Advertisement
loading...

 

 

Advertisement

 

 

 

 

PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

PENANGANAN SURAT/DOKUMEN KLASTER

(MAIL HANDLING)

 

 

                 KODE PROGRAM PELATIHAN :  K.74.9.0.1.2.35.II.01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan

 


KATA PENGANTAR

 

          Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja.

Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja.

Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia.

Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta.

Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI.

Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK.

 

Jakarta,       Desember 2008

DIREKTUR

STANDARDISASI KOMPETENSI

DAN PROGRAM PELATIHAN

 

 

 

 

Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc

NIP.160044978

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

 

 

  1. Judul/Nama Pelatihan          :    Cluster Mail handling

 

  1. Kode Program Pelatihan       :    K.74.9.0.1.2.35.II.01

 

  1. Jenjang Program Pelatihan   :    Level II

 

  1. Tujuan Pelatihan                 :

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten :

4. 1     Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan baik dalam melakukan penanganan berkas, baik mengirim surat atau menerima surat

4. 2     Menggunakan peralatan kantor yang berhubungan dengan kegiatan penanganan berkas, baik surat surat masuk atau surat keluar.

4. 3     Menangani berkas dengan baik serta melakukan korespondensi dalam lingkungan kantor

4. 4     Melakukan prosedur penanganan surat masuk intern maupun ekstern.

4. 5     Melakukan penanganan surat keluar sampai pada distribusi surat.

4. 6     Menangani surat dalam bahasa inggris dengan baik

 

  1. Unit  Kompetensi yang ditempuh:

5.1       ADM.PK01.003.01       :    Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

5.2       ADM.PK01.006.01       :   Menggunakan peralatan kantor

5.3       ADM.PK02.007.01       :   Melakukan Prosedur Administrasi

5.4       ADM.PK02.008.01       :   Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

5.5       ADM.PK02.009.01       :    Menangani pengiriman Surat/Dokumen

5.6       ADM.PK02.020.01       :    Membaca dalam bahasa Inggris

 

  1. Lama Pelatihan                   :    110Jam Pelatihan (@45 menit)

OJT                                    :     16 Jam

Jumlah                               :   126 Jam

 

  1. Persyaratan Peserta Pelatihan    :

7.1.   Pendidikan                            :    Minimal SLTA

7.2.   Pelatihan/Pengalaman Kerja    :    -

7.3.   Umur/Usia                            :    Minimal 18 Tahun

7.4.   Jenis Kelamin                        :    Pria / wanita

7.5.   Kesehatan                             :    Berbadan sehat dan tidak

7.6.   Test Kemampuan                   :    General Test  dan RPL


KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

 

 

NO

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

JAM PELATIHAN

PENGE-TAHUAN

KETERAM-PILAN

JUMLAH

I.

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM

   

 

1.1       Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

ADM.PK01.003.01

6

18

24

 

1.2       Menggunakan peralatan kantor

ADM.PK.01.006.01

6

18

24

 

Jumlah I

12

36

44

II.

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI  INTI

 

2.1    Melakukan Prosedur Administrasi

ADM.PK02.007.01

12

36

48

 

2.2       Menangani penerimaan surat/ dokumen

ADM.PK.02.008.01

4

8

12

 

2.1       Menangani Pengiriman Surat/ dokumen

ADM.PK02.009.01

4

8

12

 

2.2       Membaca dalam Bahasa Inggris

ADM.PK02.020.01

8

24

32

 

 

 

Jumlah II

28

76

104

III.

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS

 

 

 

Jumlah III

0

0

0

IV.

EVALUASI PROGRAM LATIHAN

 

4.1       Evaluasi pelaksanaan pelatihan

-

2

4

6

 

 

 

Jumlah IV

2

4

6

 

                             Jumlah I s/d IV

 

 

30

80

110

V

PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT)

 

5.1       Melakukan Kegiatan Penanganan berkas

-

2

14

16

 

 

 

Jumlah V

2

14

16

Jumlah I s/d V

32

94

126

 

 

SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

 

  1. I.         KELOMPOK UNIT KOMPETENSI  UMUM

 

1.1.      Unit Kompetensi           :      Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

           Kode Unit                      :      ADM.PK01.003.01

           Durasi Pembelajaran   :       24 jam @ 45 menit

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

  1. Berkomunikasi di Tempat Kerja
1.1  Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi Jenis Komunikasi di tempat kerja

 

Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja

3

9

1.2  Sarana untuk berkomu-nikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Jenis sarana komunikasi

 

 

Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi

 

Memakai sarana yang benar dalam ber-komunikasi
1.3  Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Proses pemberian informasi

 

Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien Menyampaikan infor-masi dengan benar
1.4 Kepekaan akan kebuda-yaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.
  • Kultur Budaya
  • Kultur sosial
Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial Melakukan interaksi deng-an orang yang berbeda kultur dan sosial sesuai dengan perbedaan kultur dan budaya
1.5 Kemampuan mendengarkan dengan aktif dan  bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah. Komunikasi aktif dua arah

 

  • Melakukan komunikasi
  • Mendengarkan secara aktif.

