Menu
Pasang iklan SEO disini Murah, 300.000/6 Bulan dan dapatkan Trafik setiap harinya

Merumuskan Permasalahan Pelatihan Dalam Suatu Organisasi PLK.MP01.002.01

Jun
22
2015
by : Bupeko. Posted in : blog

 

MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SUB BIDANG METODOLOGI PELATIHAN KERJA

 

 

MERUMUSKAN PERMASALAHAN PELATIHAN DALAM SUATU ORGANISASI

PLK.MP01.002.01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BUKU INFORMASI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan

 


DAFTAR ISI

 

 

KATA PENGANTAR —————————————————————————   1

DAFTAR ISI ———————————————————————————–   2

BAB I    STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI) DAN SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK) —————————————————————-   3

  1. Standar Kompetensi Kerja Nasional (SKKNI) ——————————-   3
  2. Unit Kompetensi Prasyarat —————————————————-   6
  3. Silabus Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) ——————————-   7

BAB II   MERUMUSKAN PERMASALAHAN PELATIHAN DALAM SUATU ORGANISASI 10

  1. Latar Belakang ——————————————————————  10
  2. Tujuan —————————————————————————  10
  3. Ruang Lingkup ——————————————————————  11
  4. Pengertian Istilah ————————————————————–  11
  5. Diagram Alir Unjuk Kerja Pencapaian Kompetensi ————————-  14
  6. Materi Pelatihan Merumuskan Permasalahan Pelatihan Dalam Suatu Organisasi        14
    1. Mengidentifikasi permasalahan organisasi——————————-

a. Mengumpulkan data permasalahan Kebutuhan Pelatihan———–

1). Kebutuhan pelatihan

2). Macam-macam kebutuhan pelatihan

3). Analisis kebutuhan pelatihan

4). Survey Kebutuhan pelatihan

5). Dasar-dasar statistik

b. Mengidentifikasi dan menentukan jenis permasalahan  ————

1). Kebutuhan pelatihan tingkat organisasi

2). Kebutuhan pelatihan tingkat Jabatan

3). Kebutuhan pelatihan tingkat Individu pegawai

  1. Menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi——————

a. Menganalisis kebutuhan pelatihan sesuai dengan permasalahan

b. Menentukan kebutuhan pelatihan sesuai dengan sumber daya yang  tersedia.

  1. Pelaporan ——————————————————————-  41

BAB III SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI —–

  1. Sumber-sumber Perpustakaan ————————————————

1. Daftar Pustaka —————————————————————  43

2. Buku Referensi —————————————————————

  1. Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan ——————————————
    1. Daftar Peralatan/Mesin—————————————————
    2. Daftar Bahan—————————————————————

 

 

 

 

 

 

 


BAB I

STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI)

DAN SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK)

 

  1. A.       STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI)

 

KODE UNIT         :    PLK.MP01.002.01

JUDUL UNIT        :    Merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi

DESKRIPSI UNIT  :    Unit ini merupakan kompetensi yang berhubungan dengan pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja dalam merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi.

Persyaratan pendahuluan: -

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

1. Mengidentifikasi permasalahan organisasi yang mendorong munculnya kebutuhan pelatihan. 

1.1.  Data dan informasi tentang permasalahan organisasi diperoleh  dari sumber yang sahih.

1.2.  Data dan informasi dianalisis untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan.

2. Menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi 2.1.  Data kebutuhan pelatihan organisasi  dianalisis sesuai dengan  jenis permasalahan yang telah ditentukan.

2.2.  Kebutuhan pelatihan organisasi ditentukan  sesuai dengan analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

 

BATASAN VARIABEL

  1. Konteks variabel:

Unit ini berlaku untuk mengidentifikasi permasalahan organisasi yang mendorong munculnya kebutuhan pelatihan dan menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi yang digunakan untuk merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi pada metodologi pelatihan.

  1. Perlengkapan untuk merumuskan  permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi mencakup:

2.1.    Kebijakan organisasi

2.2.    Data Sumber Daya Pelatihan dalam suatu organisasi

2.3.    Buku referensi/literatur.

2.4.    Alat tulis kantor.

  1. Tugas pekerjaan untuk merumuskan  permasalahan pelatihan di organisasi sebagai bagian dari program pelatihan meliputi :

3.1.    Menganalisis data dan informasi untuk menentukan jenis-jenis permasalahan dalam suatu organisasi yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan

3.2.    Menganalisis data kebutuhan pelatihan organisasi  sesuai dengan  jenis permasalahan yang telah ditentukan.

3.3.    Menganalisis kebutuhan pelatihan organisasi ditentukan  sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

  1. Peraturan untuk merumuskan  permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi sebagai bagian dari program pelatihan adalah :

4.1 Tidak ada

 

 

PANDUAN PENILAIAN

 

  1. Penjelasan prosedur penilaian :

Alat, bahan, dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait :

1.1   PLK.MP01.001.01 Merumuskan  permasalahan pelatihan di daerah.

  1. Kondisi Penilaian :

2.1.    Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan mengidentifikasi permasalahan dalam suatu organisasi yang mendorong munculnya kebutuhan pelatihan dan menetapkan kebutuhan pelatihan dalam suatu organisasi, yang digunakan merumuskan  permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi sebagai bagian dari program pelatihan.

2.2.    Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktik.

2.3.    Penilaian dapat dilaksanakan secara : simulasi di workshop dan/atau di tempat kerja.

  1. Pengetahuan yang dibutuhkan :

Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut:

3.1.    Data dan informasi tentang permasalahan organisasi dari sumber yang sahih

3.2.    Teknik survei/metodologi riset

3.3.    Statistik Terapan

3.4.    Training Needs Assessment

3.5.    Target population Analysis

3.6.    Signalling System

  1. Keterampilan yang dibutuhkan :

Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut:

4.1.    Menganalisis data dan informasi untuk menentukan jenis-jenis permasalahan dalam suatu organisasi yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan.

4.2.    Menganalisis data kebutuhan pelatihan dalam suatu organisasi sesuai dengan  jenis permasalahan yang telah ditentukan.

4.3.    Menganalisis kebutuhan pelatihan dalam suatu organisasi ditentukan  sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

  1. Aspek Kritis :

Aspek kritis  yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut:

5.1.    Perbedaan persepsi dalam menerjemahkan kebijakan organisasi

5.2. Kompetensi SDM yang variatif.

5.3.    Keterbatasan data mengenai sumber daya pelatihan dalam suatu organisasi.

 

 

KOMPETENSI KUNCI

 

No

Kompetensi Kunci dalam Unit ini

Tingkat

1

Mengumpulkan, menganalisa dan mengorganisasikan informasi

2

2

Mengkomunikasikan informasi dan ide-ide

1

3

Merencanakan dan mengorganisasikan kegiatan

2

4

Bekerjasama dengan orang lain dan kelompok

2

5

Menggunakan gagasan secara matematis dan teknis

2

6

Memecahkan masalah

3

7

Menggunakan teknologi

2

 

 

  1. B.   UNIT KOMPETENSI PRASYARAT

Sebelum mengikuti pelatihan unit kompetensi Merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi ini peserta harus sudah kompeten untuk unit kompetensi sebagai berikut:

- Tidak ada.

 

 

 

 

 

  1. C.   SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK)

Judul Unit Kompetensi             :    Merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi

Kode Unit Kompetensi             :    PLK.MP01.002.01

Deskripsi Unit Kompetensi        :   Unit ini merupakan kompetensi yang berhubungan dengan pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja dalam merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi.

 

Perkiraan Waktu Pelatihan        :    16Jp @ 45 Menit

Tabel Silabus Unit Kompetensi  :

 

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA

UNJUK KERJA

INDIKATOR

UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN

PERKIRAAN

WAKTU PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap

Penge-tahuan

Kete-rampilan

  1. Mengidentifikasi permasalahan organisasi yang mendorong munculnya kebutuhan pelatihan
1.1  Data dan informasi tentang permasalahan organisasi diperoleh  dari sumber yang sahih

 

– Dapat menjelaskan melalui gambar skema tentang Proses Peren-canaan Pelatihan

– Dapat menjelaskan identifikasi kebutuhan pelatihan

– Dapat menjelaskan teknik survei

 

–Skema Proses Perencanaan Pelatihan

–Identifikasi Keb.Pelatihan

–Teknologi survei

–Statistik terapan

–Masalah kesenjangan kinerja

–Macam-macam kebutuhan peningkatan SDM

–Sumber yang sahih

 

– Menghimpun data dan informasi yang berkaitan dengan masalah kesenjangan kinerja

 

– Cermat

– Teliti

– Proaktif

 

5

11

    – Dapat menyebutkan dan menjelaskan kesenjang-an kinerja

– Dapat menyebutkan dan menjelaskan kebutuhan peningkatan SDM

– Dapat menyebutkan sumber yang sahih dalam organisasi berkenaan dengan pengembangan SDM

– Mampu menghimpun data/informasi yang berkaitan dengan masalah kesenjangan kinerja

– Harus bersikap cermat, teliti, dan proaktif

     

  1.2  Data dan informasi dianalisis untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui penyelenggara-an pelatihan

 

– Dapat menyebutkan dan menjelaskan pedoman menganalisis untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui pelatihan

– Mampu menganalisis untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui pelatihan

– Harus bersikap cermat, teliti, dan taat asas

– Pedoman menganalisis untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui pelatihan:

-   Penggunaan check-list

-   Tabel inventarisasi masalah

 

– Menganalisis untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui pelatihan – Cermat

– Teliti

 

  1. Menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi
2.1  Data kebutuhan pelatihan orga-nisasi  dianalisis sesuai dengan  jenis permasalahan yang telah ditentukan

 

 

 

 

2.2  Kebutuhan pelatihan organisasi ditentukan  sesuai dengan analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia

– Dapat menjelaskan analisis kebutuhan pelatihan

– Dapat menyatakan apa yang dimaksud dengan analisis target populasi

– Mampu menganalisis data kebutuhan pelatihan organisasi sesuai dengan permasalahan yang telah ditentukan

– Harus bersikap cermat dan teliti

 

– Dapat menyebutkan dan menjelaskan pedoman menentukan kebutuhan pelatihan organisasi

– Dapat menyebutkan dan menjelaskan macam-macam sumber daya yang tersedia

– Mampu menetapkan kebutuhan pelatihan berdasar-kan hasil analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia

– Harus teguh prinsip

–Analisis kebutuhan pelatihan

– Pengenalan Analisis target populasi

 

 

 

 

 

 

 

 

– Pedoman menentukan kebutuhan pelatihan organisasi

– Sumber daya pelatihan

 

– Menganalisis data kebutuhan pelatihan organisasi sesuai dengan permasalahan yang telah ditentukan

 

 

 

 

 

 

 

– Menetapkan kebutuhan pelatihan berdasar-kan hasil analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia

– Cermat

– Teliti

 

 

 

 

 

 

 

 

– Teguh prinsip

3

7

 

 

BAB II

MERUMUSKAN PERMASALAH PELATIHAN DALAM SUATU ORGANISASI

 

 

  1. A.      Latar Belakang

Permasalahan  pelatihan  bermula  pada  adanya  ketidak  sesuaian
antara sumber daya manusia yang tersedia dengan tuntutan kemampuan
yang  sesuai  untuk  menduduki  suatu  jabatan  kerja,  misalnya  di  suatu
perusahaan  terdapat  jabatan  kerja  Drafter  dengan  kompetensi  yang
diperlukan  adalah  menggambar  teknik  dan  rekayasa  gambar  teknik
menggunakan  komputer,  namun  sumber  daya  manusia  yang  tersedia
dalam    organisasi    tersebut    hanyalah    seseorang    yang    mampu
mengoperasikan komputer atau setara operator aplikasi perkantoran, maka
disinilah terjadi kesenjangan. Contoh lain adalah seorang lulusan Computer
Engineering dari Perguruan tinggi di Jepang, sementara yang dibutuhkan
dalam  suatu  organisasi di Indonesia adalah seorang operator aplikasi keuangan, maka yang terjadi adalah kesenjangan

 

Kebutuhan Pelatihan pada tingkat organisasi/perusahanan merupakan himpunan  data  umum  dari  bagian/bidang/seksi  yang  memerlukan pelatihan  bagi  karyawan,  kebutuhan  tersebut  harus  sesuai  dengan tujuan organisasi. Dalam mencapai tujuan organisasi, kualitas hasil kerja lebih penting dari  pada  kuantitas  hasil  kerja  dan  kualitas  hasil  kerja  sangat dipengaruhi  oleh  tingkat  kompetensi  dan  kualitas  kerja  karyawan bukan kemampuan asal melakukan pekerjaan dan hasil yang jauh dari harapan

 

  1. B.      Tujuan

Adapun tujuan merumuskan permasalahan pelatihan dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:

  1. Untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan
  2. Untuk menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi sesuai dengan analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

 

  1. C.      Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan merumuskan permasalahan pelatihan di dalam organisasi pada unit kompetensi ini meliputi kegiatan . Mengidentifikasi permasalahan organisasi yang mendorong munculnya kebutuhan pelatihan.  yang diperoleh dari mengidentifikasi data organisasi, data potensi organisasi, visi, misi, program dan kegiatan, analisis kebutuhan pelatihan yang menghasilkan kesenjangan kemampuan untuk memenuhi tugas dan fungsi, dan menetapkan kebutuhan pelatihan organisasi tersebut.

 

  1. D.     Pengertian-pengertian
    1. Profesi

Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan.

  1. Standardisasi

Standardisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu.

  1. Pelatihan

Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu di mana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari.

  1. Kompetensi

Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan.

  1. Standar Kompetensi

Standar kompetensi adalah standar yang ditampilkan dalam istilah-istilah hasil serta memiliki format standar yang terdiri atas judul unit, deskripsi unit, elemen.

  1. Menganalisis

Menganalisis adalah menyelidiki dengan menguraikan bagian-bagiannya.

  1. Mengidentifikasi

Mengidentifikasi adalah menentukan atau menetapkan identitas orang, benda, dsb.

  1. Kebutuhan pelatihan

Kebutuhan pelatihan adalah kesenjangan antara kompetensi yang dipersyaratkan oleh suatu jabatan dengan kompetensi yang dimiliki calon peserta pelatihan.

  1. Program Pelatihan

Program pelatihan adalah suatu rumusan tertulis yang memuat secara sistematis tentang pemaketan unit-unit kompetensi sesuai dengan area kompetensi jabatan pada area pekerjaan sebagai acuan dalam penyelenggaraan Pelatihan Berbasis Kompetensi.

  1. Pelatihan Kerja

Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi kompentensi/jabatan/ pekerjaan serta spesifikasi pekerjaan.

  1. Pelatihan Berbasis Kompetensi (yang selanjutnya disebut PBK)

PBK adalah proses pelatihan yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan pelatihan yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja.

  1. Lembaga Pelatihan Kerja (LPK)

Lembaga Pelatihan Kerja yang selanjutnya disebut LPK adalah suatu lembaga pemerintah/swasta/badan hukum atau perorangan untuk tempat diselenggarakannya proses pelatihan kerja bagi peserta pelatihan.

  1. Peserta Pelatihan

Peserta pelatihan adalah angkatan kerja yang telah memenuhi persyaratan teknis dan administrasi untuk mengikuti pelatihan tertentu dengan program pelatihan berbasis kompetensi.

 

 

  1. Instruktur

Instruktur adalah seseorang yang berfungsi sebagai fasilitator, pelatih, pembimbing teknis, supervisor yang bertugas untuk menyampaikan materi pelatihan kepada peserta pelatihan di LPK atau di tempat kerja selama proses pelatihan.

  1. Kualifikasi jabatan

Kualifikasi jabatan adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dipersyaratkan jabatan (job performance requirements) yang diperoleh dari analisis jabatan.

  1. Analisis jabatan

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan fakta, data, dan keterangan pekerjaan, mengolahnya dan menyajikan dalam bentuk gambaran jabatan yang tersusun secara sistematis, akurat, dan jelas.

  1. Present Performance

Present performance atau kompetensi saat ini adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dimiliki tenaga kerja saat ini.

  1. Visi adalah artikulasi dari citra, nilai, dan tujuan yang akan memandu masa depan organisasi.

 

  1. E.      Diagram Alir

 

 

 

  1. F.      MATERI PELATIHAN MERUMUSKAN PERMASALAHAN PELATIHAN DI SUATU ORGANISASI.
    1. Mengidentifikasi Permasalahan pelatihan di suatu organisasi yang Mendorong Munculnya Kebutuhan Pelatihan

 

a. Menghimpun Data dan Informasi tentang Permasalahan di  suatu organisasi.

- Pengetahuan

Sebelum melakukan kegiatan menghimpun data dan informasi tentang permasalahan organisasi, perlu dibahas dulu pengetahuan tentang kebutuhan pelatihan.

1)      Kebutuhan Pelatihan

Seperti telah dijelaskan dalam pengertian istilah bahwa kebutuhan pelatihan adalah kesenjangan antara kompetensi yang dipersyaratkan oleh suatu jabatan dengan kompetensi yang dimiliki calon peserta pelatihan. Gambar di bawah ini akan dapat lebih memperjelas pengertian kebutuhan pelatihan tersebut di atas.

 

Gambar 1

Kebutuhan Pelatihan

 

 

 

       C

 

 

 

 

A

=

 

KOMPETENSI TENAGA KERJA SAAT INI (A)

 

 

 

Jadi : C = A + B

A =Kompetensi tenaga kerja saat ini (present performance). Apabila memungkinkan, untuk mengetahui kompetensi saat ini tersebut dilakukan skill test yang dalam CBT System disebut skill audit

C = Kualifikasi jabatan atau kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dalam memangku jabatan tersebut ( job requirement performance)

B = merupakan selisisih antara kualifikasi jabatan dan kompetensi terkini calon pemangku jabatan tersebut.

2)      Macam-macam kebutuhan pelatihan:

a)    Kebutuhan Pelatihan Tingkat Organisasi

Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi merupakan himpunan data umum yang berkaitan dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini organisasi dapat berupa organisasi perusahaan atau wilayah, baik scope daerah maupun negara. Kebutuhan pelatihan pada tingkat ini disebut kebutuhan  secara makro.

b)   Kebutuhan Pelatihan Tingkat Jabatan

Kebutuhan pelatihan pada tingkat jabatan merupakan kesenjangan seseorang pemangku jabatan terhadap kualifikasi jabatan yang disyaratkan. Kebutuhan pelatihan pada tingkat ini disebut kebutuhan pelatihan secara mikro.

c)    Kebutuhan Pelatihan Tingkat Individu

Kebutuhan pelatihan pada tingkat individu adalah penentuan siapa individu/orang yang membutuhkan pelatihan apa berdasarkan usulan kebutuhan latihan individu tersebut.

Berdasarkan pengertian kebutuhan pelatihan dan macam-macam kebutuhan pelatihan tersebut di atas, di bawah ini digambarkan secara visual apa yang dimaksudkan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi, seperti pada Gambar 2.

 

Gambar 2

Kebutuhan Pelatihan Pada Tingkat Organisasi

 

 

 

3)      Analisis Kebutuhan Pelatihan di Suatu Organisasi

Untuk mengetahui kebutuhan pelatihan di suatu Organisasi maka dilakukan survey untuk memperoleh data dari sumber yang sahih. Yang dimaksud dengan sumber yang sahih di sini adalah pihak-pihak terkait berkenaan dengan kesenjangan kemampuan tenaga kerja terhadap kualifikasi persyaratan jabatan/ pekerjaan di semua tingkatan/ bagian dari suatu organisasi.

