV. KELOMPOK PENUNJANG NON KOMPETENSI 1 Pembentukan Sikap (MFD) 2 Motivasi Kerja 3 Evaluasi Program 4 5S PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI ADMINISTRASI PERKANTORAN (OFFICE ADMINISTRATIVE) KODE PROGRAM PELATIHAN : ……………………………………… KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS BALAI BESAR LATIHAN KERJA INDUSTRI SURAKARTA Jl. Bhayangkara No. 38 Surakarta Telp. /Fax. (0271) 714885 2013 BALAI BESAR LATIHAN KERJA INDUSTRI SU R A K A R T A LEMBAR PENGESAHAN Surakarta, Januari 2013 Dibuat Oleh : Tim Departemen Administrasi Bisnis Ketua S U Y A T, SH NIP. 19650707 198602 1 001 Surakarta, ……………2013 Diperiksa Oleh : Kasi. Program dan Pengembangan TOTOK AJIE. S.E.SPd. NIP.196103281987031002 Disahkan untuk digunakan pada 11BPelatihan Administrasi Perkantoran Berbasis Kompetensi Di Departemen Administrasi Bisnis Surakarta, ……………2013 Disahkan Oleh : Kabid. Program dan Evaluasi RETNO SUDIBYO, S.Pd. NIP. 195901191981031002 KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan nikmat dan karunia-Nya, penulis akhirnya dapat menyusun Program pelatihan Berbasis Kompetensi. Adapun maksud penyusunan program tersebut adalah untuk memenuhi salah satu tugas dalam rangkaian penyelenggaraan pelatihan Administrasi Bisnis di Balai Besar Latihan Kerja Industri Surakarta melalui anggaran DIPA 2013. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan program ini masih sangat terbatas kemampuannya sehingga dapat dikatakan bahwa program ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis sangat berharap adanya kritik dan saran yang membangun agar penyusunan program di masa yang akan datang lebih baik dan sempurna. Penulis juga menyadari bahwa tersusunnya program ini bukan semata-mata hasil kerja penulis, namun atas bantuan banyak pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini pula ijinkan kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan namanya satu-persatu, atas kerelaan waktu untuk konsultasi maupun konfirmasi. Demikian, semoga program ini dapat memenuhi kebutuhan yang ada dan dapat diaplikasikan sesuai dengan tujuan yang ada. Surakarta, 01 Januari 2013 Penyusun, PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI 1. Judul/Nama Pelatihan : Administrasi Perkantoran (Office Administrative) 2. Kode Program Pelatihan : 3. Jenjang Program Pelatihan : Non Jenjang 4. Tujuan Pelatihan : Setelah menyelesaikan program pelatihan ini, siswa akan mampu dalam 4.1 Menerapkan kepribadiaan yang teguh, sikap mental yang positif, jujur, bertanggung jawab dan berdedikasi di tempat kerja. 4.2 Berpenampilan menarik dan memiliki etos kerja yang baiki dalam lingkungan kerja. 4.3 Mengerjakan tugas-tugas perkantoran dengan baik. 4.4 Mengoperasikan komputer untuk menunjang tugas-tugas perkantoran menggunakan program : Ms-Word, Ms-Excel, dan Ms-Power Point. 4.5 Beradaptasi dengan lingkungan kerja. 5. Unit-unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1. Menggunakan Peralatan Kantor (ADM.PK.01.006.01) 5.2. Membaca Dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar (ADM.PK.02.020.01) 5.3. Menangani Penerimaan Surat/Dokumen (ADM.PK.02.008.01) 5.4. Menangani Pengiriman Surat/Dokumen (ADM.PK.02.009.01) 5.5. Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana (ADM.PK.02.003.01) 5.6. Melakukan Prosedur Administrasi (ADM.PK.02.007.01) 5.7. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan (ADM.PK.02.013.01) 5.8. Membuat Presentasi (ADM.PK02.003.01) 5.9. Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan (ADM.PK01.004.01) 5.10. Mengelola Kas Kecil (ADM.PK02.027.01) 5.11. Mengoperasikan Piranti Lunak Pengolah Kata (TIK.OP02.004.01) 5.12. Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran (ADM.PK02.011.01) 5.13. FMD 5.14. IT 5.15. Motivasi Kerja 5.16. Evaluasi Program 5.17. 5S 6. Lama Pelatihan : 320 jam pelatihan (@ 45 menit) 7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : SLTA / Sederajat 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : – 7.3 Umur/usia : 17 S/D 30 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Perempuan 7.5 Kesehatan : Sehat jasmani rohani tidak cacat yang dapat mengganggu aktivitas praktek 7.6 Test Kemampuan : Administrasi Perkantoran 7.7 Tinggi / Berat badan : minimal 155 Cm / Berat seimbang KURIKULUM BERBASIS KOMPETENSI NO. UNIT KOMPETENSI KODE UNIT KOMPETENSI JAM PEL. JML. JAM T P I KELOMPOK KOMPETENSI UMUM/ DASAR 1 Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01 .006.01 8 18 26 Using Office Devices JUMLAH I 8 16 26 II KELOMPOK KOMPETENSI INTI 1 Melakukan Prosedur Administrasi ADM .PK02.007.01 7 19 26 Doing Administrative Procedure 2 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 7 16 23 Handling Mail/Document Receipt 3 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM .PK02.009.01 7 16 23 Handling Mail/Document Delivery 4 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 7 16 23 Organizing and Keeping Archive System 5 Membaca dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.020.01 5 19 24 Reading English on Basic Operational Level 6 Melakukan Penyimpanan Surat/Dokumen ADM.PK02.000.01 7 16 23 Doing Mail/Document Storage 7 Membuat Presentasi ADM.PK02.033.01 7 16 23 Making Presentation 8 Mengelola Kas Kecil ADM.PK02.027.01 10 17 27 Organizing Small Cash 9 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen & Lembar Kerja ADM.PK02.003.01 8 19 27 Creating and Using Document and Simple Worksheet 10 Menggunakan Teknologi Kantor ADM.PK02.006.01 7 16 23 Using Office Technology 11 Mengatur Penggandaan Surat /Pengumpulan Surat/Dokumen ADM.PK02.011.01 7 16 23 Organizing Mail/Document Copy JUMLAH II 79 186 265 III KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS 1 Menjaga Kebersihan Peralatan & Tempat Kerja ADM.PK03.001.01 3 10 13 JUMLAH III 3 10 13 IV KELOMPOK PENUNJANG NON KOMPETENSI 1 MFD 10 2 3 Evaluasi Program 5S 2 2 4 Motivasi Kerja/Kewirausahaan 2 JUMLAH IV – - 16 JUMLAH I, II, III, IV 320 Terbitan : A Dibuat Oleh : TIM Departemen Administrasi Bisnis Ketua SUYAT, SH NIP 19650707 198602 1 001 Diperiksa Oleh : Kasi. Program dan Pengembangan Totok Ajie. S.S.Pd. NIP 196103281987031002 Disahkan Oleh : Kabid.Pengembangan dan Evaluasi Retno Sudibyo, S.Pd. NIP 195901191981031002 Distribusi: Kabid. Pengembangan & Evaluasi, Kabid. Penyelenggaraan dan Pemberdayaan Pimpinan Satuan Kerja Revisi : 0 Tgl. Tgl. Tgl. JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK01.006.01 DURASI PEMBELAJARAN : 24 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Memilih peralatan 1.1. Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai kebutuhan 1.2. Jumlah peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan – Pemilihan Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai kebutuhan – Jumlah yang diperlukan secara menyeluruh – Peralatan untuk dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan – Perbekalan tata usaha .perabot kantor – Mesin-mesin kantor – Peralatan kantor bahan ATK kantor – Mengidentifikasi bahan,alat dan perabot yang digunakan dalam bekerja – Terbuka terhadap perkembangan teknologi kantor 2 4 2. Mengoperasikan Peralatan 2.1 Peralatan digunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidak sesuaian diidentifikasi secara tepa dan benar – Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan – Mengenali jenis-jenis mesin kantor dan peralatan kantor – Alat komunikasi telepon, mobil phone,faximile, mesin pengganda, mesin foto kopy – Menggunakan mesin tik manual, untuk format, formulir, menguasai keyboard dengan 10 jari – - Mengoperasikan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk kerja (SOP). – Teliti, cepat dan tepat 4 8 3. Memelihara peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan 3.2 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan 3.3 Perlatan dan sarana 3.4 disimpan sesuai dengan instruksi penggunaan 3.5 Perbaikan /peralatan kantor di luar kewenangan harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan – Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan – Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari perusahaan – Pencatatan pemeliharaan diklakukan sesuai instruksi penggunaan – K3 – Langkah-langkah umum mesin / alat – Pengisian format pemakaian/perawatan mesin – Menjaga K3 alat kerja – Perawatan mesin/alat kerja – Penggantian spare part refil alat /mesin – Teliti, cepat dan tepat 2 4 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.007.01 DURASI PEMBELAJARAN : 29 JP @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Proses dokumen-dokumen kantor 1.1. Dokumen diproses perusahaan dengan batas waktu. 1.2. Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. 1.3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan. – Pemprosesan dokumen di perusahaan dengan batas waktu – Pemakaian peralatan kantor dipakai secara benar untuk meproses dokume – Dapat mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepat dan diperbaiki sessuai dengan prosedur perusahaan – Identifikasi Dokumen rutin kantor – Cara menggunakan peralatan rutin kantor – Cara memelihara dan merawat peralatan rutin kantor – Menyusun dokumen rutin kantor sesuai kebutuhan – Menyiapkan dokumen rutin kantor sesuai batas waktu – Menggunakan berbagai peralatan kantor – Merawat dan memelihara peralatan rutin kantor – Disiplin dalam penyiapan dokumen sesuai batas waktu – Menggunakan peralatan kantor Sesuai dengan SOP – Memelihara alat kantor sesuai SOP 3 5 2. Dasar surat – menyurat 2.1. Format surat diidentifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan 2.2. Kalimat/ kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas. – Dapat mengidentifikasi format surat sesuai dengan prosedur perusahaan – Penulisan kalimat/kata dengan menggunakan bahasa secara tepat dan benar – Memahami Bentuk dan jenis surat – Penggunaan kalimat efektif untuk menulis dokumen rutin di kantor – Membuat dokumen rutin kantor (surat, memo, nota, dll). – Membuat konsep dan Menulis dokumen rutin kantor dengan program pengolah kata yang benar. – Pembuatan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku. – SOP dipatuhi. 3 5 2.3. Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim. – Dapat menggunakan ejaan tanda baca dan tata bahasa dengan baik dan benar – Cara menulis dokumen rutin kantor yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku – Cara mengumpulkan informasi dan menyusun menjadi sebuah dokumen rutin kantor – Melakukan pemeriksaan dokumen (tata bahasa, tata kalimat, dan ejaan) – Mengumpulkan informasi yang tepat untuk menyusun dokumen rutin kantor. – 2 3. Mengurus / menjaga sistem dokumen 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan. Referensi dan sistem indeks dimodifikasi dan diperbaharui sesuai dengan prosedur perusahaan. – Dapat menyimpan dokumen difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan Referensi dan sistem indeks dimodifikasi dan diperbaharui sesuai dengan prosedur perusahaan. – Memahami Sistem penyimpanan dokumen (Filling) – - Melakukan penyimpanan dokumen (Filling) sesuai ketentuan yang berlaku. – Memodifikasi sistem indeks dalam penyimpanan data di perusahaan. – Sistem Penyimpanan sesuai dengan SOP dan ketentuan yang berlaku. 4 9 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENANGANI PENERIMAAN SURAT/DOKUMEN KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.008.01 DURASI PEMBELAJARAN : 25 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengidentifikasi surat/dokumen masuk 1.1. Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi surat/dok yang diterima sesuai prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi surat/dok yang diterima sesuai prosedur perusahaan – Harus diidentifikasi surat/dok yang diterima sesuai prosedur perusahaan – Pengertian mengenai dokumentasi dan – Klasifikasi surat – Sistem kearsipan – Penyortiran surat – Format lembar disposisi – Menangani surat masuk. – Menangani surat keluar – Mengagenda surat masuk dan keluar – Cermat dan teliti, sesuai SOP 2 5 1.2. Surat/Dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya – Dapat menyortir/menyeleksi surat/dok sesuai dengan tujuannya – Mampu menyeleksi dan disortir surat/dok sesuai dengan tujuannya – Surat/dok harus diseleksi dan disortir sesua dengan tujuannya – Cara penanganan surat,lingkup surat dinas – Menyotir surat-surat masuk – Cermat dan teliti, sesuai SOP 1.3. Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi – Dapat mengidentifitasi surat yang bersifat penting dan rahasia – Mampu mengidentifikasi Surat yang bersifat penting dan rahasia – Harus diidentifikasi dengan baik dan benar – Cara mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia – Mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia – Cermat dan teliti, sesuai SOP 1.4. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Dapat memeriksa keakuratannya dan dapat mempersiapkan lampirannya secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Mampu memeriksa dan berita dalam surat elektronik keakuratannya dan mempersiapkan lampirannya secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Harus di periksa dengan baik dan benar keakuratannya dan lampiran – Dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Prosedur memproses surat – Mengirim dan menerima email – Pencatatan surat elektronik yang masuk sesuai prosedur 2. Memproses pencatatan surat/dokumen masuk 2.1. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Dapat menjelaskan sistem pencatatan surat – Mampu mengidentifikasi surat masuk – Mampu mencatat surat masuk – Prosedur dan system penerimaan surat masuk diikuti dengan benar – Sistem pencatatan surat – Mengidentifikasi surat masuk – Mencatat surat masuk – Prosedur dan system penerimaan surat masuk diikuti dengan benar 5 8 2.2. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan 2.3. Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan 2.4. Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui – Dapat menjelaskan cara melaporkan surat yang rusak – Dapat menjelaskan sistem informasi kepegawaian – Mampu mengidentifikasi sistem informasi kepegawaian – Prosedur pelaporan surat masuk diikuti dengan benar – Pelaporan surat rusak, mencurigakan – Sistem informasi kepegawaian – Mengidentifikasi system informasi kepegawaian – Prosedur pelaporan surat masuk diikuti dengan benar 3. Mendistribusikan surat / dokumen masuk 3.1. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu 3.2. Penerima surat/dokumen terindentifikasi 3.3. Salinan surat/dokumen dibuat apabila diperlukan – Mampu melakukan/ – mendistribusikan surat dengan batas waktu – Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan batas waktu – Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Dapat mencatat penerima surat/dokumen – Penerima surat/dokumen harus dicatat dan teridentifikasi – Dapat membuat salinan surat/dokumen apabila diperlukan – Mampu membuat salinan surat/dokumen bila diperlukan – Salinan surat/dokumen harus dibuat dengan baik dan benar apabila diperlukan – Perangkat untuk memproses surat dan format-formatnya – Pencatatan penerima surat – Membuat salinan surat dinas – Mendistribusikan surat masuk – Menyalin surat/dokumen masuk – Sistem distribusi surat diikuti dengan benar – Menyalin surat/dokumen sesuai keperluan 2 3 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENANGANI PENGIRIMAN SURAT/DOKUMEN KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.009.01 DURASI PEMBELAJARAN : 25 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengidentifikasi surat/dokumen untuk dikirim 1.1. Surat/dokumen yang akan dikirim diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan 1.2. Surat/Dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya 1.3. Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan 1.4. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan – Surat/dokumen yang akan dikirim harus diidentifikasi dengan baik dan benar sesuai prosedur perusahaan – Dapat menyeleksi surat / dokumen sesuai dengan tujuannya – Mampu mengidentifikasi surat /dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya – Surat/dokumen harus diseleksi dengan baik dan benar diseleksi sesuai dengan tujuannya – Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia dan dapat mengklasifikasikan sesuai dengan prosedur perusahaan – Mampu mengklasifikasikan surat yangbersifat penting dan rahasia – sesuai prosedur perusahaan – Surat yang bersifat penting dan rahasia harus diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi berita dalam surat elektronik diperiksa dan dapat mengidentifikasi keakuratannya dan mempersiapkan sesuai prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi berita dalam surat elektronik dan mampu mengidentifikasi keakuratannya dan serta mampu mempersiapkan lampiran sesuai prosedur perusahaan – Berita dalam surat elektronik harus diperiksa dan dapat mengidentifikasi keakuratannya dan mampu mempersiapkan lampiran sesuai prosedur perusahaan. – Pengertian mengenai dokumentasi dan Klasifikasi surat – Sistem kearsipan – Penyortiran surat – Format lembar disposisi – Menangani surat keluar – Mengagenda surat masuk dan keluar – Arsip dikelola sesuai dengan prosedur dan system yang benar. – Arsip ditempatkan dengan rapi di tempat yang benar. 2 4 2. Memproses pencatatan surat/dokumenuntuk dikirim 2.1. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan 2.2. Surat yang bersifat penting/rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi sisem pencatatan surat/dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Mampu mencatat surat/dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Sistem pencatatan surat/dokumen keluar – Klasifikasi surat/ dokumen – Mencatat surat keluar – Mengklasifikasi surat / dokumen – Sistem pencatatan surat keluar diikuti – Menjaga kerahasiaan dokumen/surat dengan penuh tanggungjawab 3 6 – Surat/dokumen harus dengan baik dan benar dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan – Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia ditangani dan dapat mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan. – Mampu mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia dan mampu mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaaan – Surat yang bersifat penting/rahasia harus ditangani dan harus dengan baik dan benar didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan 3. Mendistribusikan surat / dokumen keluar 3.1. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan 3.2. Penerima surat/dokumen terindentifikasi 3.3. Salinan surat/dokumen dibuat – Pendistribusian surat diidentifikasi dan dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan – Mampu melakukan pendistribusian surat dengan batas waktu yang telah ditentukan – Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar dan dengan batas waktu yang telah ditentukan – Sistem Distribusi dan Batas waktu pengiriman – Identitas penerima surat keluar dan salinannya – Mendistribusikan surat/ dokumen keluar – Sistem / prosedur Pendistribusian dokumen/surat diikuti dengan benar 2 3 – Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar dan dengan batas waktu yang telah ditentukan – Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Mampu mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Penerima harus identifikasi dan harus dicatat sesuai dengan prosedur perusahaan – Mampu membuat salinan surat/dokumen – Salinan surat/dokumen harus dibuat dengan baik dan benar – Identitas penerima surat keluar dan salinannya 4. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1. Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan 4.2. Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan 4.3. Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan memilih yang terbaik 4.4. Pengambilan surat surat penting dikelola dan ditindaklanjuti – Dapat mengidentifikasi cara pengiriman surat yang harus tiba pada hari yang sama dan disiapkan sesuai prosedur perusahaan – Mampu melakukan pengiriman surat yang harus tiba pada hari yang sesuai prosedur perusahaan – Surat yang harus tiba pada hari yang sama harus disiapkan dan pengiriman harus dipilih sesuai prosedur perusahaan – Dapat menyeleksi pengiriman dan dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan – Klasifikasi surat / dokumen – Membuat klasifikasi surat /dokumen penting – Sistem Klasifikasi diikuti dengan benar 1 3 – Pilihan pengiriman surat yang terbaik harus dipilih sesuai prosedur perusahaan – Dapat melakukan pengambilan surat-surat penting dikelola dan dapat ditindaklanjuti – Mampu mengambil surat-surat penting danmampu mengelola serta menindaklanjuti – Surat-surat penting harus diambil dan harus dikelola dan ditindaklanjuti 5. Mengelola dan mengirim e-mail 5.1. Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan 5.2. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiakan secara seksama sesuai prosedur perusahaan 5.3. Surat elektronik keluar di catat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan – Dapat membuat daftar distribusi sesuai prosedur perusahaan – Mampu membuat daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan – Daftar distribusi harus disiapkan sesuai prosedur perusahaan – Dapat memeriksa keakuratan berita dalam surat elektronik dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Mampu membuat berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan seacra seksama sesuai prosedur perusahaan – Berita dalam surat elektronik harus diperiksa keakuratanya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan – Dapat mencatat surat elektronik keluar dan dapat menyimpan sesuai prosedur perusahaan – Mampu memncatat surat elektronik keluar dan mampu menyimpan sesuai prosedur perusahaan – Surat elektronik keluar harus dicatat dan harus disimpan sesuai prosedur perusahaan – Cara mengelola dan mengirim email – Mengelola email – Mengirim email – Sistem pengelolaan dan pengiriman email dipatuhi dengan benar 1 3 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.013.01 DURASI PEMBELAJARAN : 25 Jam Pel @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengidentifikasi Kebutuhan organisasi 1.1. Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi 1.2. .Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan 1.3. Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen 1.4. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan. – Dapat mengidentifikasi/ memilih sistem penyimpanan arsip untuk organisasi – Dapat memilih sistem penyimpanan arsip yagsesuai untuk organisasi – Mampu memilih sistem penyimpanan arsip untuk organisasi – Sistem penyimpanan arsip harus dipilih untuk organisasi – Dapat mengembangkan sistem agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan – Mampu mengembangkan sistem agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan – Sistem harus dikembangkan dengan baik dan benar – Pedoman penyimpanan arsip/dokumen – Memilih sistem yang efektif utuk organisasi/perusahaan – Sistem yang dipilih dapat dikembangkan – Pengetahuan peralatan kantor khususnya untuk pengelolaan arsip/dokumen – sistem penyimpanan arsip untuk organisasi – Mampu mengembangkan sistem agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan – Mampu menggunakan alat-alat kantor khususnya untuk pengelolaan dokumen – Penyimpanan dengan baik dan benar – Pengembangan sistem dilakukan dengan baik dan benar – Menggunakan peralatan kantor dengan baik dan benar – Melaporkan peralatan kantor yang rusak 2 4 – Dapat mengidentifikasi peralatan kantor untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen – Mampu mengidentifikasi peralatan kantor untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen – Peralatan kantor untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen harus diidentifikasi – Dapat mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepat dan dapat melaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Mampu mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepatdan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Kerusakan peralatan kantor harus secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Dapat menyortir/memproses dokumen / arsip yang akan disimpan dengan memperhatikan satus dokumen yang akan disimpan – Mampu menyortir dokumen-dokumen yang akan disimpan dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan 2. Mengelola Dokumen sesuai sistem 2.1 Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan 2.2 Dokumen disimpan/diarsip Sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – Mampu menyortir dokumen-dokumen yang akan disimpan dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan – Mampu menyortir dokumen yang akan disimpan harus disortir dengan baik dan benar dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan – Dapat mengidentifikasi dengan baik dan benar sistem penyimpanan dokumen yang akan disimpan – Mampu menyimpan dokumen sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – Teliti dalam menyimpan dokumen dengan benar sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor secara cepat dan dapat melaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan – Penanganan surat masuk dan surat keluar serta cara memfile dokumen – Pedoman penyimpanan dokumen/surat – Pengetahuan peralatan kantor dan mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor yang rusak – Menyortir dokumen-dokumen yang akan disimpan dengan memperhatikan satus dokumen yangakan disimpan – Penyimpanan dokumen sesuai dengan sistem yang telah ditentukan – Penyimpan dokumen dengan baik dan benar – Dokumen disimpan dengan baik dan benar sesuai dengan sistem yang telah ditentukan 5 8 3. Menjaga Sistem Kearsipan 3.1 Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan 3.2 Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya 3.3 Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan 3.4 Mengenal dengan baik sistempenyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali – Dapat men yimpan/memfile dokumen sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Mampu menyimpan/memfile dokumen sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Dokumen harus disimpan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Dapat melakukan pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integrasinya – Mampu memindahkan dok., dicatat dengan baik dan benar serta dimonitor agar terjamin integrasinya – Sistem harus di perbaharui, diidentifikasi dan di monitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan yang benar. – Dapat memonitor dan menggunakan sistem yang diperbaharui agar sistem diakses sesuai dengan panduan. – Mampu menggunakan sistem yang diperbaharui dan memonitor agar dapat diakses sesuai dengan panduan. – Dapat mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali – Mampu melakukan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang disimpan – Sistem penyimpanan dokumen harus dikenali untuk melakukan penyimpanan dan penemuan kembali dengan baik dan benar – Dapat pegetahuan pemeliharaan dokumen agar aman dan lestari – Dapat pengetahuan pemindahan dokumen agar lestari kehidupan dokumen – Pengetahuan tentang perubahan sistem penyimpanan – Pengetahuan sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali – Memfile dokumen sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan – Mencatat dokumen pemindahan dokumen – Menggunakan sistem yang diperbaharui dan memonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan – Melakukan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang disimpan – Penyimpanan dokumen dengan baik dan benar – Pencatatan dokumen dengan baik dan benar – Pencatatan sistem penyimpanan dokumen secara teliti – Penyimpanan dan penemuan dokumen dengan cermat 2 4 JUDUL UNIT KOMPETENSI : MEMBACA DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.020.01 DURASI PEMBELAJARAN : 26 jam pel @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI LATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Mengenali tanda-tanda umum yang biasa digunakan pada Industri 1.1 Memahami arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris serta dapat menafsirkan maknanya – Memahami arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris serta dapat menafsirkan maknanya – Punctuation and its functions – Mampu memahami jenis tanda baca dan fungsinya – Cermat, teliti dan hati-hati 1 4 2. Membaca dokumen kerja sederhana 2.1 Mengidentifikasikan maksud dan isi dokumen. 2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen 2.3 Mencari bantuan apabila diperlukan – Mengidentifikasikan maksud dan isi dokumen. – Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen – Scanning and skimming – Mampu melakukan membaca cepat dan memahami bacan dengan mennggunakan kata-kata kunci – Cermat, teliti dan hati-hati 2 5 3. Membaca teks instruksional sederhana 3.1 Mengidentifikasi tujuan dan inti teks. 3.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari teks 3.3 Mencari bantuan apabila diperlukan – Mengidentifikasi tujuan dan inti teks. – Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari teks – Mencari bantuan apabila diperlukan – text comprehension – Mampu memahami text – Cermat, teliti dan hati-hati 3 6 4. Membaca diagram sederhana 1.1 Mengidentifikasi maksud dan inti diagram/simbol sebagar sarana komunikasi 1.2 Apabila diperlukan, menanggapi tujuan yang diidentifikasi dari teks 1.3 Mencari bantuan apabila diperlukan – Mengidentifikasi maksud dan inti diagram/simbol sebagar sarana komunikasi – Apabila diperlukan, menanggapi tujuan yang diidentifikasi dari teks – Mencari bantuan apabila diperlukan – Diagram and symbols comprehension – Mampu memahami symbol-symbol dan diagram yang ada pada text – Cermat, teliti dan hati-hati 1 4 JUDUL UNIT KOMPETENS : MEMBUAT PRESENTASI KODE UNIT KOMPETENSI : ADM.PK02.033.01 DURASI PEMBELAJARAN : 26 Jam @ 45 menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA INDIKATOR UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP KERJA P K 1. Persiapan untuk Presentasi 1.1. Presentasi direncanakan sebelumnya 1.2. Materi diriset / dicari dan dipilih sesuai dengan maksud dan tujuan, karakterisitik hadirin, waktu dan tempat presentasi 1.3. Materi disusun dengan cara yang jelas dan logis 1.4. Materi-materi pendukung seperti slides, overhead atau program berbasis computer dibuat dan diatur dalam batas waktu yang tepat – Merencanakan pembuatan materi presentasi – membuat draft materi presentasi – Memilih dan mencari materi presentasi yang sesuai dengan maksud dan tujuan, karakterisitik hadirin, waktu dan tempat presentasi – Menyusun materi presentasi berurutan, jelas, gamblang dan logis – memberikan atau menambahkan sisipan presentasi dari firtur-fitur software lain, seperti animasi, suara, gambar video dan lain-lain sehingga tampilan slide menarik dan mudah dipahami hadirin – Persiapan presentasi – Persiapan materi – Membuat rencana presentasi – Menyiapkan materi sesuai kebutuhan presentasi – Informasi disiapkan dengan cermat dan teliti 2 9 2. Membuat presentasi 2.1. Informasi yang diberikan harus bersifat terkini, akurat dan relevan 2.2. Informasi dipresentasikan dengan cara yang jelas dan ringkas 2.3. Protokoler secara tepat harus diperhatikan – Memberikan informasi yang terkini – Menjelaskan teknik presentasi yang baik dan efektif – Menjelaskan penggunaan media bantu – Informasi yang uptodate – Teknik presentasi yang baik dan efektif – Penggunaan media bantu – Meyiapkan informasi terkini – Membuat presentasi yang efektif – Menerapkan humor pada presentasi – Melibatkan audience untuk umpan balik dalam presentasi – Sikap presentasi yang baik tetap dijaga sesuai kaidah dan norma 5 10 2.4. Teknik berbicara di depan umum yang diakui dipergunakan selama presentasi. 2.5. Humor digunakan sebagaimana mestinya 2.6. Alat-alat bantu visual dan peralatan digunakan secara benar 2.7. Bilamana hadirin adalah pihak luar, perusahaan bisa dipromosikan sepanjang presentasi 2.8. Bilamana memungkinkan, para hadirin dilibatkan dalam presentasi dan umpan balik diminta 2.9. Kebutuhan hadirin secara cepat diidentifikasi dan penyesuaian terhadap presentasi dibuat sesuai dengan itu Presentasi ditindak lanjuti dengan tindakan nyata, sebagaimana yang diminta Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.003.01 Durasi Pembelajaran : 29 Jam @ 45 Menit ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan 01. Menggunakan cara kerja praktis 1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna. Penggunakan komputer sesuai kondisi ergonomis Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat Duduk dengan posisi yang benar 2 4 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer. Pengoperasian komputer Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum meng-operasikan komputer Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer 1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan. Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk memperjelas tugas dan permintaan Menggunakan bahasa teknis dan program komputer yang tepat Bahasa teknis dan program digunakan sesuai kebutuhan 02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana 2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai. Pengoperasian Komputer dalam membuat dokumen Pilihan pengoperasian komputer dilakukan sesuai dengan permintaan Pengoperasian dilakukan sesuai permintaan dan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan 4 7 2.2 Menentukan perangkat lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan Pilihan perangkat lunak/ program Memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan 2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi. Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja di komputer Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan 2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan. Pengoperasian komputer Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat Penggunaan rumus program sesuai SOP 2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia 03. Menghasilkan Lembar Kerja 3.1 Data yang dimasukan, diperiksa ulang kesesuaian-nya • Cara mencari bantuan dari Manual, Help • Cara melihat lembar kerja melalui Preview Dapat menyiapkan, meng-hasilkan pekerjaan menyim-pan dalam waktu yang ditentukan Teliti, memeriksa ulang pekerjaan 2 4 3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan 3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan on-line digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya. Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan Menggunakan bantuan sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja Penggunaan bantuan di-lakukan sesuai kebutuhan 3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan Pengoperasian pencetakan Melakukan preview sebelum mencetak dokumen Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak 3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan data Penyimpanan data dilakukan sesuai SOP 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana 4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan. Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik • Membuat Grafik • Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst. 2 4 4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemu-kan tugas dan permintaan pengaturan • Dapat mengcopy grafik ke Word 4.3 Grafik dipreview, pencocok-kan dan pencetakan yang berhubungan dengan per-mintaan dan tugas pengaturan. • Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak • Dapat mencetak grafik Judul Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Kode Unit Kompetensi : ADM. PK03.002.01 Prakiraan Waktu Pelatihan : 14 JP @45 Menit Elemen Kompetensi Kriteria Unjuk Kerja Indikator Unjuk Kerja Materi Pelatihan Prakiraan Waktu Pelatihan Pengetahuan Keterampilan Sikap Penge-tahuan Keteram-pilan 1. Mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja 1.1.mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar sesuai dengan peraturan pemerintah dan syarat-syarat asuransi  Dapat menjelaskan pedoman keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar  Mampu mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  pedoman keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja  mengikuti prosedur keamanan,kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar  sesuai dengan SOP 1 2 1.2.Mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja 1.3.Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan segera dilaporkan pada orang yang berwenang  dapat menjelaskan cara mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  mampu mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  harus sesuai SOP  dapat menjelaskan bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  mampu mengidentifikasi bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  Harus sesuai dengan SOP  cara mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan,keselamatan dan kesehatan kerja  mengidentifikasi bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan  sesuai SOP  sesuai dengan SOP 2. Menghadapi situasi-situasi darurat/emergency 2.1.Keadaan darurat dan potensi keadaan darurat dapat segera diketahui dan menentukan tindakan yang dibutuhkan dan melakukannya dalam lingkup tanggungjawabnya 2.2.Prosedur keadaan darurat diikuti sesuai dengan prosedur perusahaan 2.3.Bantuan segera dicari dari rekan sejawat dan atau orang yang mempunyai wewenang bilamana perlu  Dapat menjelaskan macam-macam keadaan darurat dengan benar  Mampu mengidentifikasi keadaan darurat dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  Dapat menjelaskan prosedur menangani keadaan darurat dengan benar  Mampu menangani keadaan darurat dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  Dapat menjelaskan cara mencari bantuan dari rekan sejawat dengan benar  Mampu mencari bantuan dari rekan sejawat dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  macam-macam keadaan darurat  prosedur menangani keadaan darurat  cara mencari bantuan dari rekan sejawat  mengidentifikasi keadaan darurat  menangani keadaan darurat dengan benar  mencari bantuan dari rekan sejawat dengan benar  sesuai dengan SOP  sesuai dengan SOP  sesuai dengan SOP 1 4 3. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi 2.4.Melaporkan rincian keadaan darurat dengan benar atau sesuai dengan aturan 3.1.Mempertimbangkan penampilan pribadi terhadap permasalahan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja,termasuk: 3.1.1.Berpakaian dan kesehatan pribadi yang sesuai 3.1.2.Menggunakan pakaian dan bersepatu yang tepat  dapat menjelaskan cara melaporkan rincian keadaan darurat dengan benar  mampu melaorkan rincian keadaan darurat dengan benar  harus sesuai dengan SOP  dapat menjelaskan cara berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  mampu berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  harus sesuai SOP  cara melaporkan rincian keadaan darurat  cara berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  melaorkan rincian keadaan darurat  berpenampilan sesuai dengan lingkungan kerja dan keselamatan dan kesehatan kerja  sesuai dengan SOP • sesuai SOP 1 2 4. Memberikan umpan balik mengenai keamanan,kesehatan, dan keselamatan kerja 4.1.mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian 4.2.menyampaikan permasalahan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan syarat-syarat perusahaan dan pemerintahan yang harus dipenuhi  Dapat menjelaskan cara mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian  Mampu mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian  Harus sesuai dengan SOP  Dapat menjelaskan cara menyampaiakan permasalahan kepada pihak yang berwenang dengan benar  Mampu menyampaikan permasalahan kepada pihak yang berwenang dengan benar  Harus sesuai dengan SOP  cara mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian  cara menyampaiakan permasalahan kepada pihak yang berwenang  mengidentifikasi isu-isu yang membutuhkan perhatian dengan benar  menyampaikan permasalahan kepada pihak yang berwenang dengan benar  sesuai dengan SOP  sesuai dengan SOP 1 2 Terbitan : A Dibuat Oleh : TIM Departemen Administrasi Bisnis Ketua S U Y A T, SH NIP 19650707 198602 1 001 Diperiksa Oleh : Kasi. Program dan Pengembangan Totok Ajie. S.S.Pd. NIP. 196103281987031002 Disahkan Oleh : Kabid.Pengembangan dan Evaluasi Retno Sudibyo, S.Pd. NIP 195901191981031002 Distribusi: Kabid. Pengembangan & Evaluasi, Kabid. Penyelenggaraan dan Pemberdayaan Pimpinan Satuan Kerja Revisi : 0 Tgl. Tgl. Tgl. DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN Judul/Nama Pelatihan : “ADMINISTRASI PERKANTORAN” Kode Program Pelatihan : NO UNIT KOMPETENSI KODE UNIT DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN 1 Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 – Komputer, Printer – Faksimili – Telepon – LCD Projector – Mesin ketik – Stapler – Perforator – Scanner – Filling Cabinet – Whiteboard – Remover – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas A4 – Kertas F4 – Spidol – Tinta Printer – Buku Tulis – Kertas Cover – Clip – Folio bergaris – Kertas buram – Pensil – ballpoint – Map snelhechter 2 Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK02.007.01 – Penggaris – Komputer – Stapler – Printer – Scaner – Filing Cabinet – LCD Projector – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Amplop surat – Folio bergaris – Kertas HVS – Spidol Whiteboard – Pensil – Ballpoint – Tinta printer color – Tinta printer black – Buku tulis – Kertas cover – Clip – Map – Snelhectermap – Ordner 3 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 – Fling Cabinet – Brief Ordner – Stapler kecil – Gunting – Remover – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Spidol – Amplop – Kertas A4 – Blanko Lbr Disposisi – Kartu Kendali SM – Kartu kendali SK – Buku Agenda – Buku Ekspedisi – Clip – Isi stapler – Stopmap 4 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 – Fling Cabinet – Brief Ordner – stapler kecil / peserta – Cutter – Gunting / peserta – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Spidol 2 warna – ATK – Kertas A4 Blanko Lbr Disposisi – Kartu Kendali SM – Kartu kendali SK – Buku Agenda – Buku Ekspedisi – Karbon – Isi stapler 5 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 – Penggaris – Komputer – Stapler – Printer – Scaner – Gunting – Cutter – Filing Cabiner – LCD Projector – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Folio bergaris – Kertas HVS – Spidol Whiteboard – Pensil – Ballpoint – Buku tulis – Kertas cover – Clip – Map – Snelhectermap – Ordner 6 Membaca dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.020.01 – Komputer – Stapler – Printer – Scaner – LCD Projector – Speaker – Whiteboard – Komputer – Buku kerja – Buku informasi – Buku penilaian – Folio bergaris – Kertas HVS – Spidol Whiteboard – Pensil – Ballpoint – Buku tulis 7 Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan ADM.PK01.004.01 – Whiteboard – Komputer – LCD Projector – Buku kerja – Buku informasi – Buku penilaian – Pensil – Ballpoint – Kertas HVS 8 Membuat Presentasi ADM.PK02.033.01 – Komputer – Laptop – LCD Projector – Whiteboard – Spidol – Speaker – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas HVS – Ballpoint – Penghapus karet – Pensil – Buku tulis – Flash disk 2G 9 Mengelola Kas Kecil ADM.PK02.027.01 – Komputer – Whiteboard – LCD Projector – Printer – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas HVS – Buku tulis – Ballpoint – Tinta printer warna dan hitam – Penggaris – Kuitansi 10 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK02.003.01 – Komputer – LCD projector – Printer – Whiteboard – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Buku Tulis – Ballpoint – Tinta printer warna dan hitam – Spidol – Kertas HVS A4 – Flash disk 11 Mengoperasikan perangkat lunak pengolah kata TIK.OP02.004.01 – Komputer – Printer – LCD Projector – Whiteboard – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Kertas HVS A4 – Kertas cover – Amplop surat – Spidol – Tinta printer warna dan hitam – Ballpoint – Buku Tulis – Kertas Cover – Lakban – Cutter – Penggaris 12 Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK03.002.01 – Komputer – Printer – LCD Projector – Whiteboard – Buku Informasi – Buku Kerja – Buku Penilaian – Ballpoint – Buku Tulis 13 MFD 14 5S V. EVALUASI PROGRAM PELATIHAN KEGIATAN MATERI EVALUASI JAM Evaluasi Program Pelatihan Melakukan evaluasi program latihan, antara lain : – Mengevaluasi program – Mengevaluasi instruktur – Mengevaluasi metoda dan media – Mengevaluasi sarana dan prasarana pelatihan / fasilitas – Mengevaluasi proses pelatihan …………… Lampiran 1 : Daftar Pengajar / Instruktur DAFTAR PENGAJAR/INSTRUKTUR NO. UNIT KOMPETENSI KODE UNIT KOMPETENSI INSTRUKTUR YANG MENGAMPU I. KELOMPOK KOMPETENSI UMUM/ DASAR 1 Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 II. KELOMPOK KOMPETENSI INTI 1 Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK02.007.01 2 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 3 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 4 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 5 Membaca dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.020.01 6 Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan ADM.PK01.004..01 7 Membuat Presentasi ADM.PK02.033.01 8 Mengelola Kas Kecil ADM.PK02.027..01 9 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK02.003.01 10 Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata TIK.OP02.004.01 III. KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS 1 Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK03.002.01 IV. KELOMPOK PENUNJANG NON KOMPETENSI 1 Pembentukan Sikap (MFD) 2 Motivasi Kerja 3 Evaluasi Program 4 5S

tags:

artikel lainnya PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online
Tuesday 19 August 2014 | blog

YAYASAN PENDIDIKAN WARGA SURAKARTA SMA WARGA SURAKARTA UJIAN SEKOLAH ( US ) TAHUN PELAJARAN 2011/2012 KUNCI…

Monday 13 July 2015 | blog

MEMULAI COREL DRAW 11 Untuk mulai bekerja mneggunakan program CorelDraw 11, terlebih dulu memanggil program tersebut.…

Saturday 10 October 2015 | blog

Perubahan Dunia Oleh Salama, COO, Sragen Technopark, 1. Perubahan Era: • Pada awalnya orang hidup di…

Friday 6 February 2015 | blog

Mata Pelajaran Pendidikan Agama Islam Sekolah Dasar Luar Biasa Tunadaksa (SDLB-D) A. Latar Belakang Agama memiliki…