 

Menunjukkan kemampuan untuk memahami dan mendengarkan dengan baik
1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari   solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan. Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan masalah Melakukan usaha pemecah-an konflik atau kesalah pahaman Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan perusahaan

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

  1. Memberikan bantuan kepada Pelanggan
2.1  Kebutuhan  dan tujuan pelanggan, termasuk di dalamnya kebutuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pelayanan diberikan secara tepat.
  • Kebutuhan pelanggan
  • Jenis produk layanan
  • Kualitas pelayanan

 

 

  • Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
  • Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan

 

Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

3

9

2.2.  Semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama.
  • Kualitas pelayanan
  • Kebutuhan potensial layanan

 

Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan

 

Menunjukkan kemampuan memenuhi permintaan pelanggan
2.3  Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan diidentifikasi dan dilakukan bilamana memungkinkan. Pengembangan jasa kepada pelanggan

 

Mempergunakan peluang untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayanan Melakukan pening-katan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan
2.4  Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur perusahaan.
  • Kualitas pelayanan
  • Kebutuhan potensial layan-an

 

 

 

Melakukan prosedur me-nangani keluhan pelanggan

 

Mengatasi keluhan pelang-gan sesuai dengan kebijakan perusahaan

 

   

2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya.

 

Proses penanganan keluhan pelanggan

 

 

Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelang-gan

 

Menunjukkan kemampuan memenuhi permintaan pe-langgan

 

   

Asesmen

Asesmen

Asesmen

 


1.2.    Unit Kompetensi               :      Menggunakan Peralatan Kantor

          Kode Unit                          :      ADM.PK01.006.01

          Durasi Pembelajaran       :      24 Jam @ 45 Menit

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

1.  Memilih Peralatan 1.1    Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan

 

 

 

  • Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami:
    • Peralatan Tangan/manual
    • Paralatan elektrik
    • Jenis dan Macam Peralatan serta operasional kerjanya
Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan

 

 

Memeriksa dan  Meng-amati ketidaksesuaian peralatan

 

2

3

1.2    Jumlah Peralatan yang  dibutuhkan, dipilih dan  dipertimbangkan sesuai kebutuhan. Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan. Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan

 

Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan sesuai kebutuhan
2.  Mengoperasi-kan Peralatan 2.1    Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan

 

Cara penggunaan peralatan yang benar sesuai dengan fungsinya

 

Mengoperasikan peralatan kantor yang digunakan sesuai kebutuhan

 

Mengoperasikan peralatan kantor yang digunakan menurut Buku manual / SOP

2

5

2.2    Ketidaksesuaian di-identifikasi secara tepat dan benar

 

Penanganan Ketidaksesuaian kerja Peralatan

 

Melakukan identifikasi terhadap ketidaksesuaian peralatan Melakukan identifikasi terhadap ketidak-sesuaian peralatan dengan benar dan tepat
3. Memelihara

Peralatan

 

 

 

 

 

 

 

3.1  Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan

 

Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual Pemeliharaan peralatan dengan menghoperasikan peralatan sesuai prosedur

 

Mentaati rambu-rambu pengguna-an peralatan pada saat menggunakan

2

4

3.2  Pencatatan pemelihara-an dilakukan sesuai intruksi

 

Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya
3.3  Peralatan dan sarana di simpan sesuai instruksi penggunaan

Pengetahuan cara menyimpan sarana menurut SOP

 

Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan per-alatan

 

3.4  Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tinakan Cara-cara  memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan keruraskan yang berat diserahkan kepada ahlinya Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan

 

 

 

Asesmen

Asesmen

Asesmen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


  1. II.           KELOMPOK UNIT KOMPETENSI  INTI

2.3.    Unit Kompetensi            :        Melakukan Prosedur Administrasi

         Kode Unit                       :        ADM.PK.02.007.01

             Durasi Pembelajaran    :        48 Jam @ 45 Menit

 

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

  1.1    Dokumen diproses sesuai dengan prosedur perusahaan dengan batas waktu. Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusa-haan Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan

2

5

1. Proses dokumen-dokumen kantor
1.2    Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses dokumen Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dokumen dengan benar.