 

Gambar 3

Analisis Kebutuhan Pelatihan di suatu Organisasi

 

Untuk menentukan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi dipengaruhi oleh faktor-faktor:

  • Tantangan organisasi
  • Kebijaksanaan organisasi
  • Kondisi karyawan/ pegawai
  • Kebijaksanaan pelatihan.

4)      Survey Kebutuhan Pelatihan

Agar survey dapat dilakukan dengan tepat dan benar, maka perlu dipelajari dulu tentang teknik survey dan dasar statistik.

Yang dimaksudkan dengan teknik survey kebutuhan pelatihan  adalah tata cara atau suatu kegiatan untuk mendapatkan data guna mengetahui berapa jumlah populasi yang ada disesuaikan dengan data jabatan yang harus dipenuhi melalui pelatihan. Survei kebutuhan pelatihan dimaksudkan untuk menyusun program pelatihan yang sesuai dengan pemenuhan kualifikasi jabatan.

5)      Tujuan Survey

Adapun tujuan dilakukan survei ini adalah untuk menyusun rencana pelatihan yang menyangkut:

a)   jenis pelatihan

b)   lama pelatihan

c)   peralatan yang dibutuhkan

d)   jadwal penyelenggaraan pelatihan

e)   kebutuhan tenaga teknis pelatihan

f)    pengembangan pelatihan pada masa mendatang.

6)      Petugas Survey

Untuk melakukan survey diperlukan petugas survey yang harus memiliki kemampuan teknik pengolahan data dengan menggunakan dasar-dasar statistik, teknik wawancara, di samping pengetahuan tentang substansial materi survei/wawancara. Waktu survey guna memperoleh data yang dibutuhkan tentunya salah satunya dilakukan dengan cara wawancara.

a)      Wawancara

Adapun pedoman melakukan wawancara, yaitu:

(1)       Kenalkan diri anda sebelumnya kepada responden dan jelaskan maksud dan tujuan kunjungan anda;

(2)       Yakinkan responden bahwa informasi yang diberikan akan bersifat konfiderasi, yang diambil hanya angka dan bukan nama;

(3)       Laksanakan wawancara secara biasa dan jangan diperlihatkan tanda setuju atau tidak setuju dengan jawaban yang diberikan responden;

(4)       Ajukan semua pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner/ pedoman wawancara dan jangan mengajukan pertanyaan yang tidak ada kaitan dengan responden;

(5)       Usahakan agar  wawancara dapat terlaksana dalam waktu yang singkat dan jawaban yang lengkap dengan suasana yang akrab serta usahakan adanya kemungkinan untuk pertemuan lanjutan;

(6)       Ajukan semua pertanyaan dengan cermat agar responden memahami kata/istilah yang digunakan sehingga maksud pertanyaan dapat diterima sesuai dengan yang dimaksudkan.

b)     Persiapan Wawancara

Sebelum dilakukannya survey tentunya perlu persiapan, yaitu:

(1)       Hubungi responden 1 atau 2 hari sebelumnya agar siap;

(2)       Siapkan alat bantu survei/wawancara, a.l. lembar isian/kuesi-ner, check-list, pedoman wawancara, dll.;

(3)       Pahami maksud dan tujuan wawancara, yaitu:

(a)  memperoleh informasi yang dapat digunakan untuk menyusun perencanaan kebutuhan pelatihan;

(b) mengidentifikasi keadaan kebutuhan pelatihan;

(c)  mengidentifikasi keadaan penyediaan fasilitas pelatihan.

Selanjutnya data yang diperoleh dari hasil survey diolah melalui kegiatan analisis data. Untuk ini diperlukan kemampuan ilmu statistik. Berikut ini disampaikan dasar-dasar statistik sebagai bekal mengolah data tersebut.

7)      Dasar-dasar Statistik

Statistik adalah suatu pengetahuan tentang pengumpulan,       penganalisaan, penyajian, dan penginterpretasian data berbentuk angka atau grafik dilakukan secara logis dan sistematis.

a)      Data

Data adalah pernyataan fakta yang merupakan hasil dari penelitian. Data yang sudah diolah disebut informasi.

(1)    Macam-macam Data

Ada beberapa macam data, yaitu:

(a)  data primer dan data sekunder

(b) data intern dan data ekstern

(c)  data diskrit dan data kontinu

(d) data kuantitatif dan data kualitatif.

Data primer adalah data yang sudah tersedia atau sudah dimiliki, sedangkan data sekunder adalah data tambahan.

Data intern adalah data yang diperoleh dari aktivitasnya sendiri, sedangkan data ekstern adalah data yang diperoleh di luar aktivitasnya sendiri, misalnya dari Biro Statistik.

Data diskrit adalah data yang diperoleh dari hasil menghitung, misalnya jumlah penduduk satu kecamatan, sedangkan data kontinu adalah data yang diperoleh dari hasil mengukur, misalnya luas wilayah satu kecamatan.

Data kuantitatif adalah data dalam bentuk bilangan, sedangkan data kualitatif adalah data non-bilangan yang mengandung karakteristik tertentu, misalnya bagus, jelek, dsb. Sampling adalah data yang diperoleh dari sebagian populasi sehingga data tersebut dapat dipakai untuk menyimpulkan suatu populasi dan selanjutnya merupakan representatif dari populasi. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 4

HUBUNGAN FAKTA, DATA, DAN INFORMASI

 

Gambar 5

POPULASI DAN SAMPEL

Berdasarkan gambar tersebut di atas terdapat dua fase kegiatan statistik, yaitu fase statistik deskriptif yang merupakan fase kegiatan pengambilan sampel yang dilanjutkan dengan kegiatan pengolahan dan analisis, sedangkan fase yang berikutnya sampai pengambilan kesimpulan disebut fase statistik induktif.

b)      Metoda Statistik

Ada empat metoda pokok statistik:

(1)       Pengumpulan Data, a.l. melalui observasi, wawancara, kuesioner, media cetak, media elektronik, data yang tersimpan sebelumnya;

(2)       Analisis Data, yaitu menguraikan ke dalam bermacam-macam komponen, penguraiannya harus logis dan bermanfaat;

(3)       Penyajian Data, penyajian data dalam bentuk a.l. tabulasi, grafik, diagram batang, dan pie sehingga mudah untuk diinterpretasikan.

(4)       Interpretasi Data, yaitu memberikan dan mendapatkan arti data dalam hubungannya antara satu dengan yang lainnya.

c)       Penyajian Data

Data yang sudah diolah dan dianalisis akan dimengerti oleh orang lain kalau disajikan dalam bentuk visual. Ada dua kelompok penyajian data:

(1)       Kelompok tabel/daftar, yang dibagi menjadi tiga golongan, yaitu:

(a)    Tabel baris-kolom, berupa baris horizontal dan vertikal

(b)    Tabel kontingensi, untuk menyatakan kondisi manusia

(c)     Tabel distribusi frekuensi, penyederhaaan tabel.

(2)       Kelompok grafik/diagram, yang dibagi menjadi enam golongan, yaitu:

(a)    Diagram batang

(b)    Diagram garis

(c)     Diagram lambang

(d)    Diagram llingkaran/pastel

(e)    Diagram peta/kartogram

(f)     Diagram titik/pencar.

Komponen-komponen tabel, yaitu:

  • Judul tabel
  • Nama kolom
  • Catatan kaki
  • Indikasi sumber.

Keempat komponen tersebut dijelaskan dalam contoh tabel berikut supaya lebih jelas lagi.

………………………….. (Judul Tabel)

1

2

3

……………..*    
     
     

 

Sumber: …………….

Keterangan nama komponen:

1, 2, 3    =  nama kolom                        Baris horizontal = sumbu X

……..*    =   catatan kaki                        Baris vertikal    = sumbu Y

Sumber: ………….. = indikasi sumber

Bentuk-bentuk tabel sesuai dengan golongannya dapat digambarkan sebagai berikut:

Tabel Baris Kolom

(misalnya hasil produksi suatu pabrik)

NAMA BARANG

2007

2008

JUMLAH

HARGA

JUMLAH

HARGA

A

B

C

Tabel Kontingensi

(misalnya untuk jumlah penduduk)

JENIS KELAMIN

CIANJUR

GARUT

TASIK

CIAMIS

 Laki-laki

 Perempuan

 Jumlah

Tabel Distribusi Frekuensi

(misalnya hasil pengukuran tinggi badan)

TINGGI BADAN

FREKUENSI

156 – 159,5

120

160 – 163.5

297

164 – 167,5

312

Bentuk-bentuk diagram/grafik dapat digambarkan sebagai berikut:

Diagram Batang

Diagram Garis

 

 

 

Diagram Lambang

Diagram Pastel

 

 

 

 

 

 

 

 

Setelah mengetahui mengenai teknik survey dan dasar tatistik maka dilanjutkan dengan pengumpulan data dari sumber yang sahih, yaitu sumber yang relevan dan dapat dipercaya untuk dimintai data yang sahih pula. Dalam hal data suatu organisasi adalah menyangkut data hasil kerja,rencana kerja/ order/tugas bulanan tahunan, catatan kegagalan/ reject, rework, keluhan pelanggan. Juga informasi tentang kepegawaian/ karyawan, struktur organisasi, deskripsi jabatan/pekerjaan, visi-misi, kebijakan organisasi dll

Data yang dibutuhkan biasanya dalam berbagai bentuk dokumen buku profil organisasi atau brosur dan berupa pedoman kerja di bagian personalia/SDM. Di samping data ini bisa diperoleh melalui kunjungan ke organisasi, bisa juga diperoleh dengan mengakses internet secara on line, bagi organisasi yang sudah ada situs di internet.

- Keterampilan

Keterampilan yang dilakukan waktu mengumpulkan data/ informasi permasalahan organisasi perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengumpulkan  data permasalahan pelatihan didalam suatu organisasi adalah:

  • Menyiapkan peralatan pengumpulan data  antara lain daftar cek list, pedoman wawancara, dsb
  • Mengidentifikasi nama-nama pejabat atau pihak-pihak yang akan ditemui lengkap dengan alamat dan nomor telepon
  • Menetapkan jadual akses internet  dan alamat website
  • Melakukan konfirmasi ulang terhadap data yang diperoleh untuk memperoleh data mutakhir termasuk menggunakan istilah-istilah yang baku dan familier.

-Sikap Kerja

Sikap kerja yang harus dilakukan waktu mengumpulkan data/ informasi permasalahan organisasi

Waktu melakukan kegiatan pengumpulan data apabila berkomunikasi dengan responden harus bersikap sopan dan santun, waktu melakukan pembacaan data harus teliti, cermat, dan untuk seluruh kegiatan tersebut harus taat asas terhadap ketentuan yang sudah ditetapkan termasuk memastikan prosedur standar.

Selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap data yang sudah diperoleh dari kegiatan pengumpulan data tersebut, baik data primer maupun data sekunder.

  1. Mengidentifikasi data permasalahan organisasi

Pengetahuan yang diperlukan waktu mengidentifikasi data/informasi untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan

1). Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi

Untuk melakukan analisis data dan informasi permasalahan organisasi yang mendorong timbulnya kebutuhan pelatihan maka perlu dilakukan analisis kebutuhan pelatihan.

Analisis Kebutuhan Pelatihan

a)    Pengertian

Analisis atau Training Need Analysis  (TNA) adalah suatu proses membandingkan kemampuan individu dengan standar operasional kerja untuk menghasilkan kebutuhan pelatihan yang sebenarnya.

b)   Fungsi

TNA memiliki berbagai fungsi yang meliputi:

(1)  Mengumpulkan informasi kemampuan keterampilan, pengetahuan dan sikap.

(2)  Mengumpulkan tentang uraian kerja dan uraian kerja yang sebenarnya.

(3)  Mendefenisikan/menetapkan secara terperinci manfaat kemampuan yang sebenarnya.

(4)  Mengembangkan dukungan dengan melibatkan pengambil keputusan.

(5)  Menyediakan data untuk perencanaan.

 

Gambar 7

Skema Analisis Kebutuhan Pelatihan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Penjelasan skema adalah sebagai berikut:

Analisis Kebutuhan Pelatihan sebagai upaya untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pelatihan yang digunakan sebagai bahan dasar penyusunan/pengembangan program pelatihan.

Analisis kebutuhan pelatihan dimulai dari analisis kebijakan pelatihan, yang merupakan pernyataan dari pejabat pimpinan puncak dari organisasi yang bertanggungjawab di bidang pelatihan, baik pernyataan secara tertulis maupun secara lisan.

Kebijakan pelatihan tersebut, akan menjadi acuan analisis-analisis selanjutnya. Pada tingkat organisasi, tentunya kebijakan pimpinan organisasi.

c)    Obyek Analisis Kebutuhan Pelatihan

Analisis Kebutuhan Pelatihan dapat dilakukan terhadap beberapa obyek analisis yaitu :

(1)       Analisis standar Kompetensi dilakukan jika sudah ada/tersedia standar kompetensi yang sesuai dengan program pelatihan yang hendak disusun

(2)       Analisis Jabatan/Pekerjaan, jika sudah jelas jabatan/pekerjaan yang akan diduduki oleh lulusan pelatihan yang sudah direncanakan

(3)       Analisis Profil Kompetensi pekerjaan yang dikehendaki, jika program pelatihan dirancang tanpa mengacu pada standar kompetensi atau jabatan/pekerjaan tertentu

(4)       Analisis Calon Peserta Pelatihan, dilakukan terhadap peserta untuk mengetahui sejauhmana kemampuan peserta yang dimiliki terhadap persyaratan jabatan yang akan diduduki.

Analisis 1 s/d 4, merupakan analisis terhadap pihak yang membutuhkan (Demand), Selanjutnya analisis kebutuhan pelatihan juga dilakukan terhadap pihak calon peserta pelatihan (Supply)

Setelah diperoleh hasil analisis dari pihak yang membutuhkan (demand) dan pihak calon peserta pelatihan yang ada (supply), maka kebutuhan pelatihan yang ada ditentukan dengan membandingkan kedua hasil analisis pihak demand dan supply tersebut yang merupakan selisih atau kesenjangan (gap) yang ada Kebutuhan pelatihan ini merupakan isi/muatan pada sub judul ”unit kompetensi yang hendak dicapai” dalam program pelatihan.

1)     Analisis Target Populasi

Yang dimaksdukan dengan target populasi adalah seseorang atau sejumlah orang yang menginginkan untuk mengikuti pelatihan. Sejumlah orang untuk mengikuti pelatihan karena ada beberapa alasan, yaitu:

–  Karena membutuhkan kompetensi yang belum dimiliki sehubungan dengan pelaksanaan tugas jabatan. (upgrading training)

–  Karena membutuhkan penyegaran kemampuan yang dimiliki pemangku jabatan. (refreshing training)

–  Karena ingin alih profesi sehingga membutuhkan kompetensi di luar bidang keahlian yang dimiliki saat ini. (conversion training)

–  Karena ingin mencari pekerjaan. (basic/initial training)

Proses analisis calon peserta pelatihan ini dilakukan terhadap calon peserta pelatihan yang direncanakan sebagai peserta pelatihan. Untuk memperoleh gambaran unit-unit Kompetensi yang telah dimiliki baik yang diperoleh melalui pelatihan-pelatihan sebelumnya atau pengalaman-pengalaman kerja yang pernah dialami.

Proses ini dilakukan melalui beberapa test atau suatu test wawancara yang intensif.

Hasil analisis calon peserta pelatihan ini, merupakan gambaran tentang kompetensi/unit kompetensi yang telah dimiliki oleh calon peserta pelatihan dan merupakan gambaran yang sangat penting yang akan dibandingkan dengan salah satu dari hasil analisis tersebut diatas yaitu :

Analisis standar kompetensi, analisis profil kompetensi, analisis jabatan/pekerjaan,  sehingga dapat diperoleh perbedaan/selisih atau gap yang jelas antara Kompetensi/Unit Kompetensi yang telah dimiliki calon peserta pelatihan dengan Kompetensi/Unit Kompetensi yang hendak dicapai atau dipersyaratkan.

Berdasarkan pengetahuan tentang analisis kebutuhan pelatihan dan analisis target populasi maka selanjutnya dilakukan analisis permasalahan pelatihan organisasi. Secara skema analisis permasalahan pelatihan organisasi dapat digambarkan pada skema di bawah ini.

 

 

Gambar 8

Skema Analisis Permasalahan Pelatihan organisasi

 

Kebutuhan Pelatihan pada tingkat organisasi/perusahanan merupakan himpunan  data  umum  dari  bagian/bidang/seksi  yang  memerlukan pelatihan  bagi  karyawan,  kebutuhan  tersebut  harus  sesuai  dengan tujuan organisasi.

Dalam mencapai tujuan organisasi, kualitas hasil kerja lebih penting dari  pada  kuantitas  hasil  kerja  dan  kualitas  hasil  kerja  sangat dipengaruhi  oleh  tingkat  kompetensi  dan  kualitas  kerja  karyawan bukan kemampuan asal melakukan pekerjaan.

 

Form  yang dapat digunakan untuk merekapitulasi hasil survey atau observasi , misalnya  seperti berikut dibawah ini :

REKAPITULASI KEBUTUHAN PELATIHAN

 

PT. AIWA INDONESIA CO TAHUN 2006

                                                                              Model F-01

No    Bagian/Divi si       Jenis pelatihan Klasifikasi Jml yg perlu dilatih Keterangan
1          
2          
3          

Rekapitulasi diatas diperoleh sebagai akumulasi dari form model F-02, yaitu   daftar   kebutuhan   pelatihan   ditingkat   organisasi   yang mencantumkan rincian kebutuhan pelatihan yang diperoleh dari rincian kebutuhan beberapa bagian/divisi.

Sementara daftar setiap divisi diperoleh dari rekapitulasi tiap jabatan kerja yang ada pada bagian/divisi tersebut.

DAFTAR   KEBUTUHAN PELATIHAN TINGKAT ORGANISASI

Model F-02

No Bagian/devisi Jenis Pelatihan Klasifikasi Julh yang perlu dilatih Perkiraan waktu Ket.
1 Produksi 1,2,3 -Teknisi

- Managerial

       
2 Wharehouse Teknisi        
3 Maintenance Teknisi        

Untuk menganalisis hasil identifikasi TNA tingkat organisasi ini harus teliti,  misalnya  untuk  jumlah  pegawai  yang  memerlukan  pelatihan  diisi dengan data yang diperoleh dilapangan, berapapun hasil pendataan harus dituliskan.

Selanjutnya jumlah tersebut dikaji dan dianalisis oleh bagian HRD
(Human  Resources  Development)  untuk  dikonversikan  dengan  carrier
planning  pegawai  atau  dengan  pendekatan  PAPA (Personal  Action

Planning Approach).

 

Contoh :

Pada suatu perusahaan terdapat kebijaksanaan untuk meningkatkan produktivitas  perusahaan,  untuk  itu  perlu  diadakan  observasi  dan survey pada tiap-tiap bagian.

Setelah  diteliti  oleh  pengelola  Pelatihan  hasil  survei  menunjukkan bahwa alat ukur pada setiap mesin tidak pernah digunakan, hal ini terjadi   karena   ternyata   tidak   ada   karyawan   yang   mampu menggunakannya.

Salah satu kesimpulannya adalah perlu diadakan pelatihan mengenai penggunaan alat ukur mesin tersebut secara in house training.

 

Setelah  diadakan  latihan  para  petugas  melakukan  pekerjaannya sesuai SOP dengan alat ukur.

Beberapa bulan  kemudian dilakukan pengukuran  produktivitas kerja dan ternyata hasilnya adalah  : terdapat kenaikan produktivitas kerja perusahaan sebesar 20%.

 

 

DAFTAR   KEBUTUHAN PELATIHAN TINGKAT ORGANISASI

Model F-02

No  Bagian/Divisi           Jenis pelatihan                   Klasifikasi      Jml yg perlu        perkiaran waktu    Keterangan

Dilatih                  pelatihan

1     Produksi 1           – Penggunaan alat ukur     -Teknis        -20 orang             -16 Jp

- Pemeliharaan alat ukur    -Teknis       -2 orang                  -25 Jp

2     Produksi 2          -Penggunaan alat ukur        -Teknis       -20 orang             -16 Jp

-Pemeliharaan alat ukur       -Teknis       -2 orang               -25 Jp

3     Produksi 3         -Penggunaan alat ukur          -Teknis      -20 orang              -16 Jp

-Pemeliharaan alat ukur       -Teknis        -2 orang               -25 Jp

 

 

 

 

 

 

2). Kebutuhan Pelatihan Pada Tingkat Jabatan

Kebutuhan pelatihan tingkat jabatan ini merupakan suatu representasi kesenjangan keterampilan, pengetahuan dan attitude dari pegawai  / karyawan dengan kebutuhan jabatan kerja yang akan ataupun sedang didudukinya.

Analisis  kebutuhan  Pelatihan  tingkat  jabatan  ini  merupakan  bagian penganalisaan kebutuhan pada jabatan tertentu yang meliputi :
keterampilan,   pengetahuan   dan   attitude   yang  diperlukan  untuk menyelesaikan seluruh kegiatan atau pekerjaan, baik yang produktif maupun insidental.

Form  yang  dapat  digunakan  untuk  merekapitulasi  hasil  identifikasi kebutuhan  pelatihan  ditingkat  Jabatan,  misalnya  seperti  berikut dibawah ini :

DAFTAR KEBUTUHAN PELATIHAN TINGKAT JABATAN

Model F-03

No

     Jabatan

Jenis Pelatihan

Spesifikasi

   Jml yg perlu dilatih

perkiaran waktu pelatihan

Keterangan(tempat)

 

Sesuai dengan contoh kasus diatas, maka pada tingkat jabatan dapat direkap sebagai berikut :

Model F- 03

 

No

    Jabatan

Jenis Pelatihan

 

Spes ifikasi 

   Jml yg perlu dilatih

perkiaran waktu pelatihan

Keterangan(tempat)

1

Operator

Tenisi T-1

Pengunaan alat ukur

60 org

16 Jp

Serial 6 kali

2

Teknisi

Teknisi T- 2

Alat ukur

6 org

Jp

1 Angkatan

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3). Kebutuhan Pelatihan pada Tingkat Individu

Setelah diketahui kebutuhan Pelatihan tingkat organisasi dan tingkat
jabatan, selanjutnya diikuti pada tahapan tingkat individu.  Kebutuhan  Pelatihan  tingkat  individu  adalah  penentuan  orang  atau individu  yang  membutuhkan  Pelatihan,  keterampilan,  pengetahuan, serta sikap kerja sesuai dengan rencana penempatan atau promosi seseorang berdasarkan pada carrier planning perusahaan/ organisasi. Dalam  menentukan  kebutuhan  Pelatihan  tingkat  individu  digunakan pendekatan :

a.  Sesuaikan    dengan    carrier    planning    perusahaan/ organisasi,    yaitu menyesuaikan  dengan  rencana  pengembangan  karier  karyawan
yang  sudah  ditetapkan  terlebih  dahulu  oleh  pihak  manajemen perusahaan/organisasi.

b. Rencana Promosi atau Rotasi karyawan. Promosi adalah rencana
penempatan  pada  level  yang  lebih  tinggi  (High  Level  position),
Rotasi merupakan  pemindahan  karyawan pada  level  yang sama
namun ditempatkan pada bidang yang berlainan.

c.  Rencana pengembangan atau innovasi teknologi mesin.

d.  Rencana optimalisasi peralatan yang sudah ada.

Dalam menetapkan calon peserta pelatihan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a.  Ditentukan oleh pimpinan masing-masing unit organisasi,

b.  Diminta  supaya  setiap  orang  mengusulkan  kebutuhan  pelatihan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan seksinya.

c.  Usulan karyawan itu sendiri yang dirasakan perlu sesuai dengan jabatan kerjanya, untuk meningkatkan produktivitas kerja.

 

Hasil  survey  kemudian  dianalisis  untuk  mendapatkan  data  kebutuhan pelatihan tingkat individu, selanjutnya dituangkan dalam daftar nama yang memerlukan pelatihan.

 

 

Form yang dapat digunakan seperti berikut :

 

DAFTAR PEGAWAI YANG MEMERLUKAN PELATIHAN/TINGKAT INDIVIDU

 

Model F-04

No Jabatan Nama Masa

Kerja

Jenis Carrier Planning

 

Schedule Ket
1 Instruktur Susi 2 th Teknis Promosi                                                  Upgrading Februari  
2 Insturktur Dicky 11 th Teknis Upgrading Juni  
3 Penye. Administrasi Mely 1 th Teknis Upgrading Maret  
4 Staf Administrasi Gunadi 3 th Teknis Rotasi Mei  
5 Perawat Genset Giyono 7 th Teknis Up grading Juni  
6 Staf HRD Hendrik 7 th Managerial Promosi Juli  
7 Bendahara Nisah 5 th Teknis Upgrading Augustus  

 

Dari  contoh  kasus  diatas,    Form  F-03  dianalisis  kemudian  dapat dimasukkan dalam form sebagai berikut :

Model F-04

No      Jabatan          Nama    Masa    Jenis        Carrier            Schedule       Keterangan

Kerja       Pelth       Planning

1.         Operator          Dini         2 th        Teknis            Upgrading         Februari    T-1

2.         Operator          Fani        2 th        Teknis                                  Upgrading        Februari  T-1

3.         Operator             Fendi     1 th                   Teknis                     Upgrading        Februari  T-1

4.         Operator          Gina        3 th                     Teknis                     Upgrading        Februari  T-1

5.         Operator          Gimin      3 th                     Teknis                     Upgrading            Juni    T-1

6.         Operator          Hary        7 th                     Teknis                        Promosi              J uni  T-2

7.         Teknisi             Iman        1 th                     Teknis                      Upgrading            Juli    T-2

Keterangan :

T-1 = Terminasi level 1
T-2 = Tterminasi level 2

Data kebutuhan pelatihan tingkat individu kemudian dianalisis dengan :

1. Pendekatan dan pertimbangan struktural :, yaitu pendekatan yang lebih berorientasi pada keadaan organisasi, meliputi :

a. Seseorang dimutasikan kejabatan yang baru

b. Perubahan alat/ teknologi, metode, proses dan aliran kerja

c. Perubahan sistem, struktur dan kebijaksanaan organisasi

d. Perubahan sistem sosial dan nilai sosial.

 

2.  Pendekatan  dan  pertimbangan  individual :  yaitu pendekatan  yang berorientasi  pada   kompetensi   individu   karyawan dipertimbangkan dengan keadaan organisasi, meliputi :

a. Kesesuaian jabatan kerja dengan pemangku jabatan

b. Kompetensi

c. Perencanaan karier (Carrier planning)

d. Kepribadian.

Setelah  diperoleh  daftar,  selanjutnya  ditetapkan  nama-nama  calon peserta pelatihan dengan pertimbangan prioritas.

 

Form yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

 

 

 

DAFTAR RENCANA PESERTA PELATIHAN

Model F-04.1

No

Nama

Masa kerja

Jabatan

Spesifikasi Pelatihan

Lama Pelatihan

Ket

1

Dikky

11 th

Instruktur

Menyusun program pelat.

Menggunakan teaching Aid, menyusun tujuan pembelajaran

80 Jp

T-1

2

Susi

2 th

Instruktur

Pelatihan membuat kurikulum, menganalisis biaya pelatihan

100 Jp

T-1

3

Melly

1 th

Penye. administrasi

Membangun data base siswa menggunakan access

40 Jp

T-2

4

Giyono

1 th

Teknisi

 

 

25 Jp

T-2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dari  contoh  kasus  diatas,     Form  F-04 dianalisis  kemudian  dapat dimasukkan dalam form sebagai berikut :

 

DA FTAR PESERTA PELATIHANAN

                                                                                                Model F-04.1

No

Nama

Masa kerja

Jabatan

Spesifikasi Pelatihan

Lama Pelatihan

Ket

1

Gina

3 th

Operator

Penggunaan Alat ukur mesin pengisi sampo

16 Jp

T-1

2

Gimin

3 th

Operator

S d a

16 Jp

T-1

3

Hary

7 th

Operator

Pemeliharaan alat ukur mesin pengisi sampo

25 Jp

T-2

4

Iman

1 th

Teknisi

Pemeliharaan alat ukur mesin pengisi sampo

25 Jp

T-2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-Keterampilan

Ketrampilan yang dilakukan waktu menganalisis  data/ informasi permasalahan organisasi perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu melakukan analisis data permasalahan organisasi yang meliputi antara lain  data pegawai/karyawan, dll., yaitu:

  • Analisis harus benar berdasarkan data dan informasi serta kaidah dan analisis kebutuhan pelatihan, hindarkan keinginan yang tidak relevan dengan tuntutan persyaratan jabatan/ pekerjaan.
  • Nama-nama pejabat atau pihak-pihak yang akan ditemui lengkap alamat dan nomor telepon
  • Waktu mengakses internet harus dipastikan alamat website harus benar
  • Konfirmasi ulang terhadap data yang diperoleh untuk memperoleh data mutakhir termasuk menggunakan istilah-istilah yang baku dan familier.

-Sikap

Sikap Kerja yang harus dilakukan waktu mengumpulkan data/ informasi permasalahan organisasi

Waktu melakukan kegiatan analisis data, apabila berkomunikasi dengan responden harus bersikap sopan dan santun, waktu melakukan pembacaan data harus teliti, cermat, dan untuk seluruh kegiatan tersebut harus taat asas terhadap ketentuan yang sudah ditetapkan termasuk memastikan prosedur standar.

Selanjutnya di identifikasi dan ditentukan  jenis permasalahan yang akan di selesaikan melalui pelatihan

 

  1. Menetapkan Kebutuhan pelatihan di suatu organisasi

 

 

-Pengetahuan

Pengetahuan  yang diperlukan dalam menganalisis kebutuhan pelatihan sesuai permasalahan organisasi.

  1. Menganalisis kebutuhan pelatihan sesuai permasalahan

cara sedehana langkah-langkah dalam melakukan pendataan kebutuhan pelatihan dapat mengikuti alur pikir sebagai berikut :

1). Mendalami   permasalahan   perusahaan   berkaitan   dengan rencana peningkatan produktivitas kerja .

2). Melakukan    identifikasi    suprastruktur    yang    dikembangkan,

seperti penambahan mesin atau kapasitas produksi.

3).  Melakukan identifikasi kemungkinan jabatan kerja yang diperlukan

4). Melakukan  identifikasi  pelatihan  yang  diperlukan  sesuai  dengan  jabatan kerja yang mendesak dibutuhkan.

5). Melakukan identifikasi terhadap ketersediaan sumber daya yang tersedia, misalnya SDM, peralatan dan Fasilitas yang tersedia.

Untuk memperoleh data target populasi, dapat dinalisis dari data karyawan
suatu   organisasi   atau   perusahaan   disesuaikan   dengan   rencana
perusahaan   setidaknya   dalam 1 (satu)   tahun   kedepan   dengan

menggunakan form seperti berikut  :

 

 

 

 

 

 

ANALISIS   TARGET POPULASI YANG TERSEDIA

                                                                                           Model F-05

No Asal karyawan

(Bagian/ devisi/rekrut baru dsb)

Jumlah yg tersedia Jenis pelatihan Jumlah yang akan dilatih
1        
2        
3        

 

 

 

 

Analisis :

1. Jumlah Karyawan = … . orang

2. Rekrut karyawan baru = … … orang

3. Total karyawan = … ..   orang :

4. Tetap bekerja = 80% x 340 = 272 orang

                                    5. Cuti / ikut Pelatihan = 30 % x total karyawan   = …org

a. Karyawan Produksi    :           .% X total karyawan = …org

b. Staf        :           .% X total karyawan=…. org

 

6. Pelatihan Teknis

 

a. Operator ………………..orang

:

b. Teknisi …………………. Orang

 

7. Pelatihan Manajerial / Bahasa

 

 

 

 

B. PENDEKATAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

1. Pendekatan Formal

Analisis  kebutuhan  Pelatihan  secara  formal  atau  ideal  yaitu  kegiatan yang  menjadi  tanggung  jawab  bagian  personalia  dalam  menyusun perencanaan  dan  evaluasi  terhadap  pengadaan,  kemanfaatan  tenaga kerja jangka pendek maupun jangka panjang yang menyangkut : seleksi, penilaian, prestasi kerja, pengembangan dan promosi.

 

Langkah – langkah penyusunan kebutuhan Pelatihan yaitu :

 

a.  Inventarisasi biodata pegawai / kayawan yang meliputi :

Pengalaman kerja, Pelatihan yang pernah di ikuti, prestasi kerja dan kemungkinan promosi.

 

b. Analisis forecasting yang berlandaskan pada :

1).   Jumlah pegawai,

2).   Jumlah pegawai yang akan pensiun,

3).   Perkiraan pindah, keluar, pergantian pegawai (turn over),

4).  Penambahan,  penggantian  pegawai  akibat pengembangan organisasi.

5). Stuktur organisasi dan staffing.

 

c. Menyusun daftar kebutuhan Pelatihan

Dari  forecasting  analysis / analisis  peramalan  kebutuhan  pegawai

akan terlihat beberapa individu yang perlu ditingkatkan kemampuan melalui pelatihan, kemudian dibuat daftar kebutuhan pelatihan secara keseluruhan sebagai bahan pembahasan ditingkat organisasi .

2. Pendekatan Tim

Pada  suatu  organisasi yang  belum  mempunyai  petugas khusus yang mengurusi perencanaan Pelatihan, maka analisis   kebutuhaannya dapat dilakukan oleh tim khusus yang terdiri atas kepala Bagian masing-masing dan seorang ahli Pelatihan.

 

Langkah-langkah penyusunan kebutuhan Pelatihan :

a. Membuat pedoman (acuan)

Acuan ini berisi pedoman analisis kebijaksanaan Pelatihan, apakah Pelatihan  akan  diadakan  secara  bertahap  dan  prioritas  menurut bagian atau sesuai dengan tujuan dan strategi organisasi.

 

b. Mempelajari file Pegawai

1). Pelatihan yang belum terlaksana

2). Data  pengadaan  pegawai  baru  yang  berkenaan  dengan  latar belakang dan    kemampuan.

 

 

c. Mengolah masalah organisasi

1). Turn over (keluar/masuk) pegawai

2). Keluhan – keluhan langganan

3). Keluhan – keluhan pegawai

4). Pemanfaatan mesin dan perlengkapan yang belum   optimal sebab keterampilan belum memadai.

 

d. Menyusun daftar   kebutuhan Pelatihan

Dari  tiga  tahapan  di  atas,  selanjutnya  dapat  disusun  kebutuhan pelatihan tingkat organisasi  dengan  pertimbangan  prioritas, strategi, waktu, biaya, tempat Pelatihan dan sebagainya

 

Pertimbangan tersebut diperlukan dengan pengertian sebagai berikut :

1)   Prioritas = yaitu menentukan  kebutuhan pelatihan  yang didasarkan

pada  pertimbangan  untuk  mendahulukan  kepentingan  yang  paling urgen.

2)  Strategi =  yaitu  menentukan  kebutuhan  pelatihan  yang  didasarkan pada strategi bisnis atau strategi sosial

3)  Waktu  =  yaitu  menentukan  kebutuhan  pelatihan  yang didasarkan pada kapan waktu yang tepat dilakukan pelatihan tanpa mengganggu proses produksi agar produktivitas perusahaan tidak terganggu.
4) Biaya = yaitu menentukan kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada berapa  biaya  yang  diperlukan  untuk  meningkatkan  kualitas  SDM perusahaan  dikomparasikan  dengan  ketersediaan  anggaran  yang dialokasikan.

5)  Training  Provider  = yaitu menentukan tempat  pelatihan  yang dida-sarkan pada apakah pelatihan dilaksanakan sendiri oleh tim internal atau harus melakukan outsourcing dengan melibatkan Lembaga pe-latihan  yang berkualitas  agar  mampu mengembangkan kompetensi karyawan sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

 

C. PENGGUNAAN CHEKLIST MASALAH ORGANISASI

Selain    hal-hal    diatas    upaya    penggalian    kebutuhan    akan pengembangan  potensi  karyawan  dapat  pula  dilakukan  melalui  analisis permasalahan yang timbul secara internal di perusahan/organisasi, seperti bagaimana kualiatas layanan  terhadap customer, kualitas relasi internal, mekanisme kerja, interpersonal relationship dan sebagainya.

Managemen dapat melakukan  observasi atau mengedarkan daftar pertanyaan/angket  kepada  seluruh  karyawan,  setelah  diisi  kemudian diidentifikasi  menggunakan  daftar  permasalahan,  rekapitulasi  checklist tersebut menyediakan data kebutuhan pelatihan.

Berikut ini disampaikan daftar permasalahan yang dapat digunakan sebagai alat untuk menentukan kebutuhan Pelatihan.
Periksalah setiap masalah yang ditemui dengan menggunakan daftar
inventaris masalah, kelompok masalah, analisis dan selanjutnya membuat usulan kebutuhan Pelatihan.

PROBLEM CHEKLIST   :

Setiap komplain dari pelanggan, keluhan dari karyawan maupun saran serta kritik dari siapapun termasuk tamu walaupun bukan pelanggan harus tetap dihargai bahkan harus dicatat menjadi suatu masukan untuk upaya perbaikan organisasi, jadi jangan dianggap suatu masalah, keluhan atau celaan sebagai upaya yang akan menjatuhkan manajemen.

Masalah  yang  dikumpulkan  kemudian  dikompilasi  dalam  formulir Problem checklist yang merangkum inventarisasi masalah seperti :

1. Keluhan Pegawai

2. Keluhan Pelanggan

3. Kelambatan Permintaan/ Order

4. Pencatatan Waktu Kerja

5. Waktu Lembur

6. Banyaknya Kecelakaan

7. Turn Over Pegawai

8. Biaya pemeliharaan tinggi

9. Surat menyurat tinggi

10. Penundaan Pekerjaan (Delay)

11. Komunikasi tidak lancar

12. Arus instruksi terlambat

13. Ketidak tahuan peraturan, keuangan, teknis, dan sebagainya.

14. Ketidaktahuan kebijaksanaan organisasi

15. Tempat kerja kotor

16. Banyak alat yang rusak

17. Spesifikasi pekerjaan tidak ada

18. Pengukuran prestasi kerja tidak ada

19. Banyak karyawan masa bodoh

20. Kebijaksanaan pembinaan pegawai tidak jelas

21. Meremehkan pekerjaan penting namun penting artinya

22. Beberapa peralatan/ mesin tidak dipakai

23. Rejected (tingkat pengembalian produk

 

No Jenis masalah Analisis Diagnosis Alternatif solusi
1 .Keluhan

Pelanggan

1. Masalah servis

2. Masalah produksi

1.1. Layanan kurang

2.1. Mutu kurang baik

1.1.1.Tingkatkan Layanan

2.1.1. Bahan diperbaiki

2.1.2. Mutu karyawan ditingkatkan

2.1.3. Modernisir

 

2        

 

DAFTAR INVENTARIS MASALAH

 

Dari  daftar  inventarisasi  masalah  dapat  diruntut  kemungkinan
penyelesaiannya melalui pelatihan, seperti ditunjukkan dalam form berikut

 

No Alternatif solusi Pelatihan yang diperlukan
1. 1. Tingkatkan layanan 1.1. Training Layanan Prima
  2. Mutu karyawan ditingkatkan 2.1. Pelatihan Teknis

2.2. PelatihanTeamBuilding

 

 

 

 

 

Setelah  diketahui  daftar  kebutuhan  umum  akan  pelatihan  maka identifikasi  dan  analisis  kebutuhan  pelatihan  dilakukan  sesuai  dengan prosedur diatas yaitu pendekatan Mikro.

 

 

 

 

 

 

 

D. PROSEDUR ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Secara  umum  posedur  melakukan  analisis  kebutuhan  pelatihan  adalah seperti berikut :

1.  Survey

2.  Observasi lapangan.

3.  Kajian atas hasil survey dan observasi

4.  Penyajian kebutuhan nyata

5.  Penjabaran angka-angka kebutuhan

6.  Pelaksanaan study kelayakan

7.  Penetapan kebutuhan Pelatihan

8.  Penetapan Calon peserta pelatihan

9.  Penetapan Training Provider.

 

Didalam    melakukan setiap langkah atau prosedur diatas, tentu dilengkapi pula dengan peranti kelengkapan seperti misalnya untuk survey diperlukan kuisioner  atau  daftar  pertanyaan  baik  kepada  karyawan  maupun  para pimpinan dari level terendah hingga pimpinan level tertentu.

 

Cara lain yang dapat dilakukan adalam melakukan pembandingan antara :

a.   Analisis Standar Kompetensi kerja ><   target populasi

b.   Analisis Kompetensi yang dikehendaki ><   target populasi

c.   Analisis Jabatan kerja ><   target populasi

 

Cara  tersebut  dilakukan  terus  menerus  hingga  diperoleh  kebutuhan  nyata akan suatu pelatihan.

Selain cara-cara diatas, dapat pula melakukan upaya penyelesaian permasalahan  produktivitas  yang  berkaiatan  dengan  SDM  melalui  kajian ringan  secara  intern  didalam  perusahaan  menggunakan  metoda  observasi atau  riset  yang  diolah  melalui  analisis  kualitatif    yang  bersifat  deskriptif ataupun melalui analisis kuantitatif dengan data statistik.

 

 

Selanjutnya disodorkan kepada pimpinan perusahaan dalam bentuk proposal pelatihan dengan struktur sebagai berikut :

 

a.  Permasalahan yang dihadapi

Berisi kasus yang terjadi, misalnya : menurunnya produktivitas kerja atau adanya kebijakan pimpinan organisasi, contohnya  : penggantian mesin baru

b.  Strategi pemecahan masalah

Berisi deskripsi solusi yang terdiri atas beberapa alternatif yang paling mungkin dilakukan

c. Traning need Analysis

Berisi  hasil  analisis  kebutuhan  pelatihan  setelah  diadakan  asesmen (training need assessment) disertai alasan untung-rugi bagi semua pihak (pekerja, pengusaha, perawatan jangka panjang).

d. Program-program yang layak dilaksanakan

Berisi  beberapa  program  yang  dapat  dipilih  dan  ditentukan  oleh pimpinan organisasi / perusahaan

e.  Pembiayaan

Berisi  rancangan  anggaran  yang  diperlukan  untuk  menyelesaikan permasalahan yang ada, agar dapat dianggarkan oleh bagian keuangan dan dapat dirancang pelaksanaan apakah pada tahun ini atau tahun berikutnya.

-Keterampilan

Ketrampilan yang dilakukan waktu menentukan kebutuhan pelatihan sesuai dengan smberdaya pelatihan perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menganalisis kebutuhan pelatihan sesuai permaslahan organisasi, yaitu:

  • Analisis  kebutuhan pelatihan harus sesuai kaidah dan memegang prinsip prosedur .
  • Analisis kebutuhan  pelatihan harus memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi.
  • Waktu menganalisis perlu di verifikasi dengan para pihak terkait agar terhindar dari kerja ulang yang boros.

-Sikap

Sikap Kerja yang harus dilakukan waktu menganalisis data/ informasi permasalahan organisasi

Waktu melakukan kegiatan analisis apabila berkomunikasi dengan para pihak terkait  harus bersikap sopan dan santun, teliti, cermat, dan untuk seluruh kegiatan tersebut harus taat asas terhadap ketentuan yang sudah ditetapkan termasuk memastikan prosedur standar.

  1. Menentukan kebutuhan sesuai dengan sumberdaya pelatihan

 

-Pengetahuan

Pengetahuan yang diperlukan dalam menghimpun data dan informasi tentang permasalahan organisasi.

Sebelum menentukan kebutuhan pelatihan  sesuai dengan sumberdaya pelatihan , perlu dibahas dulu pengetahuan tentang sumberdaya pelatihan .

1)   Program Pelatihan: bidang kejuruan apa yang ada pada lembaga/ organisasi , level pelatihan, lama/ waktu

2)   Sumberdaya Manusia: ketersdiaan dan kualifikasi/ kompetensi  instruktur, tenaga pendukung

3)    Fasitas Pelatihan: lembaga pelatihan sendiri, atau lembaga lain harus mempertimbangkan kelengkapan gedung,peralatan,mesin, alat bantu melatih

4)   Sistem dan Metode Pelatihan apa yang dapat dilakukan : sistem pemagangan, sistem institusional, sistem pelatihan berproduksi, OJT, Inhouse training

5)   Pembiayaan: besar dan sumber pendanaan sangat mempengaruhi keputusan dalam penentuan kebutuhan pelatihan di suatu organisasi

-Keterampilan

Ketrampilan yang dilakukan waktu menentukan kebutuhan pelatihan sesuai dengan smberdaya pelatihan perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menentukan kebutuhan pelatihan sesuai smberdaya pelatihan, yaitu:

  • Penentuan kebutuhan pelatihan harus realistik dan memegang prinsip efisiensi dan efektifitas serta kualitas.
  • Suberdaya pelatihan disesuaikan dengan kebutuhan pelatihan termasuk didalam dan di luar negeri sepanjang memenuhi prinsip diatas.
  • Waktu menetapkan perlu di verifikasi dengan para pihak terkait agar terhindar dari kerja ulang yang boros.

-Sikap

Sikap Kerja yang harus dilakukan waktu mengumpulkan data/ informasi permasalahan organisasi

Waktu melakukan kegiatan penetapan kebutuhan sesuai sumberdaya pelatihan, apabila berkomunikasi dengan para pihak terkait  harus bersikap sopan dan santun, teliti, cermat, dan untuk seluruh kegiatan tersebut harus taat asas terhadap ketentuan yang sudah ditetapkan termasuk memastikan prosedur standar.

PENUTUP

Training  need  analysis  atau  analisis  kebutuhan  terhadap  perlunya pelatihan  disertai  rincian  pelatihan  yang  diperlukan  secara  ideal  harus tersedia pada suatu lembaga pelatihan untuk menyusun Program pelatihan, namun  harus  diakui  secara  jujur  bahwa  lembaga  pelatihan  seperti  BLK maupun LLS (Lembaga Latihan Swasta) jarang sekali menggunakan prosedur TNA, sementara di perusahaan banyak yang memanfaat prosedur ini untuk mendapatkan data yang akurat guna menyusun pengembangan sumber daya manusia   (SDM) agar dapat direncanakan secara efisien.

Bagi  perusahaan  atau  institusi    yang  mempunyai  pegawai  tentunya ingin  mengembangkan  kemampuan  SDMnya  agar  produktivitas  organisasi selalu  terjaga  dengan  baik  bahkan  mampu  meningkat.  Untuk  itu  sangat diperlukan proses TNA yang kompehensif dan integral, kompehensif karena harus mampu menjawab segala kebutuhan SDM organisasi, integral karena TNA  harus  mempunyai  keterkaitan  yang  sangat  erat  dengan  bagian  dan aspek lain dalam pengembangan SDM. TNA yang kompehensif akan dapat mengidentifikasi secara tepat siapa, apa, kapan, bagaimana dan berapa lama suatu pelatihan dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Hal  yang  lebih  penting  adalah  hasil  TNA  ini  harus  ditindak  lanjuti
dengan  penyusunan  program  pelatihan  serta  pelaksanaan  pelatihan  itu sendiri,  masalah  yang  seringkali  terjadi  adalah  hasil  TNA  tidak  dijadikan patokan   penyusunan   Program   pelatihan   atau   sebaliknya   penyusunan program pelatihan dilakukan tanpa data hasil TNA, hal yang terakhir ini yang
sering mengakibatkan berbagai kemungkinan kerugian dan bahkan bersifat kontra produktif. Semoga TNA selalu dijadikan acuan dalam penyusunan program pelatihan.

 

-Pengetahuan

Pengetahuan yang diperlukan dalam menganalisis data kebutuhan pelatihan organisasi

Kegiatan menganalisis data kebutuhan pelatihan organisasi sesuai dengan jenis permasalahan yang telah ditentukan perlu ada pedoman yang dijadikan acuan. Adapun pedoman tersebut adalah sebagai berikut:

1)      Identifikasi hasil analisis masalah yang tercantum dalam tabel Analisis Permasalahan tenaga kerja/SDM;

2)      Hasil analisis permasalahan kebutuhan pelatihan dan  hasil analisis permasalahan sumber daya pelatihan untuk mengetahui pelatihan apa saja yang dapat dilakukan;

3)      Rumuskan permasalahan yang tercantum dalam kolom uraian masalah dan masukkan ke dalam tabel baru, Tabel Daftar Permasalahan Pelatihan organisasi, ke dalam kolom uraian masalah;

4)      Buat kolom baru, kolom kebutuhan pelatihan, dan isi kolom ini kebutuhan pelatihan apa untuk mengatasi permasalahan yang ada dalam kolom uraian masalah.

-Keterampilan

Ketrampilan yang dilakukan waktu menetapkan kebutuhan pelatihan agar sesuai dengan kondisi nyata Organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menetapkan kebutuhan pelatihan agar sesuai dengan kondisi nyata Organisasi, yaitu:

1)      Meneliti hasil rumusan permasalahan berkenaan dengan kondisi tenaga kerja;

2)      Mengkorelasikan permasalahan organisasi yang berkaitan dengan kondisi tenaga kerja dapat diatasi melalui pelatihan dengan memperhatikan sumber daya pelatihan yang tersedia dan anggaran pelatihan.

Selanjutnya sebagai contoh dapat dilihat pada tabel di bawah ini, yang diperoleh dari data uraian masalah hasil analisis permasalahan di atas seperti tercantum pada Tabel 8 dalam kolom uraian masalah.

 

Tabel 10

Daftar Permasalahan Pelatihan Organisasi

NO

URAIAN MASALAH PELATIHAN

KEBUTUHAN PELATIHAN

1. Rendahnya produktivitas tenaga kerja/ karyawan Peningkatan kualitas karyawan
2. Tingginya angka pekerjaan rework Peningkatan prosedur dan cara kerja

 

Masalah yang diperoleh dari hasil analisis permasalahan organisasi, selanjutnya diidentifikasi kebutuhan pelatihan apa yang dapat mengatasi masalah tersebut.

  1. Menentukan Kebutuhan Pelatihan Organisasi Sesuai dengan Analisis Kebutuhan dan Sumber Daya yang Tersedia

Sebagai gambaran untuk memperjelas kegiatan menentukan kebutuhan pelatihan Organisasi, di bawah ini divisualkan kondisi kebutuhan pelatihan tersebut.

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 9

Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Organisasi

 

 

 

Untuk menentukan kebutuhan pelatihan organisasi agar sesuai dengan analisis kebutuhan pelatihan dan sumber daya yang tersedia, tentunya terlebih dahulu melihat hasil dari kondisi anggaran dan sumber daya pelatihan, termasuk apabila diperlukan dengan cara outsourcing.

Hasil kegiatan analisis ini dituangkan dengan menggunakan tabel seperti contoh tabel di bawah ini.

Tabel 11

Daftar Kebutuhan Pelatihan Organisasi

NO

Devisi/bagian/

Seksi

Nama

Kebutuhan pelatihan

Bidang keahlian

Waktu

Tempat

1.     Peningkatan kualitas pencari kerja untuk memenuhi kesempatan kerja di industri Otomotif, kerja logam, las, elek-tronika industri    
2.     Peningkatan wirausaha Kewirausahaan    

-Keterampilan

Ketrampilan waktu menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu Organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai kegiatan pokok waktu melakukan kegiatanmenetapkan kebutuhan pelatihan agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan nyata suatu organisasi, yaitu:

  • Rumusan permasalahan organisasi yang mendorong adanya kebutuhan pelatihan harus dijadikan obyek analisis yang fokus.
  • Hasil identifikasi kebutuhan pelatihan di suatu organisasi harus dicermati secara seksama kevalidannya.
  • Jenis-jenis bidang keahlian yang dibutuhkan diverifikasi kepada pimpinan organisasi sebagai kebutuhan nyata.

-Sikap

Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu Organisasi

Waktu melakukan kegiatan menetapkan kebutuhan pelatihan di suatu Organisasi harus bersikap cermat, teliti, tekun, sopan santun, dan taat asas dalam memastikan dipahaminya prosedur standar yang telah ditetapkan.

  1. Pelaporan

Setelah selesai melakukan kegiatan merumuskan permasalahan pelatihan di suatu organisasi maka perlu dibuat laporan hasil kegiatan tersebut. Salah satu sistematika penulisan laporan tersebut sebagai berikut:

COVER (Judul laporan)

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL

DAFTAR BAGAN

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

  1. Latar Belakang
  2. Tujuan
  3. Ruang Lingkup
  4. Metoda Pengumpulan Data

BAB II LANDASAN TEORI

BAB III PENGUMPULAN DATA PERMASALAHAN PELATIHAN DI SUATU ORGANISASI ….

  1. Data Permasalahan Organisasi
  2. Alat Pengumpulan Data
  3. Pengolahan dan Penyajian Data

BAB IV ANALISIS DATA PERMASALAHAN PELATIHAN DI Suatu Organisasi …..

  1. Analisis SDM
  2. Analisis Sumber Daya Pelatihan
  3. Rumusan Permasalahan Pelatihan di Suatu Organisasi …

BAB V PENETAPAN KEBUTUHAN PELATIHAN NYATA SUATU ORGANISASI

  1. Analisis Kebutuhan Pelatihan di Suatu Organisasi …
  2. Penetapan Kebutuhan Pelatihan di Suatu Organisasi …

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

  1. Alat Pengumpulan Data
  2. Data Analisis Permasalahan Pelatihan di Suatu Organisasi …

 

 

 


BAB III

SUMBER-SUMBER LAIN

YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI 

 

 

  1. A.      SUMBER-SUMBER PERPUSTAKAAN

 

  1. Daftar Pustaka
    1. Agus Sumardi, Drs., Dasar-dasar Statistik, STIA  LAN RI Bandung
    2. Dame Munthe, Drs., Analisis Jabatan dalam Praktik, Bandung, Mandar Maju, 1993
    3. Departemen Tenaga Kerja RI, Metodologi Latihan Kerja, Modul MLK 5,Program Pelatihan, Jakarta, 1991
    4. ________, Teknik Survey Kebutuhan Pelatihan, Jakarta
    5. ________, Teknik Survey Kebutuhan Pelatihan, Diklat Ahli Desain Kurikulum,Jakarta
    6. ________, Analisis Target Populasi, Diklat Ahli Desain Kurikulum,Jakarta
    7. ________, Dasar-dasar Statistika, Diklat Fungsional Tingkat Pratama,Jakarta
    8. ________, Pedoman Pelaksanaan Training Need Analysis, Peraturan Dirjen Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas
    9. Oemar Hamalik, Prof.Dr., Sistem dan Pengembangan Kurikulum Lembaga Pendidikan dan Pelatihan, Bandung, Trigenda Karya, 1993
    10. ________, Dasar-Dasar Pengembangan Kurikulum,  Bandung, Remaja Rosda Karya, 2007
    11. ________, Manajemen Pengembangan Kurikulum, Bandung, Remaja Rosda Karya, 2007
    12. ________, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Pelatihan Ketenagakerjaan, Bandung, Bumi Aksara, 2005

 

  1. Buku Referensi
    1. Sondang P. Siagian, Prof. Dr., Manajemen Sumber Daya Manusia
    2. Malayu S.P. Hasibuan, Drs., Manajemen Sumber Daya Manusia
    3. Sudjana,Metoda Statistika

 

 

 

 

 

 

  1. B.      DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN     

 

  1. Daftar Peralatan/Mesin

 

No.

Nama Peralatan/Mesin

Keterangan

Laptop, infocus, laserpointer Untuk di ruang teori
Laptop Untuk setiap peserta
Fasilitas internet, komunikasi telepon  
Kalkulator Untuk setiap peserta
Printer  
Hechmachine (stapler/penjepret) 24 dan 10  
Pelubang kertas  
Penjepit kertas ukuran kecil dan sedang  
Standar chart dan kelengkapannya  

 

  1. Daftar Bahan

 

No.

Nama Bahan

Keterangan

Modul Pelatihan (buku informasi, buku kerja, buku penilaian) Setiap peserta
Renstra  
Data organisasi  
Kertas bergaris  
Kertas HVS A4  
Spidol whiteboard  
Spidol marker  
CD (writer dan CD-R)  
Kertas chart (flip chart)  
  1. 10.
Tinta printer  
  1. 11.
ATK siswa Setiap peserta

 

 

TIM PENYUSUN

 

 

No.

Nama

Institusi

Keterangan

Bambang Purwoprasetyo Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP)  
Robert B. Sitorus Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP)  
Rubito Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP)  
Ali Darokah BBPLKDN Bandung  
Annoordin BBPLKDN Bandung  
Herwadi BBPLKDN Bandung  
Rahmat Sudjali Badan Nasional Sertifikasi Profesi  
Darma Setiawan Badan Nasional Sertifikasi Profesi  
Sjahruddin Kaliky BBLKI Serang  
  1. 10.
Bambang Trianto BBLKI Serang  
  1. 11.
Muh. Yasir BBPLKLN Cevest Bekasi  
  1. 12.
Karyaman BBPLKLN Cevest Bekasi  
  1. 13.
Subandi Dit. Stankomproglat  
  1. 14.
Bayu Priantoko Dit. Stankomproglat  
  1. 15.
Atiek Chrisnarini Biro Hukum Depnakertrans  
  1. 16.
Senggono BLK Pasar Rebo  

 

Testimoni

artikel lainnya Merumuskan Permasalahan Pelatihan Dalam Suatu Organisasi PLK.MP01.002.01



bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online

bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online
Monday 23 December 2013 | blog

YAYASAN PENDIDIKAN WARGA SURAKARTA SMA WARGA SKA JL. MONGINSIDI No. 21 TELP. 638873 SURAKARTA 57128 RENCANA…

Tuesday 18 October 2011 | blog

membuat pin dengan corel draw 64. Mata Pelajaran Pendidikan Jasmani, Olahraga dan Kesehatan untuk Sekolah Menengah…

Friday 6 March 2015 | blog

    MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI     MENGINSTALASI DAN MENGKONFIGURASI…

Wednesday 12 August 2015 | blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI           MELAKUKAN PERAWATAN…