 

Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar sesuai prosedur perusahaan
1.3   Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan Prosedur penanganan kerusak-an pada peralatan kantor Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusak-an peralatan kantor Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor sesuai prosedur perusahaan
2.  Dasar surat – menyurat 2.1   Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur   perusahaan Macam-macam jenis surat dan format surat Membuat surat dengan format yang sesuai

 

Membuat surat dengan aturan yang ditentukan perusahaan

 

4

14

2.2   Kalimat / kata-kata  ditulis secara tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa yang singkat dan jelas Teknik penulisan kalimat/kata-kata pada surat

 

 

 

Membuat surat dengan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas

 

 

Penggunaan kalimat /kata-kata tepat dan benar

 

 

  2.3   Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar

 

 

Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar Mengidentifikasi peng-gunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan    
2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim.

 

Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim
  1. Mengurus / menjaga sistem dokumen
3.1.     Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

 

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusaha-an Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan

2

5

3.2.     Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks

 

Melakukan modifikasi referensi dan sistem

 

Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan

 

   

Asesmen

Asesmen

Asesmen

 

 

 

 

 

 

 


2.2.      Unit Kompetensi         :           Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

         Kode Unit                          :      ADM.PK02.008.01

          Durasi Pembelajaran       :      12 Jam @ 45 Menit

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

01 Mengidentifi-kasi surat/ dokumen yang diterima

 

1.1  Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan Pengetahuan  cara meng-identifikasi surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan

 

Melakukan pengidentifikasian surat/dokumen yang diterima

 

Melakukan pengidentif-ikasian surat/ dokumen yang diterima

1

3

1.2  Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya Prosedur penerimaan surat/ dokumen

 

Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/dokumen

 

Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya
1.3  Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi

 

Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

 

Melakukan pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP
1.4  Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan. Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

 

Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama

 

Pengidentifikasi keakurat-an surat elektronik sesuai prosedur perusahaan
02  Memproses pencatatan surat/ dokumen masuk

 

2.1   Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan Prosedur penerimaan surat/ dokumen

 

Melakukan pencatatan surat/ dokumen yang diterima Melakukan pencatatan surat/ dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

2

3

2.2   Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan Proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

 

 

Melakukan proses pencatat-an dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan
2.3   Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui.

 

Prosedur penerimaan surat/ dokumen yang ditujukan kepada karyawan lainnya

 

Melakukan distribusi surat/ dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya

 

Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya
03  Mendistribusi-kan surat/ dokumen masuk 3.1   Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

 

Melakukan proses pen-distribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera

1

2

3.2   Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/dokumen

 

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur
3.3   Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlu-kan. Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen

Melakukan pembuatan salinan Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan
   

Asesmen

Asesmen

Asesmen

 

 

2.3.   Unit Kompetensi               :           Menangani Pengiriman Surat/Dokumen

                                       Kode Unit                                :           ADM.PK02.009.01

          Durasi Pembelajaran       :           18 Jam @ 45 Menit

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

01  Mengidentifi-kasi surat / dokumen untuk dikirim

 

1.1   Surat/dokumen yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur perusahaan Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim

 

Melakukan proses peng-identifikasian surat/  dokumen yang akan dikirim

 

Proses pengidentifikasian surat/  dokumen yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP

1

2

1.2   Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya Proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Melakukan proses penyelek-sian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya
1.3   Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan
1.4   Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa ke-akuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur perusahaan. Prosedur pengiriman surat melalui elektronik

 

 

 

 

Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
02  Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 2.1   Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan Prosedur pengiriman surat/ dokumen

 

Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/ dokumen yang akan dikirim

 

 

Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan

 

1

3

 

 

2.2   Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

 

 

Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

 

 

Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

03  Mendistribusi-kan surat/ dokumen 3.1   Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

 

Melakukan proses pen-distribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera

1

2

3.2   Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/dokumen

 

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur
3.3   Salinan surat/ dokumen dibuat Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen

Melakukan pembuatan salinan Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan
04  Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1   Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama

 

 

Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan

1

2

4.2   Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

 

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

 

Melakukan proses pe-nyeleksian pilihan peng-iriman dengan benar dan hati-hati untuk men-dapatkan yang terbaik Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan
  4.3   Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik

 

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

 

Melakukan proses penye-leksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan

4.4   Pengambilan surat – surat penting dikelola dan ditindaklanjuti.

 

Prosedur pengelolaan surat-surat  penting untuk ditindaklanjuti

 

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat -surat penting sesuai prosedur perusahaan
05  Mengelola dan Mengirim      e-mail 5.1   Daftar distribusi disiap-kan sesuai prosedur perusahaan Proses pendistribusian surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur

2

3

5.2   Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan proses pemerik-saan keakuratan dan me-nyiapkan lampiran yang diperlukan Melakukan proses peme-riksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan
5.3   Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektro-nik yang akan dikirim

 

Pencatatan dan penyim-panan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur perusahaan
   

Asesmen

Asesmen

Asesmen


2.3    Unit Kompetensi               :           Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasar

         Kode Unit                          :           ADM.PK02.020.01

          Durasi Pembelajaran       :           32 Jam @ 45 Menit

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI  PELATIHAN

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Pengetahuan

Keterampilan

1.  Mengenali tanda- tanda umum yang biasa digunakan pada industri 1.1   Arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna

nya.

Pengertian dan pemahaman serta penafsiran makna dari tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris. Memilih tanda baca untuk digunakan sesuai kebutuhan  dengan benar sesuai kebutuhan

 

Tanda baca dipilih dan digunakan secara benar dan tepat

 

2

6

2.   Membaca dokumen kerja sederhana

 

 

 

 

 

 

2.1   Maksud dan isi dokumen diidentifikasi

 

Cara mengidentifikasi isi dokumen

 

Melakukan identifikasi Isi dokumen secara benar dan tepat Isi dokumen diidentifikasi secara benar dan tepat sesuai SOP

2

7

2.2   Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang   diidentifikasi dari dokumen Cara menanggapi maksud dari isi dokumen yang diidentifikasi dengan benar. Tanggapan maksud dari isi dokumen benar dan tepat
  • Kebenaran tanggapan isi dokumen dengan tepat
  • Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat
2.3.  Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mencari bantuan yang diperlukan secara tepat Melakukan pencarian Bantuan yang diperlukan Bantuan yang diperlukan dicari sesuai SOP
3.  Membaca teks instruksional sederhana 3.1   Tujuan dan inti teks diidentifikasi

3.2   Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan

3.3   Bantuan dicari apabila diperlukan

  • Cara mengidentifikasi tujuan dan inti teks
  • Cara menanggapi maksud dan teks yang dibutuhkan
  • Cara mencari bantuan
  • Tujuan dan inti teks diidentifikasi secara benar
  • Tanggapan terhadap maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan
  • Bantuan dicari sesuai kebutuhan
  • Teks instruksional dibaca dengan benar
  • Pemberian tanggapan sesuai kebutuhan
  • Bantuan dicari bila diperlukan

2

7

4.  Membaca diagram sederhana 4.1   Maksud dan inti diagram/simbol sebagai sarana komunikasi diidentifikasi Cara mengidentifikasi maksud dan inti diagram atau simbol sebagai sarana komunikasi Maksud dan inti diagram teridentifikasi

 

Simbol sebagai sarana komunikasi digunakan dengan tepat

2

4

4.2   Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan

 

Memberikan tanggapan sesuai dengan maksud

 

4.3   Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mencari bantuan Mencari bantuan sesuai keperluan Mencari bantuan kepada pihak yang tepat
   

Asesmen

Asesmen

Asesmen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


V.     PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT)

 

3.1.    Unit Kompetensi        :   Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

         Kode Unit                   :   ADM.PK.01.003.01

 

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

  1. Berkomunikasi ditempat kerja
  2. memberikan bantuan kepada pelanggan
  3. Bekerja dalam satu tim
  • Memberikan pelayanan dalam menangani surat masuk atau surat keluar
  • Memberikan bantuan pada pihak yang mnembutuhkan penanganan surat masuk dan surat keluar
  • Melakukan bekerjasama dalam satu tim dalam menangani berkas

 

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

 

 

3.2.    Unit Kompetensi        :   Menggunakan Peralatan kantor

         Kode Unit                   :   ADM.PK.01.006.01

 

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

 

 

  1. Memilih peralatan,
  2. Mengoperasikan peralatan
  3. Memelihara peralatan
¨             Menggunakan peralatan kantor yang yang berhubungan dengan penanganan berkas

¨             Melakukan pemeliharaan peralatan yang telah digunakan

 

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

 

 

2.4.    Unit Kompetensi        :   Melakukan Prosedur Administrasi

Kode Unit                   :   ADM.PK.02.007.01

 

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

 

 

  1. Proses dokumen-dokumen kantor
  2. dasar Surat menyurat
  3. mengurus/menjaga sistem dokumen
  • Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor
  • Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat
  • Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan

 

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

 

 

 

 

2.5.Unit Kompetensi           :   Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

         Kode Unit                   :   ADM.PK.02.008.01

 

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

 

 

  1. Meng-identifikasi surat/Dokumen yang diterima
  2. Memproses pencatatan surat/ dokumen yang masuk
  3. Mendistribusikan surat/dokumen masuk
 

¨             Melakukan proses penerimaan surat/dokumen berdasarkan prosedur perusahaan

¨             Melakukan pencatatan surat/dokumen masuk ke dalam buku agenda surat masuk

¨             Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian yang ditruju.

 

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

 

 

 

3.5.   Unit Kompetensi        :   Menangani Pengiriman Surat/Dokumen

         Kode Unit                   :   ADM.PK.02.009.01

 

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

 

 

  1. Meng-identifikasi surat/dokumen untuk dikirim
  2. Memproses pencatatan surat/dokumen untuk dikirim
  3. Mendistribusikan surat/dokumen masuk
  4. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama
  5. Mengelola dan mengirim email

 

  • Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan
  • Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar
  • Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur perusahaan
  • Mengelola surat penting dengan prosedur khusus
  • Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama
  • Mengelola email dan mengirim email sesuai prosedur perusahan

 

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.6.   Unit Kompetensi        :   Membaca Dalam Bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar

         Kode Unit                   :   ADM.PK.02.020.01

 

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

 

 

  1.            Mengenali tanda tanda umum yang biasa digunakan pada industri
  2.            Membaca dokumen kerja sederhana
  3.            Membaca teks intruksional sederhana
  4.            Membaca diagram sederhana
 

¨             Membaca dan melihat tanda tanda surat atau dokumen yang dikelola dalam bahasa inggris dengan baik.

 

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

 

   

 

 

DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN

 

  1. 1.    Judul/Nama Pelatihan              :     Klaster Penanganan Surat/Dokumen

 

  1. 2.    Kode Program Pelatihan           :     K.74.9.0.1.2.31.II.01

 

NO

UNIT

KOMPETENSI

KODE UNIT

DAFTAR PERALATAN

DAFTAR BAHAN

KETERANGAN

Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

ADM.PK.01.003.01

-       Ruang kerja

-       Telepon

 

- Slip telepon

- Memo

 

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

 

Menggunakan peralatan kantor

ADM.PK.01.006.01

-  Komputer

-  Perforator

-  Stapler

-  Printer

-  Scanner

-  Filing cabinet

-  Ordner

-  Stempel

-  Pembuka surat

-  Alat tulis

-  Kertas

 

 

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

 

 

 

 

Melakukan Prosedur Administrasi

ADM.PK.02.007.01

-  Komputer

-  Printer

-  Scanner

-  ordner

-  Kertas

-  Amplop

-  Kertas berkop

-  Buku agenda surat

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta
Menangani Penerimaan Surat/dokumen

ADM.PK.02.008.01

-       Pembuka surat

-       Stapler

-       Stempel tanggal

-       Baki surat

-       Rak surat

-     Disposisi

-     Kertas

-     Kartu kencdali

-     Kertas ber-lem

-     Map – map

-     Buku agenda surat

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

 

 

Menangani Pengiriman Surat/dokumen

ADM.PK.02.009.01

-       Komputer

-       Printer

-       Stempel perusahaan

-       Photocopy

-       Ordner

-   amplop

-   kertas berkop

-   kertas

-   buku ekspedisi

-   Tanda terima

- prangko

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

 

Membaca dalam bahasa Inggris Tingkat opersional dasar

ADM.PK.02.020.01

-       Kamus -  Suratsurat inggris

 

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

 

 

 

 


RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA

 

Judul/Nama Pelatihan                      :     Cluster Mail Handling

Nama Peserta Pelatihan                  :     ……………………………………………..,,

Nama Lembaga/Perusahaan            :     ……………………………………………….

Kegiatan di Tempat Kerja                :     ………………………………………………..

 

NO

HARI/

TANGGAL

AREA

KERJA

UNIT/ ELEMEN KOMPETENSI

KEGIATAN

JAM

HASIL

PEMBIMBING

1.

 

2.

 

3.

       

……………………., …. ………………….. …..

Pimpinan ……………..

…………………………………..

Testimoni

Advertisement
  1. Toko Kain Batik Cap Terbaik di Solo
  2. Toko Baju Batik Terbaik di Solo
  3. Aneka Kain Batik dengan Harga Murah
  4. Baju Batik Sarimbit Terbaik
  5. Dapatkan Kain Batik Berkualitas dengan Diskon 25%
  6. Aneka Baju Batik Seragam Kantor
  7. Pembuatan Seragam Batik Berlogo
slideseragambatik
Filed under : blog, tags: