Home » blog » Menilai kebutuhan Pelatihan dalam organisasi PLK.MP01.005.01
Filed: blog
Advertisement
loading...

 

MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SUB BIDANG METODOLOGI PELATIHAN KERJA

 

 

MENILAI KEBUTUHAN

PELATIHAN DALAM ORGANISASI

PLK.MP01.005.01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BUKU INFORMASI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan

 

 


DAFTAR ISI

 

 

KATA PENGANTAR —————————————————————————   1

DAFTAR ISI ———————————————————————————–   2

BAB I    STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI) DAN SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK) —————————————————————-   3

  1. Standar Kompetensi Kerja Nasional (SKKNI) ——————————-   3
  2. Unit Kompetensi Prasyarat —————————————————-   5
  3. Silabus Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) ——————————-   6

BAB II  MENILAI KEBUTUHAN PELATIHAN DALAM ORGANISASI ———————— 9

  1. Latar Belakang ——————————————————————   9
  2. Tujuan —————————————————————————   9
  3. Ruang Lingkup ——————————————————————  10
  4. Pengertian Istilah ————————————————————–  10
  5. Diagram Alir Unjuk Kerja Pencapaian Kompetensi ————————-  13
  6. Materi Pelatihan menilai kebutuhan pelatihan dalam  organisasi———- 13
    1. Menganalisis jabatan kerja————————————————- 13

a. Pengertian analisis jabatan——————————————— 13

b. Deskripsi jabatan ——————————————————-  15

c. Kebutuhan pelatihan —————————————————-  16

d. Jenis Jabatan ————————————————————  17

e. Syarat jabatan ———————————————————–  18

f. Tugas pokok dan fungsi jabatan—————————————- 19

  1. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi—————- 43
  2. Merumuskan kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok ———–  52
  3. Pelaporan ——————————————————————-  56

BAB III SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI —– 57

  1. Sumber-sumber Perpustakaan ————————————————  57

1.Daftar Pustaka —————————————————————  57

2.Buku Referensi —————————————————————  57

  1. Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan ——————————————  58
    1. Daftar Peralatan/Mesin————————————————— 58
    2. Daftar Bahan————————————————————— 58

BAB I

STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI)

DAN SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK)

 

  1. A.       STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI)
KODE UNIT : PLK.MP01.005.01
JUDUL UNIT : Menilai Kebutuhan Pelatihan Dalam Organisasi

 

DESKRIPSI UNIT : Unit ini merupakan kompetensi yang berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja dalam menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

1.  Menganalisis jabatan kerja 1.1. Tugas pokok dan fungsi organisasi diidentifikasi secara komprehensif.

1.2.Jabatan-jabatan dalam organisasi dianalisis secara komprehensif.

1.3.Tugas pokok dan fungsi jabatan dianalisis sehingga diperoleh informasi jabatan dan standar jabatan.

2.  Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi 2.1. Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi diidentifikasi

2.2. Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi dinilai  sesuai kebutuhan nyata organisasi

3.  Merumuskan kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok 3.1   Kelompok-kelompok  yang membutuhkan pelatihan dalam suatu organisasi diidentifikasi.

3.2   Kebutuhan-kebutuhan  pelatihan dalam kelompok dirumuskan kelayakannya sesuai kebutuhan  nyata organisasi.

 

BATASAN VARIABEL

1. Konteks variabel :

Unit ini berlaku untuk menganalisis jabatan kerja, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi dan menilai kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok yang digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi pada bidang metodologi pelatihan.

 

  1. Perlengkapan untuk menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi mencakup:

2.1.   Kebijakan organisasi

2.2.   Instrument penilaian

2.3.   Buku referensi/literatur.

2.4.   Alat tulis kantor

 

  1. Tugas pekerjaan untuk menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi meliputi :

3.1     Menganilisis jabatan-jabatan dalam organisasi secara komprehensif.

3.2     Menganilisis tugas pokok dan fungsi jabatan sehingga diperoleh informasi jabatan dan standar jabatan.

3.3     Menilai kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi sesuai kebutuhan nyata organisasi

3.4     Merumuskan kebutuhan-kebutuhan pelatihan dalam kelompok kelayakannya sesuai kebutuhan  nyata organisasi.

 

  1. Peraturan untuk menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi sebagai bagian dari program pelatihan adalah:

4.1     Pedoman Analisis Kebutuhan Pelatihan

 

 

PANDUAN PENILAIAN :

 

  1. Penjelasan prosedur penilaian :

Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait :

1.1     PLK.MP01.002.01  Merumuskan Permasalahan Pelatihan Dalam Suatu Organisasi

1.2     PLK.MP01.003.01 Mengidentifikasi dan Menganalisis Standar Kompetensi

 

  1. Kondisi Penilaian :

2.1.   Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan Menganalisis permintaan pelatihan di suatu daerah, menganalisis jabatan kerja, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi dan menilai kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok yang digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi, yang digunakan Menilai kebutuhan pelatihan dalam organisasi sebagai bagian dari program pelatihan;

2.2.   Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/ praktik;

2.3.   Penilaian dapat dilaksanakan secara : simulasi di workshop dan atau di tempat kerja.

 

  1. Pengetahuan yang dibutuhkan :

Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut:

3.1.   Identifikasi tugas pokok dan fungsi organisasi secara komprehensif.

3.2.   Identifikasi kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi;

3.3.   Identifikasi kelompok-kelompok yang membutuhkan pelatihan dalam suatu organisasi.

3.4.   Training Needs Assessment

 

  1. Keterampilan yang dibutuhkan :

Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut:

4.1     Menganilisis jabatan-jabatan dalam organisasi secara komprehensif.

4.2     Menganilisis tugas pokok dan fungsi jabatan sehingga diperoleh informasi jabatan dan standar jabatan.

4.3     Menilai kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi sesuai kebutuhan nyata organisasi

4.4     Merumuskan kebutuhan-kebutuhan pelatihan dalam kelompok kelayakannya sesuai kebutuhan  nyata organisasi

 

  1. Aspek Kritis :

Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja perlu diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut :

5.1.   Perbedaan persepsi

5.2.   Kompetensi SDM yang variatif

5.3.   Akurasi data

 

KOMPETENSI KUNCI

No

Kompetensi Kunci dalam Unit ini

Tingkat

1

Mengumpulkan, menganalisa dan mengorganisasikan informasi

2

2

Mengkomunikasikan informasi dan ide-ide

2

3

Merencanakan dan mengorganisasikan kegiatan

3

4

Bekerjasama dengan orang lain dan kelompok

2

5

Menggunakan gagasan secara matematis dan teknis

2

6

Memecahkan masalah

2

7

Menggunakan teknologi

1

 

 

  1. B.       UNIT KOMPETENSI PRASYARAT

Sebelum mengikuti pelatihan unit kompetensi Menilai Permasalahan Pelatihan di Suatu Organisasi ini peserta harus sudah kompeten untuk unit kompetensi sebagai berikut:

- Tidak ada.

 

  1. C.       SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK)

 

Judul Unit Kompetensi             :    Menilai Kebutuhan Pelatihan Dalam  Organisasi

Kode Unit Kompetensi             :    PLK.MP01.005.01

Deskripsi Unit Kompetensi        :    Unit ini merupakan kompetensi yang berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja dalam menilai  kebutuhan pelatihan dalam  organisasi

Perkiraan Waktu Pelatihan        :    20 Jp @ 45 Menit

Tabel Silabus Unit Kompetensi  :

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA

UNJUK KERJA

INDIKATOR

UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN

PERKIRAAN

WAKTU PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap

Penge-tahuan

Kete-rampilan

1. Menganalisis jabatan kerja 1.1.  Tugas pokok dan fungsi orga-nisasi diidentifikasi secara komprehensif.

 

 

1.2.  Jabatan-jabatan dalam organisasi dianalisis secara komprehensif.

 

– Dapat menjelaskan mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi organisasi

– Mampu mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi organisasi

– Harus bersikap cermat, teliti, dan taat asas.

 

– Dapat menjelaskan pedoman menganalisis jabatan dalam organisasi

– Mampu menganalisis jabatan dalam organisas

– Harus cermat, teliti, dan taat asas

 

– Pedoman mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi organisasi

 

 

 

 

– Pedoman menganalisis jabatan dalam organisasi

 

 

– Mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi organisasi

 

 

 

 

– Menganalisis jabatan dalam organisasi

 

 

– Cermat

– Teliti

– Taat asas

 

 

 

 

 

– Cermat

– Teliti

– Taat asas

 

 

2

6

  1.3.  Tugas pokok dan fungsi jabatan dianalisis sehingga diperoleh informasi jabatan dan standar jabatan. – Dapat menjelaskan pedoman menyusun deskripsi jabatan

– Dapat menjelaskan pedoman menetapkan spesifikasi jabatan

– Mampu menyusun deskripsi jabatan

– Mampu menjelaskan menetapkan spesifikasi jabatan

 

 

 

– Pedoman menyusun deskripsi jabatan

– Pedoman menetapkan spesifikasi jabatan

 

 

– Menyusun deskripsi jabatan

– Menetapkan spesifikasi jabatan

 

 

–  Cermat

– Teliti

– Taat asas

 

2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi 2.1 Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi diidentifikasi

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi dinilai  sesuai kebutuhan nyata organisasi

 

– Harus bersikap cermat, teliti, dan taat asas

– Dapat menjelaskan cara mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi

– Mampu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi

– Harus bersikap cermat dan teliti

 

– Dapat menjelaskan pedoman menilai kebutuhan pelatihan menjadi kebutuhan nyata

– Mampu menilai kebutuhan pelatihan menjadi kebutuhan nyata

– Harus bersikap cermat dan teliti

– Cara mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi

 

 

 

 

 

 

 

 

– Pedoman menilai kebutuhan pelatihan menjadi kebutuhan nyata

– Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– Menilai kebutuh-an pelatihan menjadi kebutuhan nyata

 

– Cermat

– Teliti

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– Cermat

– Teliti

 

 

 

 

2

4

3. Merumuskan kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok 3.1  Kelompok-kelompok  yang membutuhkan pelatihan dalam suatu organisasi diidentifikasi.

 

– Dapat menjelaskan cara mengidentifikasi kelompok-kelompok dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan

– Mampu mengidentifikasi kelompok-kelompok dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan

– Harus bersikap cermat dan teliti

– Cara mengidentifikasi kelompok-kelompok dalam organisasi yang membutuh-kan pelatihan – mengidentifikasi kelompok-kelompok dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan – Cermat

– Teliti

2

4

  3.2  Kebutuhan-kebutuhan  pelatihan dalam kelompok dirumuskan kelayakannya sesuai kebutuhan  nyata organisasi. – Dapat menjelaskan pedoman merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok sesuai dengan kebutuhan nyata organisasi

– Mampu merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok sesuai dengan kebutuhan nyata organisasi

– Harus bersikap cermat dan teliti

– Pedoman merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok sesuai dengan kebutuhan nyata organisasi – Merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok sesuai dengan kebutuhan nyata organisasi – Cermat

– Teliti

 

 

 

 

BAB II

MENILAI KEBUTUHAN PELATIHAN DALAM ORGANISASI

 

 

  1. A.      Latar Belakang

Kebutuhan pelatihan muncul apabila kemampuan tenaga kerja tidak sesuai dengan kualifikasi jabatan atau tugas/pekerjaan yang akan dilakukan. Ketidaksesuaian ini dapat terjadi akibat dari perkembangan teknologi, alih profesi, adanya kebijakan baru yang diberlakukan karena tuntutan kebutuhan peningkatan produktivitas organisasi/kesejahteraan pegawai/masyarakat termasuk kebutuhan global.

Pembinaan kualitas dan produktivitas tenaga kerja sangat ditentukan oleh keberhasilan pembinaan jalur pendidikan formal, pelatihan kerja, dan pengembangan di tempat kerja. Secara makro sasaran kegiatan pelatihan kerja Meningkatkan kualitas kerja agar mampu menciptakan dan mendukung perluasan penyelesaian pekerjaan yang berkualitas dan peningkatan produktivitas nasional.

Berkenaan dengan sasaran kegiatan pelatihan kerja tersebut di atas maka identifikasi kebutuhan pelatihan diarahkan ke sasaran tersebut. Oleh sebab itu, kegiatan menilai kebutuhan pelatihan dalam  organisasi perlu dilakukan untuk mengetahui kesenjangan kemampuan apa saja yang ada dibandingkan dengan sumberdaya organisasi  yang diidentifikasi berdasarkan kondisi organisasi. Hasil identifikasi  kebutuhan  pelatihan dalam organisasi  inilah yang akan menjadi dasar menilai bahwa kebutuhan pelatihan organisasi tersebut memang benar-benar dibutuhkan.

 

  1. B.      Tujuan

Adapun tujuan Menilai Kebutuhan Pelatihan Dalam Organisasi adalah sebagai berikut:

  1. Untuk menetapkan kebutuhan pelatihan nyata dalam organisasi yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan
  2. Untuk menetapkan kebutuhan pelatihan di dalam organisasi sesuai dengan analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

 

 

  1. C.      Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan menilai kebutuhan pelatihan dalam  organisasi dalam unit kompetensi ini meliputi kegiatan mengidentifikasi permasalahan suatu organisasi yang mendorong munculnya kebutuhan pelatihan yang diperoleh dari mengidentifikasi,Kebijakan organisasi, deskripsi pekerjaan,tugas dan fungsi analisis kebutuhan pelatihan yang menghasilkan kesenjangan kemampuan untuk memenuhi standar kualifikasi jabatan, dan menilai  kebutuhan pelatihan organisasi  tersebut untuk dijadikan acuan evaluasi kebutuhan pelatihan yang nyata sesuai dengan sumber daya yang tersedia di daerah tersebut.

 

  1. D.     Pengertian-pengertian
    1. Profesi

Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan.

  1. Standardisasi

Standardisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu.

  1. Pelatihan

Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu di mana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari.

  1. Kompetensi

Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan.

  1. Standar Kompetensi

Standar kompetensi adalah standar yang ditampilkan dalam istilah-istilah hasil serta memiliki format standar yang terdiri atas judul unit, deskripsi unit, elemen.

 

  1. Menganalisis

Menganalisis adalah menyelidiki dengan menguraikan bagian-bagiannya.

  1. Mengidentifikasi

Mengidentifikasi adalah menentukan atau menetapkan identitas orang, benda, dsb.

  1. Kebutuhan pelatihan

Kebutuhan pelatihan adalah kesenjangan antara kompetensi yang dipersyaratkan oleh suatu jabatan dengan kompetensi yang dimiliki calon peserta pelatihan.

  1. Program Pelatihan

Program pelatihan adalah suatu rumusan tertulis yang memuat secara sistematis tentang pemaketan unit-unit kompetensi sesuai dengan area kompetensi jabatan pada area pekerjaan sebagai acuan dalam penyelenggaraan Pelatihan Berbasis Kompetensi.

  1. Pelatihan Kerja

Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi kompentensi/jabatan/ pekerjaan serta spesifikasi pekerjaan.

  1. Pelatihan Berbasis Kompetensi (yang selanjutnya disebut PBK)

PBK adalah proses pelatihan yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan pelatihan yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja.

  1. Lembaga Pelatihan Kerja (LPK)

Lembaga Pelatihan Kerja yang selanjutnya disebut LPK adalah suatu lembaga pemerintah/swasta/badan hukum atau perorangan untuk tempat diselenggarakannya proses pelatihan kerja bagi peserta pelatihan.

  1. Peserta Pelatihan

Peserta pelatihan adalah angkatan kerja yang telah memenuhi persyaratan teknis dan administrasi untuk mengikuti pelatihan tertentu dengan program pelatihan berbasis kompetensi.

  1. Instruktur

Instruktur adalah seseorang yang berfungsi sebagai fasilitator, pelatih, pembimbing teknis, supervisor yang bertugas untuk menyampaikan materi pelatihan kepada peserta pelatihan di LPK atau di tempat kerja selama proses pelatihan.

  1. Kualifikasi jabatan

Kualifikasi jabatan adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dipersyaratkan jabatan (job performance requirements) yang diperoleh dari analisis jabatan.

  1. Analisis jabatan

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan fakta, data, dan keterangan pekerjaan, mengolahnya dan menyajikan dalam bentuk gambaran jabatan yang tersusun secara sistematis, akurat, dan jelas.

  1. Present Performance

Present performance atau kompetensi saat ini adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dimiliki tenaga kerja saat ini.

  1. Kebijaksanaan

Kebijaksanaan atau kebijakan organisasi adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak tata organisasi .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. E.      Diagram Alir

 

 

 

 

  1. F.      MATERI PELATIHAN MENILAI KEBUTUHAN PELATIHAN DALAM  ORGANISASI

 

  1. 1.   Menganalisis Jabatan Kerja

Sebelum melakukan kegiatan menganalisis jabatan, perlu dibahas dulu pengetahuan tentang kebutuhan pelatihan .

Pengetahuan yang diperlukan dalam menganalisis jabatan kerja.

  1. a.   Pengertian analisis jabatan

Analisis  Jabatan  adalah  proses  penguraian  data  dan  karakteristik    jabatan menjadi  informasi  jabatan  yang  diperlukan  sebagai  bahan  penyusunan program pelatihan. Untuk  dapat  mengidentifikasi kebutuhan  pelatihan  harus  paham  mengenai analisis jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.

Hubungan ketiganya dapat digambarkan dalam diagram dibawah ini :

 

 

ANALISIS ABATAN

 

 

 

 

Tujuan

 

 

Sistem

Perencanaan

 

 

 

Perolehan                    Mengumpulkan     Menganalisis            Mencatat

Dukungan                    Informasi               Data                         Informasi

 

 

 

DESKRIPSI JABATAN

 

 

 

Analisis Lebih Lanjut

SPESIFIKASI JABATAN

 

 

 

Pemilihan dan              Keselamatan dan                                    Klasifikasi

Penempatan                Pelatihan dan                Kesehatan              pekerjaan dan

dan promosi                pengembangan             Perencanaan          evaluasi

Penilaian Kinerja          organisasi                                                 Upah

 

 

Analisis Jabatan untuk Pelatihan

 

 

Pemanfaatan analisis jabatan secara umum berkaitan dengan pengembangan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi/perusahan yang dapat digambarkan sebagai berikut :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      

TRANSPER DAN PRMOSI

( SKEMA PENGEMBANGAN STAFF)

 

TRANSPER DAN PRMOSI

( SKEMA PENGEMBANGAN STAFF)

PROGRAM PELATIHAN

 

PROGRAM PELATIHAN

UPAH DAN GAJI

 

UPAH DAN GAJI

 

 

 

 

 

  1. b.   Deskripsi Jabatan

1).  Pengertian

Deskripsi  jabatan  adalah  uraian  jabatan  dalam  bentuk  ringkas  yang bertujuan untuk memberikan informasi jabatan secara singkat tentang apa yang dikerjakan, kondisi kerja dsb. Oleh karena ringkas, maka tidak semua tugas dikemukakan di dalamnya. Untuk jabatan yang situasi hubungan antar tugasnya bersifat siklis maka tugas hakiki saja yang dikemukakan, sebagai contoh  :  jabatan  Operator  Mesin  Rajut (kaos  kaki)  cukup  dikemukakan “menjalankan mesin rajut”

Untuk  jabatan  yang  hubungan  antar  tugasnya  bersifat  non-siklis,  tugas utama  saja  yang  dikemukakan.  Sebagai  contoh,  jabatan  Direktur  suatu kantor   atau   perusahaan   cukup   disebutkan   tugas   pokoknya   seperti “merencanakan,  memimpin,  mengendalikan”  sedang  tugas  lain  seperti berunding atau mengadakan rapat dan meninjau keadaan lapangan tidak perlu kita kemukakan.

2).     Manfaat

Bila ringkasan uraian jabatan disusun dengan tepat dan cermat maka dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

a).     Berfungsi sebagai definisi jabatan;

b).     Memberikan gambaran perbedaan satu jabatan dengan jabatan yang lain;

c).      Memberikan gambaran tugas-tugas jabatan secara keseluruhan;

d).     Mengklasifikasikan jabatan dalam kelompok-kelompok tertentu;

e).     Memberikan gambaran tentang tingkatan jabatan;

f).      Digunakan untuk inventarisasi jabatan;

g).     Digunakan sebagai dasar untuk menentukan nama jabatan.

 

  1. c.    Kebutuhan Pelatihan

Seperti telah dijelaskan dalam pengertian istilah bahwa kebutuhan pelatihan adalah kesenjangan antara kompetensi yang dipersyaratkan oleh suatu jabatan dengan kompetensi yang dimiliki calon peserta pelatihan. Gambar di bawah ini akan dapat lebih memperjelas pengertian kebutuhan pelatihan tersebut di atas.

Gambar 1

Kebutuhan Pelatihan

 

 

 

       C

 

 

 

 

A

=

 

KOMPETENSI TENAGA KERJA SAAT INI (A)

 

 

 

Jadi : C = A + B

 

A =  Kompetensi tenaga kerja saat ini (present performance). Apabila memungkinkan, untuk mengetahui kompetensi saat ini tersebut dilakukan skill test yang dalam CBT System disebut skill audit

C =  Kualifikasi jabatan atau kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dalam memangku jabatan tersebut ( job requirement performance)

B =  Merupakan selisisih antara kualifikasi jabatan dan kompetensi terkini calon pemangku jabatan tersebut.

 

1).  Macam-macam kebutuhan pelatihan:

- Kebutuhan Pelatihan Tingkat Organisasi

Kebutuhan pelatihan pada tingkat organisasi merupakan himpunan data umum yang berkaitan dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini organisasi dapat berupa organisasi perusahaan atau wilayah, baik scope daerah maupun negara. Kebutuhan pelatihan pada tingkat ini disebut kebutuhan  secara makro.

-  Kebutuhan Pelatihan Tingkat Jabatan

Kebutuhan pelatihan pada tingkat jabatan merupakan kesenjangan seseorang pemangku jabatan terhadap kualifikasi jabatan yang disyaratkan. Kebutuhan pelatihan pada tingkat ini disebut kebutuhan pelatihan secara mikro.

-  Kebutuhan Pelatihan Tingkat Individu

Kebutuhan pelatihan pada tingkat individu adalah penentuan siapa individu/orang yang membutuhkan pelatihan apa berdasarkan usulan kebutuhan latihan individu tersebut.

 

  1. d.     Jenis Jabatan

Suatu organisasi pada umumnya terdapat 4 (empat) tingkat jabatan yang masing-masing mempunyai tugas/fungsi yang saling mendukung untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

 

 

 

 

 

 

Tingkatan jabatan tersebut adalah :

No.

Tingkat Jabatan

Tugas/Fungsi

Syarat

1 Pimpinan puncak/Top Management Memimpin

Mengelola

Merencanakan

Mengendalikan

Mengorganisasikan

PP

KM

KT

2 Pimpinan menengah

(Middle Management)

1.  Mengkoordinasikan                                          PM

2.  Mengatur                                          KM

3.  Mengontrol                                          KT

4.  Mengarahkan

5.  Menyusun Laporan

PM

KM

KT

3 Supevisor 1.  Mengawasi                                          PP

2.  Memberi Petunjuk                                          KT

3.  Membagi Tugas

4.  Memeriksa

5.  Mengabsen

 

PP

KT

4 Operator 1. Membuat                                          TO

2. Mengemudikan                                          KT

3. Memindahkan

4. Menyusun

5. Memasang

6. Menghitung

7. Menyalin

TO

KT

 

 

PM : PengetPM : PPM : PPM : Pengetahuan Manajemen

KM : Keterampilan Manajemen

KT  : Keterampilan Teknis

TO  :Tenaga Operasional

e.  Syarat Jabatan

Syarat  suatu  jabatan  berbeda  dengan  syarat  jabatan  lainnya  ditinjau  dari aspek mental, fisik dan kemampuan lainnya, sehingga tidak ada orang yang mampu mengerjakan semua pekerjaan. Syarat tersebut meliputi: keterampilan kerja,  kompetensi  kerja,  pengetahuan  kerja,  pendidikan,  pelatihan  kerja, pengalaman kerja, bakat kerja dan syarat lain yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi jabatan.

1). Keterampilan Kerja

Adalah tingkat kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan atau suatu bagian pekerjaan yang hanya dapat diperoleh dari praktek, atau melalui pengalaman.  Tanpa  melalui  praktek  orang  tidak  dapat  mempunyai keterampilan yang meliputi aspek mental, pisik dan sosial.

2). Kompetensi Kerja

Kompetensi kerja adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.

3). Pengetahuan Kerja

Pengetahuan kerja adalah pengetahuan yang harus dimiliki tenaga kerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Dalam menentukan jabatan perlu diperhatikan pengetahuan diantaranya: peralatan, bahan, prosedur dan metode, arus produk, ukuran, rumus-rumus, risiko bahaya dsb.

4). Pendidikan

Syarat pendidikan dinyatakan menurut jenis dan  tingkatan   pendidikan minimum. Dalam menentukan pendidikan minimum perlu dipertimbang-kan:

a.   pendidikan seharusnya sesuai dengan jabatan kerja

b.   pendidikan alternatif yang mendukung pelaksanaan tugas

5). Pelatihan Kerja

Pelatihan dalam bekerja dapat dilakukan secara on job yaitu pekerja tetap
melakukan pekerjaanya sambil dibimbing untuk memperdalam bidang
tertentu. Selain itu dapat dilakukan secara off the job yaitu pekerja menjalani pelatihan diluar perusahaan dan dibebaskan dari tugas.

6). Pengalaman kerja

Pengalaman  kerja  merupakan  sikap  mental  dan  kebiasaan  dalam melaksanakan  pekerjaan  sesuai  dengan  prosedur  dan  instruksi  kerja dalam mencapai target yang ditetapkan

7). Bakat Kerja

Bakat   kerja   adalah   kemampuan   potensial   yang   disyaratkan   bagi seseorang untuk dapat melaksanakan tugas pekerjaan

 

f.  Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan

1). Tugas Pokok

Setiap jabatan pekerjaan mempunyai tugas pokok yang spesifik minimal mencantumkan hal-hal sebagai berikut :

Indikator

Karakteristik

Jabatan

Informasi Jabatan
A. IDENTITAS JABATAN 1.  Nama Jabatan

2.  Kode Jabatan

3.  Deskripsi Jabatan

B. HASIL KERJA

 

1.  Benda Nyata

2.  Jasa

3.  Informasi

C. BAHAN KERJA 1.  Benda Berwujud

2.  Jasa

3.  Informasi

D. PERANGKAT KERJA 1.   Mesin

2.  Perkakas Tangan

3.  Perlengkapan

4.  Alat Kerja Lain

E. PELAKSANA KERJA 1.  Kewajiban

2.  Tugas

3.  Kegiatan

4. Elemen

5. Tanggung jawab

6. Wewenang

7. Fungsi kerja

F. Hubungan Kerja 2.  Jabatan Lain

3.  Bidang Jasa

4.  Orang Lain

  1. G.  Kondisi Pelaksanaan
1.  Fungsi/Tugas Organisasi
2.  Arus Proses Kerja Organisasi

3.  Kondisi Lingkungan Kerja

4.  Hari/Jam Kerja

5.  Jalur Jabatan

6.  Nilai Jabatan

7.  Peraturan Personalia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Penjelasan

  1. IDENTITAS  JABATAN
    1. Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi jabatan berupa sekelompok tugas yang menyatu dalam suatu wadah jabatan
    2. Kode Jabatan adalah simbul digital yang dapat dipergunakan untuk memudahkan mengklasifikasikan jabatan berdasarkan kriteria tertentu.
    3. Ihtisar Jabatan adalah pernyataan singkat dalam satu kalimat aktif tanpa subjek yang menggambarkan secara umum, jelas dan tuntas mengenai APA yang dikerjakan pegawai dalam jabatan tersebut, BAGAIMANA dikerjakan, dan untuk TUJUAN APA dilaksanakan.

B.  HASIL KERJA

1. Hasil Antara adalah hasil kerja pegawai yang belum merupaka keluaran dari kerjanya

2. Hasil Akhir adalah hasil kerja yang telah merupakan keluaran dari kerja pegawai yang pada umumnya dijadikan informasi jabatan adalah

C. BAHAN KERJA

1. Benda Kerja adalah sesuatu yang diproses untuk memperoleh hasil kerja. Bahan kerja akan menyatu menjadi hasil kerja.

2. Bahan kerja dapat berupa, benda yang dapat diraba, jasa atau data tentang pekerjaan untuk menyusun uraian jabatan

D.  ALAT KERJA

1. Alat Kerja adalah alat yang dipergunakan pegawai untuk memperoses bahan kerja menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak menyatu menjadi hasil kerja.

2. Alat kerja dapat berupa perkakas tangan, perlengkapan untuk menunjang pekerjaan dan alat lain seperti Instruksi kerja, metode kerja, flowchart undang-undang dsb.

E.  PELAKSANA KERJA

1.                          Kewajiban adalah segala sesuatu yang harus dilakukan pegawai Kewajiban  dibedakan  antara  kewajiban  dalam proses pelaksanaan tugas pekerjaan dan kewajiban bukan dalam proses pelaksanaan kerja. Yang  menjadi informasi jabatan adalah kewajiban dalam proses pelaksanaan kerja yaitu tugas-tugas.

2.                          Tugas adalah usaha pokok yang dikerjakan pegawai dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja   dengan menggunakan alat kerja dan dalam  kondisi  pelaksanaan  tertentu  dan  dalam  hubungan  dengan pemegang-pemegang  jabatan  lainnya.  Tugas  dalam  suatu  jabatan dibedakan  dalam  tugas  pokok  dan  tugas  penunjang.  Tugas  pokok adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi  ke  dalam  jabatan  yang  dianalisis,  sedangkan  tugas penunjang adalah tugas lain yang perlu dilaksanakan untuk mensukseskan  tugas  pokok. Sedangkan tugas tambahan pada dasarnya bukan merupakan jabaran dari fungsi dan tugas organisasi. Dilihat dari frekwensi pelaksanaannya tugas dapat dibedakan: tugas harian, tugas periodik dan tugas insidental.

3. Kegiatan adalah jabaran dari tugas yang norma waktu dan hasilnya dapat diukur.

4. Elemen adalah jabaran dari tugas atau kegiatan dan merupakan unsure terkecil dari suatu pekerjaan.

5. Tanggung jawab adalah kewajiban pemegang jabatan menjafdi PENYEBAB UTAMA mengenai suatu keadaan apakah kejadian itu baik atau buruk, benar atau salah.

6. Wewenang  adalah  hak  pemegang  jabatan  untuk  memilih  alternatif dalam mengambil keputusan yang diakui oleh semua pihak.

7. Fungsi  pekerja  adalah  merupakan  tingkat  hubungan  antara  data barang atau benda

F. HUBUNGAN JABATAN

Jabatan tidak berdiri mandiri tetapi selalu berhubungan kerjasama dengan
pemegang jabatan yang satu dengan yang lainnya, baik antara atasan dan
bawahannya,  maupun  atara  jabatan-jabatan  setingkat  maupun  dengan
orang lain

G. KONDISI PELAKSANAAAN

1. Fungsi dan Tugas Organisasi Jabatan adalah merupakan jabaran fungsi dan tugas organisasi ke dalam kerja pegawainya

2. Arus Proses Kerja Organisasi Jabatan diadakan untuk melaksanakan proses kerja organisasi, dengan mempelajari arus proses kerja organisasi akan memudahkan mencari hubungan antar jabatan.

3. Kondisi Lingkungan Kerja

a. Keadaan tempat kerja, orang bekerja ditempat kerja tertentu dengan   ciri-ciri tertentu pula.

b. Resiko bahaya fisik, dalam bekerja orang menghadapi bahaya pisik baik berupa kecelakaan, penyakit, bahan yang diproses, peralatan kerja, maupun lingkungan tempat kerja.

 

4. Jalur jabatan adalah jalur karir yang dilalui oeh pegawai secara vertical atau horizontal

5. Nilai Jabatan adalah bobot relatif suatu jabatan dibanding jabatan lain, Nilai tersebut dapat dinyatakan dengan angka tingkat kepangkatan atau gaji pokok.

6. Waktu kerja adalah waktu kerja seminggu ada yang 6 jam ada juga 7 jam kerja per minggu dengan jam kerja dari jam 08.00   s/d 16.00

 

Rincian tugas merupakan isi uraian jabatan yang sangat penting. Rincian tugas adalah introduksi tugas jabatan secara lengkap, sistematis dan tuntas. Contoh pengisian data pemegang jabatan:

1  Jabatan                :                Kepala Bidang Evaluasi

2  Unit Kerja             :                Pusat Pendidikan dan Pelatihan

3  Deskripsi              :                Memimpin, merencanakan, mengorganisa-sikan, Jabatan mengarahkan dan mengawasi seluruh sumber daya dalam rangka evaluasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan

3. Uraian Tugas          :

3.1.    Memimpin seluruh sumber daya dilingkungan Bidang Evaluasi

3.2.    Merencanakan program kegiatan Bidang Evaluasi

3.3     Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan program kerja dala rangka pelaksanaan tugas

3.4     Memberi  petunjuk  bawahan  baik  secara  lisan  maupun tertulis dalam rangka pelaksanaan tugas

3.5     Menyelia pelaksanaan kegiatan tugas bawahan melalui laporan atau langsung untuk mengetahui dan memantau perkembangan, masalah dan tindak lanjutnya

3.6     Mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan yang telah dilaksanakan

3.7     Melakukan pembinaan dan penilaian pelaksanaan kerja serta  peningkatan  disiplin  kerja para  pegawai  dilingkungan Bidang Evaluasi

3.8     Membuat  laporan  baik  secara  lisan  maupun  tertulis kepada atasan mengenai kegiatan Bidang Evaluasi

3.9     Memberi   saran   dan   pertimbangan   kepada   atasan mengenai  hal-hal yang berhubungan dengan program kegiatan Bidang Evaluasi

3.10   Melaksanakan koordinasi evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknis

8.11   Melakukan fungsi penyiapan bahan evaluasi pendidikan dan pelatihan teknis

3.12   Melakukan fungsi penyiapan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kepemimpinan dan fungsional

3.13   Melakukan fungsi pelaksanaan urusan dokumentasi dan pengelolaan perpustakaan pendidikan dan pelatihan

3.14   Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan untuk menunjang kelancaran tugas

4. Masalah yang dihadapi dalam melakukan pekerjaan

4.1. Teknik komunikasi Bahasa Inggris

4.2. Metodologi evaluasi pendidikan dan pelatihan yang handal

4.3. Akurasi dan presisi data pendidikan dan pelatihan dalam dan di luar negeri

4.4. Sistem informasi kegiatan pendidikan dan pelatihan

5. Pengetahuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas :

5.1. Teknik komunikasi lisan dan tertulis (Bahasa Inggris)

5.2.  Kemampuan analisis evaluasi pendidikan dan pelatihan yang handal.

5.3. Manajemen sistem informasi kegiatan pendidikan dan pelatihan

6.Pengetahuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas :

6.1. Bahasa Inggris

6.2.  Manajemen informasi pendidikan dan pelatihan

6.3. Menganalisis hasil evaluasi pendidikan dan pelatihan

6.4. Menyusun metode dan mekanisme evaluasi pelatihan

7. Pendidikan dan pelatihan  yang diperlukan dalam melaksanakan tugas :

7.1. Teknik komunikasi Bahasa Inggris

7.2.  Manajemen SDM: Evaluasi Pelatihan

7.3. ISO 9000: Audit Internal.

8. Hal- hal yang diharapkan dalam masa yang akan datang :

8.1. Peningkatan koordinasi pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen pendidikan dan pelatihan

8.2 Berkomunikasi/negosiasi yang baik dan lancar (bahasa Inggris dan Indonesia)

8.3 Analisis hasil evaluasi pendidikan dan pelatihan yang sesuai untuk pengambilan keputusan.

 

    Fungsi Jabatan

Orang bekerja selalu berhubungan dengan data, orang dan benda dalam berbagai  tingkatan,  mulai  tingkat  terendah sampai ketingkat tertinggi sesuai dengan level jabatannya seperti  yang dijelaskan berikut ini:.

 

Hubungan dengan Data

Adapun  hubungan  antara  Fungsi  pekerja  dan  tingkat  data dalam berbagai  tingkatan,  mulai  tingkat  terendah (skala 6)  sampai ketingkat tertinggi (skala  1) sesuai dengan level jabatannya dapat digambarkan dalam diagram berikut:

 

TINGKAT

 

TINGKAT

FUNGSI KERJA

 

FUNGSI KERJA

 

Sumber : RIPA (Royal Institute of Public Administration)

Skala 6  Membandingkan Data

Menilai persamaan atau perbedaan sifat- sifat data atau benda yang dapat diamati  secara  langsung,  misalnya  mengoreksi  hasil  ketikan  berdasarkan
konsep, mengelompokkan kemeja berdasarkan model dan ukuran dsb.

Skala 5  Menyalin Data:

Menyalin, mencatat atau memindahkan data, misalnya mencatat angka darihasil penilaian, menulis alamat tujuan pengiriman barang, mencatat score test dsb.

Skala 4  Menghitung Data:

Mengerjakan  perhitungan  aritmatik,  misalnya  menghitung  harga  sejumlah barang,  menghitung   biaya   produksi,  menghitungnilai  persamaan   atau perbedaan sifat-sifat data atau benda yang dapat diamati secara langsung, misalnya  mengoreksi  hasil  ketikan  berdasarkan  konsep,  mengelompokan kemeja berdasarkan model dan ukuran dsb

Skala 3  Menyalin Data:

Menyalin mencatat atau memindahkan data, misalnya menulis surat sesuai konsep, mencatat store test dsb.

Skala 2  Menghitung Data:

Mengerjakan  perhitungan  aritmatik,  misalnya  menghitung  harga  sejumlah barang, mengitung biaya produksi dsb.

Skala   1  Menyusun Data:

Mengerjakan  menghimpun  atau  mengelompokan  informasi  tentang  data, orang atau benda, misalnya: menginventarisasi barang, menyusun katalog, mengumpulkan informasi dsb.

Skala 0  Menganalisis Data:

Mempelajari dan menilai data untuk menyajikan tindakan alternatif, misalnya mengurai atau merinci data ke dalam bagian-bagiannya untuk memperoleh kejelasan yang diperlukan

Hubungan dengan Orang:

Orang yang diperlakukan secara individu seperti layaknya manusia berbagai tingkatan, mulai tingkat terendah (skala 8) sampai ke tingkat tertinggi (skala 0)  sesuai  dengan  level  jabatannya  seperti  yang dijelaskan berikut ini:

 

TINGKAT

 

TINGKAT

FUNGSI KERJA

 

FUNGSI KERJA

 

Sumber : RIPA (Royal Institute of Public Administration)

 

Skala 8  Menerima Instruksi- Membantu

Melaksanakan kerja dengan menuruti secara langsung perintah atasan, yang tidak .memerlukan tanggapan dari pelaksana, kecuali penjelasan mengenai perintah yang harus dilaksanakannya.

Skala 7  Melayani Orang

Melayani kebutuhan  orang lain  yang dinyatakan maupun tidak dinyatakan tetapi harus dilaksanakan menurut ketentuan. Didalam fungsi ini terkandung tanggapan langsung dan diperlukan pengetahuan dan ketrampilan khusus untuk melaksanakannya.

 

Skala 6 Berbicara-Memberi Tanda

Berbicara  atau  Memberi  Tanda  kepada  orang  lain  untuk  meminta  atau memberi   informasi.   Memberi   tugas   atau   memberi   petunjuk   kepada pembantu/asisten termasuk dalam fungsi ini.

Skala 5  Mempengaruhi

Mempengaruhi  orang  lain  untuk  memperoleh  manfaat  dalam  benda  atau suatu pandangan.

Skala 4  Menghibur

Menghibur orang lain biasanya menggunakan media panggung, Flm, FV, dan radio

Skala 3  Menyelia

Menentukan  atau  menafsirkan  prosedur  kerja  untuk  sekelompok  pegawai bawahannya, membagi tugas khusus, memelihara hubungan yang harmonis diantaranya bawahannya dalam rangka peningkatan efisiensi kerja.

Skala 2  Mengajar

Mengajar atau melatih orang lain dengan memberikan penjelasan, peragaan, bimbingan  praktek,  atau  memberi  rekomendasi  aatas  dasar  disiplin  yang bersifat teknis.

Skala 1  Berunding

Tukar menukar pendapat/gagasan atau informasi dengan pihak lain untuk merumuskan  kebijakan  dan  program  atau  untuk  bersama-sama  membuat keputusan kesimpulan untuk menyelesaikan masalah.

Skala 0  Menasihati

Memberi  bimbingan  saran  konsultasi  atau  nasehat  kepada  perorangan mengenai masalah yang memerlukan pemecahan berdasarkan hukum atau klinis, spiritual atau prinsip keahlian lainnya.

 

 

Hubungan Benda:

Bahan,  alat,  produk  berujud  dan  bersifat  fisik  dan  tak  bernyawa.
berbagai tingkatan, mulai tingkat terendah (skala 6) sampai ke tingkat
tertinggi (skala 1)  sesuai  dengan  level  jabatannya  seperti  yang dijelaskan berikut ini:

 

 

  1. MENGERJAKAN DENGAN PRESISI

 

  1. MENGERJAKAN DENGAN PRESISI

TINGKAT

 

TINGKAT

  1. MENJELASKAN/

MENGONTROL

 

 

  1. MENJELASKAN/

MENGONTROL

 

3.  MENGEMUDIKAN-        MENJALANKAN

 

3.  MENGEMUDIKAN-        MENJALANKAN

FUNGSI BENDA

 

FUNGSI BENDA

FUNGSI BENDA

 

FUNGSI BENDA

 

 

  1. Kompetensi  yang diperlukan dalam jabatan

Kompetensi yang diperlukan untuk menduduki jabatan ini ditentukan oleh tingkat tanggung jawab pemangku jabatan  yang meliputi 5 (lima) dimensi kompetensi yaitu:

1)   Melaksanakan   tugas-tugas   pekerjaan (task   skill)   yaitu pekerjaan yang mencakup pengetahuan, pengalaman, sikap dan keterampilan Mengelola tugas-tugas yang berbeda (task management skill), yaitu  melakukan  koordinasi  pekerjaan  yang  berbeda    untuk mendapatkan hasil kerja yang sesuai dengan standar

2)   Mengelola lingkungan kerja (environment skill), yaitu menciptakan lingkungan kerja yang memenuhi K3 dan ramah lingkungan (green productivity) untuk mendapatkan hasil kerja yang sesuai standar

3)   Kemampuan untuk memecahkan masalah  (contingency skill), yaitu  kemampuan  mengambil  keputusan  dalam  kondisi  dan situasi  apapun  untuk  mendapatkan  hasil  kerja  yang  sesuai standar

4)   Kemampuan menerapkan kompetensi kerja (transfer/adaptation skill) yaitu kemampuan menerapkan kompetensi dalam kondisi yang berbeda

i.Tanggung jawab

Ini adalah tingkat tanggung jawab untuk menggunakan sumber daya yang berkaitan dengan keuangan; personil dan peralatan. Ini meliputi pertimbangan    yang    menyangkut    latihan pertimbangan.

- Penggunaan sumber daya tenaga kerja, modal, pabrik, dan  material.  Tingkat  dimana  permintaan  pekerjaan latihan  pertimbangan (discretion)  dan  tindakan  yang bebas dalam menggunakan sumber-sumber ini.

- Pengaruh pada penggunaan sumber daya Tingkat  dimana  kegiatan yang  mempengaruhi  cara dimana sumber-sumber digunakan  pada  tingkat  dan bagian yang berbeda dalam organisasi.

1).   Pengetahuan

Kebutuhan  pengetahuan  dibagi  menjadi dua  bagian. Yang pertama adalah pengetahuan yang berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan formal dan akuisisi kualifikasi  pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan; yang kedua adalah pengetahuan yang diperoleh melalui pengalaman biasa dan/atau melalui pengalaman yang spesifik didalam organisasi itu sendiri.

(a). Spesialis

Tingkat dimana pekerjaan membutuhkan pemahaman yang teoritis dan praktikal dan tetap mengikuti perkembangan pengembangan di dalam pemegang fungsi jabatan.

(b). Proses Manejemen dan Teknik

Tingkat dimana pekerjaan membutuhkan pemahaman dan
penggunaan teknik mencakup perencanaan, peramalan, arah dan kendali yang digunakan dalam organisasi.

(c). Mengkoordinir

Tingkat dimana pekerjaan membutuhkan pengetahuan dalam fungsi yang berbeda di dalam organisasi.

2).    Ketrampilan mental

(a). PengertianTingkat  dimana  pekerjaan  membutuhkan  pengakuan
dan pemahaman atas informasi pekerjaan dalam berbagai   bentuk. Tanggung jawab harus diambil menyangkut variasi dan kompleksitas situasi kerja dan data,  kebutuhan asimilasi  dan  kecepatan dan luas dimana informasi baru atau perubahan   informasi sebelumnya harus dipahami.

(b). Memori tingkat dimana pekerjaan membutuhkan retensi informasi dari pengalama sebelumnya. Tingkat dimana lapangan kerja informasi yang segera diingat.

(c). Explorasi tingkat dimana pekerjaan membutuhkan pemikiran awal/asli dan kreatif untuk menghasilkan berbagai kemungkinan yang baru.

(d). Pengurangan tingkat  dimana  pekerjaan  membutuhkan kemampuan untuk menyimpulkan penyebab permasalahan, misalnya penyimpa-ngan dari hasil yang diharapkan atau pencapaian standar. Karakteristik  ini  mempunyai  dua dimensi :

-   Kompleksitas  dari pertemuan permasalahan

-   Hal-hal yang baru dari permasalahan yaitu tingkat dimana masalah yang tidak terjadi harus ditentukan dari awal  prinsip-prinsip  oleh proses pengujian dan pengurangan.

(e).Evaluasi tingkat dimana pekerjaan membutuhkan evaluasi kemungkinan pilihan atau tindakan untuk pemecahan, rekomendasi atau keputusan.

3)         Ketrampilan sosial

Ketrampilan ini digunakan di dalam implementasi keputusan, komunikasi dan kontak internal dan eksternal yang dituntut dalam pekerjaan.

  • Komunikasi Lisan Tingkat  dimana  pekerjaan  membutuhkan komunikasi oral yang jelas dalam      pengucapan dan ekspresi internal/eksternal    dalam    suatu    organisasi    atau departemen.
  • Komunikasi tertulis Tingkat dimana pekerjaan membutuhkan  komunikasi tertulis  berupa  informasi  pendapat,  dll.  kepada  orang lain baik internal/eksternal dalam suatu organisasi atau departemen.
  1. Kerja Sama

Tingkat dimana untuk pekerjaan membutuhkan hubungan dengan orang yang setingkat atau lebih yang lebih senior baik internal/eksternal dalam suatu organisasi atau deparatemen.

  1. Kondisi lingkungan

Tingkat dimana pekerjaan melibatkan waktu kerja yang tidak beraturan,  ketidakhadiran  dan  perjalanan  dari  rumah,  tidak termasuk kondisi-kondisi lembur dan kompensasi.

g.   Etika dan Budaya Kerja Organisasi

Etos Kerja

Etika dalam lingkup organisai merupakan pola sikap dan perilaku yang diharapkandari setiap individu dan kelompok anggota organisasi yang secara keseluruhan akan membentuk budaya organisasi yang sejalan dengan tujuan maupun filosofy organisasi yang bersangkutan

Etos  kerja juga  merupakan  cerminan  pegawai dalam  melaksanakan tugas pekerjaannnya dengan penuh tanggungjawab dan secara `sadar memahami tujuan ia bekerja. Dalam loingkup pemerintahan, etos kerja dengan  nilai-nilai  yang  terkandung  di  dalamnya sangat bermanfaat untuk membangkitan      kepekaan  para   birokrat   dalam  melayani kepentingan masyarakat. Sejalan dengan perkembangan kedewasaan sosio-politik masyarakat post modern, etika dalam pemerintahan juga

berkembang   mengarah   kepada   perwujudan   pemerintahan   yang
baik.Dalam  negara  demokrasi  aparatur  pemerintah  secara  etika
diharapkan  selalu  mengikutsertakan  masyarakat  dan  berorientasi
kepada  aspirasi  dan  kepentinhgan  rakyat  dalam  setiap  langkah
kebijakan dan tindakan pemerintah. Dalam kerangka global etika kerja
pemerintah cenderung diarahkan kepada upaya-upaya untuk
memerangi korupsi dan nepotisme. Resolusi PBB mengenai Kode Etik
Internasional  dalam  memerangi  Korupsi  antara  lain  memuat  bahwa
para pejabat publik tidak boleh menggunakan kewenangannya untuk
memperbaiki kepentingan keuangan pribadi dan keluarganya.

 

Budaya Kerja

Budaya Kerja adalah suatu falsapah yang didasari oleh pandangan
hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat kebiasaaan dan kekuatan
pendorong membudaya dalam suatu kehidupan kelompok masyarakat/ organisasi tercermin dari sikap menjadi perilaku tindakan
yang terwujud sebagai kerja. Budaya kerja organisasi adalah
manajemen yang meliputi pengembangan produktivitas yang tercermin
dalam  kerja  keras  ulet  disiplin  tanggungjawab,  kreatif , dinamik konsekwen,  konsisten,  responsive  mandiri  dan  makin  lebih  naik.
Budaya kerja sebagai coorporate culture   yang dibangun di perusahaan
dapat   berbagai   macam   bentuknya tergantung   kepada   sistem manajemen dan pola kepemimpinan. Pelaksanaan Budaya Kerja pada organisasi pemerintah diperlukan berkaitan dengan semua pihak, agar betul  betul  dapat  terlaksanan  sesuai  dengan  harapan.  Pelaksanaan budaya  kerja  adalah  persoalan  perilaku,  oleh  karena  pemahaman terhadap  nilai-nilai  yang  menjadi  dasar  dalam  organisasi  pada penghayatan  nilai-nilai  tersebut  akan tercermin  dalam  tindak  tanduk perilaku aparat sehari-hari.

Berbagai masalah budaya kerja dalam organisasi pemerintah sebagaimana  dijelaskan dalam pedoman pengembangan budaya aparat negara yang diterbitkan oleh Kementrian PAN-RI Tahun 2002

 

k.  Standar Kualifikasi Jabatan

Kompetensi  merupakan  gabungan  antara  knowledge, skill  dan aptitude. Dalam kaitannya dengan kompetensi, dua komponen yang relatif dapat dipengaruhi,  dikembangkan  atau  ditingkatkan   ialah knowledge  dan skill, sedangkan aptitude cenderung permanen. Dalam  beberapa  hal  aptitude  juga  masih  menjadi  bahan  untuk disepakati. Dalam konsep evaluasi jabatan yang dipergunakan pada kegiatan ini, sekiranya evaluasi jabatan dijadikan dasar untuk menggali standar kompetensi, maka variable aptitude cenderung diterjemahkan sebagai syarat psikologis, yang meliputi bakat, minat dan temperamen, yang secara scientific dapat dipertanggung jawabkan.

Langkah-langkah dalam pengenalan prestasi kerja

1. Pengidentifikasian Indikator Karakteristik Jabatan yang dipergunakan  untuk  melakukan  pengukuran;  pada  umumnya terdiri atas:

a.     Ringkasan Uraian Tugas

b.    Uraian Tugas

c.     Kriteria Unjuk Kerja

2. Penentuan  faktor  untuk  mengukur  prestasi,  atau  disebut dengan Bidang Prestasi Kunci (BPK), pada umumnya terdiri:

a.    Pelaksanaan Tanggung Jawab Manajerial

b.    Pengambilan keputusan

c.    Pemecahan masalah

d.    Inisiatif

e.    Kretivitas

f.     Sumbangan untuk perbaikan organisasi

g.    Sumbangan untuk perbaikan individu

Bidang Prestasi Kunci (BPK) ialah tugas-tugas inti yang berhubungan
langsung dengan produk, baik barang maupun jasa, yang telah ditetapkan standarnya seperti ukuran, takaran, frekuensi, waktu.

Contoh: Jabatan Perencana Anggaran, BPK-nya meliputi: Menyusun konsep anggaran belanja berdasarkan program dari tiap-tiap unit kerja secara proporsional,  tepat waktu, dengan tingkat kesalahan yang ditoleransi sebesar 5 persen

No.

Uraian

Tugas

Kriteria

Unjuk kerja

Faktor yang dinilai

1

2

3

4

5

8

1

Mengumpulkan data program dari unit kerja menggunakan formulir yg telah dibakukan

2

Menentukan metode dan teknik penyusunan anggaran

3

Mengolah data program menjadi konsep anggaran berdasarkan skala prioritas

4

Menyusun  revisi anggaran

Keterangan : kriteria penilaian menyeluruh A bagus sekali

Menunjukkan  prestasi  kerja  yang  sangat  menonjol  di  mana  selalu tercapai hasil-hasil yang gemilang dengan banyak usaha di dalam keadaan  yang  merugikan.  Ternilai  memperlihatkan  penguasaan penuh pekerjaannya dan diakui sebagai seorang profesional langka di dalam bidangnya. Di samping itu, ternilai membangkitkan kelompok dengan memperlihatkan kepemimpinan-nya  yang  bermutu  menuju pencapaian tujuan organisasi. Memiliki tingkat kesalahan yang kecil dan memenuhi syarat memperoleh kualifikasi tertinggi.

B. Superior

Menunjukkan prestasi kerja yang sangat baik yang hasilnya melampaui  harapan  tinggi  dengan  sejumlah  usaha  dalam  kondisi yang merugikan. Ternilai, secara taat asas akan melebihi sasaran dan memperlihatkan panadangannya mengenai pekerjaannya yang patut dipuji, disertai inisiatif dan kepemimpinan yang memerlukan pengawasan sedikit. Ternilai juga menunjukkan pengharapan sangat tinggi bahwa investasi ke  dalam pelatihan dan pengembangannya akan sangat menguntungkan. Tidak lebih dari 15 % akan memperoleh angka yang demikian tinggi.

 

C.     Baik

Menunjukkan prestasi kerja yang pantas yang memenuhi harapan
normal, di mana target-target sudah selalu dicapai dan kadang-
kadang dilampaui dengan usaha sedang di bawah kondisi normal.

Ternilai   mampu     memenuhi    pekerjaan, menyelenggarakan  tugas  biasa  dengan kadang-kadang harus diselia. Seorang pekerja yang patut
dipertahankan dan didorong untuk maju dengan dukungan atasan.

D.    Sedang

Menunjukkan prestasi kerja setengah-setengah, dan kadang-kadang gagal mencapaai hasil yang diharapkan. Perlu sering diselia, ragu-ragu  mengambil  inisiatif  dan  tidak  mempunyai  cukup  pengertian mengenai   pekerjaannya,  serta menghindari   dari   kondisi  yang merugikan dan usaha-usaha dalam target-target. Seorang pekerja di bawah rata-rata  yang  telah mencapai  puncaknya dan memerlukan tindakan korektif.

E.   Buruk

Menunjukkan prestasi kerja yang tak dapat diterima dengan banyak
kegagalan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Ternilai memiliki
pengetahuan  tentang  pekerjaannya  yang  sangat  kurang  dan  tidak
berusaha untuk mengatasi kekurangannya, serta lebih suka mencari
alasan  di  luar,  dari  pada  di  dalam  dirinya  sendiri.  Menunjukkan
kurangnya rasa keikatan bagi tugasnya, atau lebih buruk lagi bagi
organisasi. Ia salah pilih. Penilaian yang sedemikian ini menunjukkan dibutuhkannya tindakan korektif keras dan kegagalan untuk menanggapinya dalam waktu 2/3 tahun akan mengakibatkan pemberhentian dari jabatan dinas.

 

 

 

 

Syarat kemampuan bagi pemangku jabatan menurut jenjang jabatan

Pangkat jabatan menurut kelompok

Teknis

Managerial

Perilaku

Konsepsual

Pegawai non managerial yg membidangi teknik Sangat diperlukan Tidak diperlukan Beberapa diinginkan beberapa perlu Tidak diperlukan
Eselon IV Sangat diperlukan Beberapa diinginkan Beberapa diinginkan Beberapa diperlukan

 

Sedikit diperlukan
Esolon III Beberapa diperlukan- banyak tidak diperlukan perlu Beberapa diperluklan Beberapa diperlukan
Eselon II Beberapa  diharapkan Sangat diperlukan Banyak diperlukan, beberapa penting perlu
Eselon I Sedikit diperlukan Sangat diperlukan Banyak diperlukan dan penting Perlu sekali
Pimpinan Puncak Tidak perlu penting Sangat penting Paling penting

 

Standar Kualifikasi Jabatan :

A.   Kemampuan teknis:

1.   Cara mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data

2.   Cara membuat laporan bulanan

3.   Cara membuat pertanggungjawaban keuangan

4.   Cara mengoperasikan mesin

5.   Cara membaca alat ukur

6.   dll

B.   Kemampuan Manajerial:

1.   Memperbaiki sistim.

2.   Membuat perencanaan dan memprediksi masalah.

3.   Mengatur bawahan dan mendelegasikan wewenang.

4.   Mengambil keputusan.

5.   Mengawasi bawahan.

6.   dll.

C.   Perilaku:

1. Tegas;  tidak  boleh  menyimpang,  kecuali  dalam  keadaan darurat

2. Rasa sosial; dalam berhubungan dengan masyarakat.

3. Memiliki daya ingat yang kuat.

4. Pragmatis, tidak dogmatis.

5. Dll

D.Konseptual:

  1. Membangun visi, misi dan strategi
  2. Mewawas masa depan organisasi
  3. Membangun hubungan dengan mitra usaha
  4. Memenangkan kopetisi, dll

3.3. Skill Audit

3.3.1  Penilaian Keterampilan

Penilaian Keterampilan adalah suatu proses penentuan yang sangat sistematis/basis yang relatif berbeda yang ditempatkan pada posisi struktur basis Gaji/upah yang adil. Hal ini tidak berhubungan dengan kualitas kinerja setiap individu.

  1. Prosedur
    1. Setiap pekerja yang akan dievaluasi diminta untuk menyelesaikan kuesioner yang akan dikembalikan kepada pegawai senior. (Jika pegawai senior tidak  setuju dengan jawaban kuesioner, ia akan mendiskusikan langsung dengan yang bersangkutan).

Wawancara  diatur  dalam  rangka  memperjelas  poin-poin  dalam kuesioner,  sehingga  semua  kenyataan  perlu  dimasukan  dalam
kuesioner. Pewawancara dapat salah satu dari Dewan, yang akan
melengkapi  deskripsi  tugas.  Diskripsi  tugas  didasarkan  pada  15
karakteristik   pekerjaan.   Karakteristik   ini   bersamaan   dengan
definisinya merupakan satu kesatuan. Ketika diskripsi tugas telah
disetujui  oleh  Kepala  pegawai  dan  pemilik,  akan  ditempatkan
bersama-sama dengan kuesioner sebelum Panel penilaian. Kemudian Panel akan menilai tingkat permintaan dibawah masing-masing dari  15 karakteristik, baik rendah (1) menengah (2) tinggi (3) atau sangat  tinggi (4)  sehingga  nilai  minimum yang  dapat diperoleh 15 dan yang maksimum 60.

b.   Kelompok yang mewakili

Kelompok  yang  telah  dipilih  yanag  mewakili  tingkat  yang  akan
dievaluasi   yang   menggambarkan   tingkat   karaktersitik   yang
berbeda.   Tujuan   ini   memungkinkan   panel   penilaian   untuk
menetapkan suatu norma-norma untuk setiap tingkat karakteristik,
yang  kemudian  akan  dilaksanakan  untuk  kelompok  yang  akan
dievaluasi. Benchmark akan digunakan dalam megevaluasi
pekerjaan Anda.

3.3.2    Analisis Hasil Keterampilan

 

NAMA JABATAN                       :  Kepala Bidang Evaluasi

ESELON                                  :  III.a

UNIT KERJA                            :  Pusat Pendidikan dan Pelatihan

 

NO

KOMPETENSI

TINGKAT KOMPETENSI

PERINGKAT

MUTLAK

PENTING

PERLU

1

Mengarahkan/, Memberikan Perintah (MMP) Menentukan batasan perilaku (MMP.2)      

2

Kesadaraan Berorganisasi(KB) Memahami iklim dan budaya organisasi (KB.3)      

3

Pendelegasian diberikan Wewenang (PW)kepada

bawahan (PW.3)

Mempercayai kewenangan yang      

4

Berorientasi pada Kualitas (BP.K) berkualitas (Bp.K.2) Memastikan hasil kerja yang      

5

Membimbing (M) kerja (M.2) Menentukan target      

6

Pengaturan Kerja(PK) Membuat jadwal dan tetap terfokus (PK.3)      

7

Mencari Informasi (MI) menggali lebih dalam (MI. 2)      

8

Berfikir konseptual Menyederhanakan masalah yang komplek (BK.2)      

9

Berfikir Analitis (BA) Menentukan hubungan yang terkait  dengan situasi atau masalaah dalam tugas (BA.2)      

10

Kreatif dan inovatif (KI) Memacu kreatif berfikir (KI.2)      

11

Membangun hubungan kerja strategis (MHKS) Mengadakan pertemuan (MHKS.2)      

12

Memimpin rapat

(MR)

Membangun kesepakatan (MR.3)      

13

Berorientasi pada pelayanan ( Bp.K) Memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat (Bp.P.3)      

14

Semangat untuk berprestasi (SB) Mampu menetapkan prestasi  kerja sendiri (SB3)      

15

Keahlian teknikal/professional/

Managerial (KTPM)

Menguasai pengetahuan dan ketrampilal teknikal/ manajerial/professional

(KTPM.2)

     

 

Agar survey dapat dilakukan dengan tepat dan benar, maka perlu dipelajari dulu tentang teknik survey dan dasar statistik.

Yang dimaksudkan dengan teknik survey kebutuhan pelatihan  adalah tata cara atau suatu kegiatan untuk mendapatkan data guna mengetahui berapa jumlah populasi yang ada disesuaikan dengan data jabatan yang harus dipenuhi melalui pelatihan. Survei kebutuhan pelatihan dimaksudkan untuk menyusun program pelatihan yang sesuai dengan pemenuhan kualifikasi jabatan.

  1.   Tujuan Survey

Adapun tujuan dilakukan survei ini adalah untuk menyusun rencana pelatihan yang menyangkut:

  1. jenis pelatihan
  2. lama pelatihan
  3. peralatan yang dibutuhkan
  4. jadwal penyelenggaraan pelatihan
  5. kebutuhan tenaga teknis pelatihan
  6. pengembangan pelatihan pada masa mendatang.
  7.    Petugas Survey

Untuk melakukan survey diperlukan petugas survey yang harus memiliki kemampuan teknik pengolahan data dengan menggunakan dasar-dasar statistik, teknik wawancara, di samping pengetahuan tentang substansial materi survei/wawancara. Waktu survey guna memperoleh data yang dibutuhkan tentunya salah satunya dilakukan dengan cara wawancara.

a)      Wawancara

Adapun pedoman melakukan wawancara, yaitu:

(1)       Kenalkan diri anda sebelumnya kepada responden dan jelaskan maksud dan tujuan kunjungan anda;

(2)       Yakinkan responden bahwa informasi yang diberikan akan bersifat konfiderasi, yang diambil hanya angka dan bukan nama;

(3)       Laksanakan wawancara secara biasa dan jangan diperlihatkan tanda setuju atau tidak setuju dengan jawaban yang diberikan responden;

(4)       Ajukan semua pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner/ pedoman wawancara dan jangan mengajukan pertanyaan yang tidak ada kaitan dengan responden;

(5)       Usahakan agar  wawancara dapat terlaksana dalam waktu yang singkat dan jawaban yang lengkap dengan suasana yang akrab serta usahakan adanya kemungkinan untuk pertemuan lanjutan;

(6)       Ajukan semua pertanyaan dengan cermat agar responden memahami kata/istilah yang digunakan sehingga maksud pertanyaan dapat diterima sesuai dengan yang dimaksudkan.

 

b)     Persiapan Wawancara

Sebelum dilakukannya survey tentunya perlu persiapan, yaitu:

(1)       Hubungi responden 1 atau 2 hari sebelumnya agar siap;

(2)       Siapkan alat bantu survei/wawancara, a.l. lembar isian/kuesi-ner, check-list, pedoman wawancara, dll.;

(3)       Pahami maksud dan tujuan wawancara, yaitu:

(a)  memperoleh informasi yang dapat digunakan untuk menyusun perencanaan kebutuhan pelatihan;

(b) mengidentifikasi keadaan kebutuhan pelatihan;

(c)  mengidentifikasi keadaan penyediaan fasilitas pelatihan.

Selanjutnya data yang diperoleh dari hasil survey diolah melalui kegiatan analisis data.

Setelah mengetahui mengenai teknik survey dan dasar tatistik maka dilanjutkan dengan pengumpulan data dari sumber yang sahih, yaitu sumber yang relevan dan dapat dipercaya untuk dimintai data yang sahih pula.

- Keterampilan

Ketrampilan yang dilakukan menganalisis jabatan kerja perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu melakukan analisis jabatan kerja meliputi visi, misi,kebijakan  dll., yaitu:

  • Peralatan analisis harus sudah disiapkan, antara lain daftar cek list, pedoman wawancara, dsb.
  • Nama-nama pejabat atau pihak-pihak yang akan ditemui lengkap alamat dan nomor telepon
  • Waktu mengakses internet harus dipastikan alamat website harus benar
  • Konfirmasi ulang terhadap data  dan analisis yang dilakukan  untuk memperoleh data mutakhir termasuk menggunakan istilah-istilah yang baku dan familier.

Sikap

Sikap Kerja yang harus dilakukan waktu menganalisi jabatan kerja

Waktu melakukan kegiatan analisis apabila berkomunikasi dengan responden harus bersikap sopan dan santun, waktu melakukan pengumpulan dan pembacaan data harus teliti, cermat, dan untuk seluruh kegiatan tersebut harus taat asas terhadap ketentuan yang sudah ditetapkan termasuk memastikan prosedur standar.

Selanjutnya dilakukan analisis terhadap data yang sudah diperoleh dari kegiatan pengumpulan data tersebut, baik data primer maupun data sekunder.

  1. 2.     Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan Dalam Organisasi

Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan Dalam Organisasi sesuai dengan jenis permasalahan yang telah ditentukan

- Pengetahuan

Pengetahuan yang diperlukan dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi agar sesuai dengan kebutuhan  nyata

Kegiatan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi sesuai dengan permasalahan  yang telah ditentukan perlu ada pedoman yang dijadikan acuan.

Adapun pedoman tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Menganalisis Data dan Informasi untuk Menentukan Jenis-jenis Permasalahan yang Dapat Dipecahkan Melalui Penyelenggaraan Pelatihan

- Pengetahuan

Pengetahuan yang diperlukan waktu menganalisis data/informasi untuk menentukan jenis-jenis permasalahan yang dapat dipecahkan melalui penyelenggaraan pelatihan

Untuk melakukan analisis data dan informasi permasalahan organisasi yang mendorong timbulnya kebutuhan pelatihan maka perlu dilakukan analisis kebutuhan pelatihan, analisis target populasi dan analisis kebijaksanaan organisasi.

1)     Analisis Kebutuhan Pelatihan

a)    Pengertian

Analisis atau Training Need Analysis (TNA) adalah suatu proses membandingkan kemampuan individu dengan standar operasional kerja untuk menghasilkan kebutuhan pelatihan yang sebenarnya.

b)   Fungsi

TNA memiliki berbagai fungsi yang meliputi:

(1)  Mengumpulkan informasi kemampuan keterampilan, pengetahuan dan sikap.

(2)  Mengumpulkan tentang uraian kerja dan uraian kerja yang sebenarnya.

(3)  Mendefenisikan/menetapkan secara terperinci manfaat kemampuan yang sebenarnya.

(4)  Mengembangkan dukungan dengan melibatkan pengambil keputusan.

(5)  Menyediakan data untuk perencanaan.

 

Gambar 7

Skema Analisis Kebutuhan Pelatihan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Penjelasan skema adalah sebagai berikut:

Analisis Kebutuhan Pelatihan sebagai upaya untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pelatihan yang digunakan sebagai bahan dasar penyusunan/pengembangan program pelatihan.

Analisis kebutuhan pelatihan dimulai dari analisis kebijakan pelatihan, yang merupakan pernyataan dari pejabat pimpinan puncak dari organisasi yang bertanggungjawab di bidang pelatihan, baik pernyataan secara tertulis maupun secara lisan.

Kebijakan pelatihan tersebut, akan menjadi acuan analisis-analisis selanjutnya. Pada tingkat organisasi, tentunya kebijakan pimpinan puncak.

c)    Obyek Analisis Kebutuhan Pelatihan

Analisis Kebutuhan Pelatihan dapat dilakukan terhadap beberapa obyek analisis yaitu :

(1)       Analisis standar Kompetensi dilakukan jika sudah ada/tersedia standar kompetensi yang sesuai dengan program pelatihan yang hendak disusun

(2)       Analisis Jabatan/Pekerjaan, jika sudah jelas jabatan/pekerjaan yang akan diduduki oleh lulusan pelatihan yang sudah direncanakan

(3)       Analisis Profil Kompetensi pekerjaan yang dikehendaki, jika program pelatihan dirancang tanpa mengacu pada standar kompetensi atau jabatan/pekerjaan tertentu

Selanjutnya analisis kebutuhan pelatihan juga dilakukan terhadap pihak calon peserta pelatihan (Supply)

Setelah diperoleh hasil analisis dari pihak yang membutuhkan (demand) dan pihak calon peserta pelatihan yang ada (supply), maka kebutuhan pelatihan yang ada ditentukan dengan membandingkan kedua hasil analisis pihak demand dan supply tersebut yang merupakan selisih atau kesenjangan (gap) yang ada Kebutuhan pelatihan ini merupakan isi/muatan pada sub judul ”unit kompetensi yang hendak dicapai” dalam program pelatihan.

 

2)     Analisis Target Populasi

Yang dimaksdukan dengan target populasi adalah seseorang atau sejumlah orang yang menginginkan untuk mengikuti pelatihan. Sejumlah orang untuk mengikuti pelatihan karena ada beberapa alasan, yaitu:

–  Karena membutuhkan kompetensi yang belum dimiliki sehubungan dengan pelaksanaan tugas jabatan. (upgrading training)

–  Karena membutuhkan penyegaran kemampuan yang dimiliki pemangku jabatan. (refreshing training)

–  Karena ingin alih profesi sehingga membutuhkan kompetensi di luar bidang keahlian yang dimiliki saat ini. (conversion training)

Proses analisis calon peserta pelatihan ini dilakukan terhadap calon peserta pelatihan yang direncanakan sebagai peserta pelatihan. Untuk memperoleh gambaran unit-unit Kompetensi yang telah dimiliki baik yang diperoleh melalui pelatihan-pelatihan sebelumnya atau pengalaman-pengalaman kerja yang pernah dialami.

Proses ini dilakukan melalui beberapa test atau suatu test wawancara yang intensif.

Hasil analisis calon peserta pelatihan ini, merupakan gambaran tentang kompetensi/unit kompetensi yang telah dimiliki oleh calon peserta pelatihan dan merupakan gambaran yang sangat penting yang akan dibandingkan dengan salah satu dari hasil analisis tersebut diatas yaitu :

Analisis standar kompetensi, analisis profil kompetensi, analisis jabatan/pekerjaan, sehingga dapat diperoleh perbedaan/selisih atau gap yang jelas antara Kompetensi/Unit Kompetensi yang telah dimiliki calon peserta pelatihan dengan Kompetensi/Unit Kompetensi yang hendak dicapai atau dipersyaratkan.

 

Berdasarkan pengetahuan tentang analisis kebutuhan pelatihan dan analisis target populasi maka selanjutnya dilakukan analisis permasalahan pelatihan organisasi. Secara skema analisis permasalahan pelatihan dalam organisasi dapat digambarkan pada skema di bawah ini.

Gambar 8

Skema Analisis Permasalahan Pelatihan organisasi

 

Berikut ini  contoh permasalahan yang memerlukan analisis kebutuhan pelatihan : ”Perusahaan X” Pada tahun 2008 di catat masalah yang sangat mempengaruhi kinerja perusahaan adalah kelambatan penyelesaian pekerjaan, sehingga di dilakukan kebijakan kerja lembur sebagai cara untuk memenuhi waktu penyerahan barang. Keadaan tersebut mengakibatkan tingginya angka reject dan rework karena saat kerja lembur malam hari pekerja sudah lelah sehingga kurang cermat dan teliti. 

 

Berdasarkan uraian fakta/data tersebut di atas maka dapat dianalisis permasalahan dalam organisasi yang mendorong timbulnya pelatihan:

 

1)      Identifikasi hasil analisis masalah yang tercantum dan masukkan dalam tabel Analisis Permasalahan organisasi dan Analisis Permasalahan Sumber Daya Pelatihan;

2)      Hasil analisis permasalahan organisasi digunakan untuk penetapan Program pelatihan , sedangkan hasil analisis permasalahan sumber daya pelatihan untuk mengetahui pelatihan apa saja yang dapat dilakukan;

3)      Rumuskan permasalahan yang tercantum dalam kolom uraian masalah dan masukkan ke dalam tabel baru, Tabel Daftar Permasalahan Pelatihan organisasi, ke dalam kolom uraian masalah;

4)      Buat kolom baru, kolom kebutuhan pelatihan, dan isi kolom ini kebutuhan pelatihan apa untuk mengatasi permasalahan yang ada dalam kolom uraian masalah.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Questioner kebutuhan pelatihan individu

Nama:

Bagian:

Jabatan:

Uraian Tugas:

Tuliskan kebutuhan pelatihan anda, dalam kolom dibawah ini

No

Topik

Alasan

Waktu

Keterangan

         
         
         
         

 

Kondisi Pendukung

No.

Uraian

Data

Internal

Eksternal

1.

Pendanaan  

2.

Fasilitas Diklat  

3.

Managemen  

4.

Dst.  

5.

   

   

   

   

   

 

Kondisi Lembaga Pelatihan Kerja

No.

Status Dan Nama Lembaga

Banyaknya

Bidang Keahlian

Jenjang Program Pelatihan

1.

Lembaga Pelatihan Kerja Pemerintah:

1.1 Pusat

1.2 Daerah

2.

Lembaga Pelatihan Kerja Swasta:

2.1

2.2

2.3

2.4

 

 

 

- Keterampilan

Keterampilan yang dilakukan waktu mengidentifikasi  kebutuhan pelatihan organisasi agar sesuai dengan kondisi nyata organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menetapkan kebutuhan pelatihan agar sesuai dengan kondisi nyata organisasi, yaitu:

1)      Meneliti hasil rumusan permasalahan berkenaan dengan kondisi SDM, kondisi beban kerja, dan kondisi sumber daya pelatihan;

2)      Mengkorelasikan permasalahan organisasi yang berkaitan dengan kondisi kekurang mampuan/kompetensi SDM dapat diatasi melalui pelatihan dengan memperhatikan sumber daya pelatihan yang tersedia dan beban kerja.

Selanjutnya sebagai contoh dapat dilihat pada tabel di bawah ini, yang diperoleh dari data uraian masalah hasil analisis permasalahan di atas seperti tercantum pada Tabel 8 dalam kolom uraian masalah.

Tabel 10

Daftar Permasalahan Pelatihan Organisasi

No

Uraian Masalah Pelatihan

Kebutuhan Pelatihan

1. Tingginya pekerjaan ulang (Rework) dan reject yang membuat organisasi/ perusahaan menurun daya saingnya

 

Peningkatan kualitas metode kerja, peningkatan budaya kerja produktif
2. Tingginya tingkat absensi dan kecelakaan kerja Peningkatan metode kerja, peningkatan motivasi

 

 

Masalah yang diperoleh dari hasil analisis permasalahan organisasi, selanjutnya diidentifikasi kebutuhan pelatihan apa yang dapat mengatasi masalah tersebut.

  1. Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan Organisasi sesuai dengan Analisis Kebutuhan dan Sumber Daya yang tersedia

Sebagai gambaran untuk memperjelas kegiatan menentukan kebutuhan pelatihan daerah, di bawah ini divisualkan kondisi kebutuhan pelatihan tersebut.

Gambar 9

Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Organisasi

 

 

 

Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan organisasi agar sesuai dengan analisis kebutuhan pelatihan dan sumber daya yang tersedia, tentunya terlebih dahulu melihat hasil dari kondisi anggaran dan sumber daya pelatihan, termasuk apabila diperlukan dengan cara outsourcing.

Hasil kegiatan analisis ini dituangkan dengan menggunakan tabel seperti contoh tabel di bawah ini.

Tabel 11

Daftar Kebutuhan Pelatihan Organisasi

No.

Kebutuhan Pelatihan

Bidang Keahlian

1.

Bidang Umum

Tingginya tingkat kerusakan sarana dan prasarana organisasi

kompetensi teknis

2.

Bidang Produksi

- Tingginya kerusakan peralatan kerja Kompetensi teknis operasi peralatan
- Tingginya angka pekerjaan ulang (rework) Kompetensi teknis operasional dan metode kerja
- Lambatnya waktu penyelesaian pekerjaan Kompetensi teknis dan metode kerja

- Keterampilan

Ketrampilan waktu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai kegiatan pokok waktu melakukan kegiatan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan nyata suatu organisasi, yaitu:

  • Rumusan permasalahan organisasi yang mendorong adanya kebutuhan pelatihan harus dijadikan obyek analisis yang fokus.
  • Hasil identifikasi potensi organisasi yang meliputi sumber daya yang tersedia, dan data beban kerja dan kebijakan organisasi harus dicermati secara seksama kevalidannya.
  • Jenis-jenis bidang keahlian yang dibutuhkan, baik yang bersifat teknis dan manajerial diverifikasi sebagai kebutuhan nyata.

 

- Sikap

Sikap kerja yang harus dilakukan waktu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan organisasi

Waktu melakukan kegiatan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dalam organisasi harus bersikap cermat, teliti, tekun, sopan santun, dan taat asas dalam memastikan dipahaminya prosedur standar yang telah ditetapkan

3.   Merumuskan Kebutuhan Pelatihan untuk Tingkat Kelompok

Menganalisis Data Kebutuhan Pelatihan Daerah Sesuai dengan Jenis Permasalahan yang Telah Ditentukan

- Pengetahuan

Pengetahuan yang diperlukan dalam merumuskan kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok agar sesuai dengan permasalahan organisasi

Kegiatan merumuskan kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok  sesuai dengan jenis permasalahan yang telah ditentukan perlu ada pedoman yang dijadikan acuan. Adapun pedoman tersebut adalah sebagai berikut:

1)      Identifikasi hasil analisis masalah yang tercantum dalam tabel Analisis Permasalahan organisasi, Analisis beban kerja, dan Analisis Permasalahan Sumber Daya Pelatihan;

2)      Hasil analisis permasalahan beban kerja digunakan untuk penetapan jenis pelatihan yang dibutuhkan , sedangkan hasil analisis permasalahan sumber daya pelatihan untuk mengetahui pelatihan apa saja yang dapat dilakukan;

3)      Rumuskan permasalahan yang tercantum dalam kolom uraian masalah di masukkan ke dalam tabel baru, Tabel Daftar Permasalahan Pelatihan organisasi, ke dalam kolom uraian masalah;

4)      Buat kolom baru, kolom kebutuhan pelatihan, dan isi kolom ini kebutuhan pelatihan apa untuk mengatasi permasalahan yang ada dalam kolom uraian masalah.

- Keterampilan

Ketrampilan yang dilakukan waktu merumuskan  kebutuhan pelatihan untuk tingkat kelompok agar sesuai dengan kondisi nyata organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu merumuskan   kebutuhan pelatihan untuk kelompok agar sesuai dengan kondisi nyata organisasi, yaitu:

1)      Meneliti hasil rumusan permasalahan berkenaan dengan kondisi organisasi, kondisi beban kerja, dan kondisi sumber daya pelatihan;

2)      Mengkorelasikan permasalahan organisasi yang berkaitan dengan kondisi kompetensi kelompok kerja (seksi) dapat diatasi melalui pelatihan dengan memperhatikan sumber daya pelatihan yang tersedia.

Selanjutnya sebagai contoh dapat dilihat pada tabel di bawah ini, yang diperoleh dari data uraian masalah hasil analisis permasalahan di atas seperti tercantum pada Tabel  dalam kolom uraian masalah.

 

Tabel 10

Daftar Permasalahan Pelatihan organisasi

No.

Uraian Masalah Pelatihan

Kebutuhan Pelatihan

1. Rendahnya kompetensi SDM mengakibatkan tidak dapat memenuhi kualifikasi beban kerja yang ditugaskan

 

Peningkatan kualitas SDM untuk memenuhi kompetensi  kerja di organisasi
2. Rendahnya produktivitas dan daya saing organisasi Peningkatan motivasi dan sikap serta budaya kerja produktif

 

Masalah yang diperoleh dari hasil analisis permasalahan organisasi, selanjutnya diidentifikasi kebutuhan pelatihan apa yang dapat mengatasi masalah tersebut.

  1. Merumuskan Kebutuhan Pelatihan tingkat kelompok sampai individu  sesuai dengan analisis kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

Sebagai gambaran untuk memperjelas kegiatan merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok, di bawah ini divisualkan kondisi kebutuhan pelatihan tersebut.

Gambar 9

Identifikasi Kebutuhan kelompok

 

 

 

Untuk merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok agar sesuai dengan analisis kebutuhan pelatihan dan sumber daya yang tersedia, tentunya terlebih dahulu melihat hasil dari kondisi anggaran dan sumber daya pelatihan, termasuk apabila diperlukan dengan cara outsourcing.

Hasil kegiatan analisis ini dituangkan dengan menggunakan tabel seperti contoh tabel di bawah ini.

Tabel 11

Daftar Kebutuhan Pelatihan kelompok/ seksi

NO

KEBUTUHAN PELATIHAN

BIDANG KEAHLIAN

1. Peningkatan kualitas pengoperasian komputer MS-Word, Exell, powerpoint, Aplikasi komputer akutansi
2. Peningkatan motivasi ESQ, AMT

- Keterampilan

Ketrampilan waktu merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai kegiatan pokok waktu melakukan kegiatan merumuskan kebutuhan pelatihan kelompok agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan nyata suatu organisasi, yaitu:

  • Rumusan permasalahan organisasi yang mendorong adanya kebutuhan pelatihan harus dijadikan obyek analisis yang fokus.
  • Hasil identifikasi potensi sumberdaya pelatihan organisasi termasuk masalah dukungan pendanaan sarana dan prasarana harus dicermati secara seksama kevalidannya.
  • Jenis-jenis pelatihan  yang dibutuhkan pada organisasi sampai pada tingkat kelompok dan individu  diverifikasi sebagai kebutuhan nyata.

- Sikap

Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menilai kebutuhan pelatihan organisasi

Waktu melakukan kegiatan menilai kebutuhan pelatihan organisasi harus bersikap cermat, teliti, tekun, sopan santun, dan taat asas dalam memastikan dipahaminya prosedur standar yang telah ditetapkan.

 

  1. 6.  Pelaporan

Setelah selesai melakukan kegiatan menilai Kebutuhan  pelatihan organisasi maka perlu dibuat laporan hasil kegiatan tersebut. Salah satu sistematika penulisan laporan tersebut sebagai berikut:

COVER (Judul laporan)

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL

DAFTAR BAGAN

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

  1. Latar Belakang
  2. Tujuan
  3. Ruang Lingkup
  4. Metoda Pengumpulan Data
  5. Lokasi, Sampel, dan Populasi

BAB II LANDASAN TEORI

BAB III PENGUMPULAN DATA KEBUTUHAN PELATIHAN ORGANISASI ….

  1. Data Kebutuhan Organisasi
  2. Alat Pengumpulan Data
  3. Pengolahan dan Penyajian Data

BAB IV ANALISIS DATA KEBUTUHAN PELATIHAN ORGANISASI …..

  1. Analisis ..
  2. Analisis ..
  3. Analisis …
  4. Rumusan Kebutuhan Pelatihan Organisasi …

BAB V PENETAPAN KEBUTUHAN PELATIHAN NYATA ORGANISASI

  1. Analisis Kebutuhan Pelatihan Organisasi …
  2. Penetapan Kebutuhan Pelatihan Organisasi …

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

  1. Alat Pengumpulan Data
  2. Data Analisis Permasalahan Pelatihan Organisasi …

 

BAB III

SUMBER-SUMBER LAIN

YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI 

 

 

  1. A.      SUMBER-SUMBER PERPUSTAKAAN

 

  1. Daftar Pustaka
    1. Agus Sumardi, Drs., Dasar-dasar Statistik, STIA  LAN RI Bandung
    2. Dame Munthe, Drs., Analisis Jabatan dalam Praktik, Bandung, Mandar Maju, 1993
    3. Departemen Tenaga Kerja RI, Metodologi Latihan Kerja, Modul MLK 5,Program Pelatihan, Jakarta, 1991
    4. ________, Teknik Survey Kebutuhan Pelatihan, Jakarta
    5. ________, Teknik Survey Kebutuhan Pelatihan, Diklat Ahli Desain Kurikulum,Jakarta
    6. ________, Analisis Target Populasi, Diklat Ahli Desain Kurikulum,Jakarta
    7. ________, Dasar-dasar Statistika, Diklat Fungsional Tingkat Pratama,Jakarta
    8. ________, Pedoman Pelaksanaan Training Need Analysis, Peraturan Dirjen Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas
    9. Oemar Hamalik, Prof.Dr., Sistem dan Pengembangan Kurikulum Lembaga Pendidikan dan Pelatihan, Bandung, Trigenda Karya, 1993
    10. ________, Dasar-Dasar Pengembangan Kurikulum,  Bandung, Remaja Rosda Karya, 2007
    11. ________, Manajemen Pengembangan Kurikulum, Bandung, Remaja Rosda Karya, 2007
    12. ________, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Pelatihan Ketenagakerjaan, Bandung, Bumi Aksara, 2005

 

  1. Buku Referensi
    1. Sondang P. Siagian, Prof. Dr., Manajemen Sumber Daya Manusia
    2. Malayu S.P. Hasibuan, Drs., Manajemen Sumber Daya Manusia
    3. Sudrajat, S.E., Kiat Mengentaskan Pengangguran Melalui Wirausaha
    4. Sudjana,Metoda Statistika

 

 

 

 

  1. B.      DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN     

 

  1. Daftar Peralatan/Mesin

 

No.

Nama Peralatan/Mesin

Keterangan

Laptop, infocus, laser pointer Untuk di ruang teori
Laptop Untuk setiap peserta
Fasilitas internet, komunikasi telepon  
Kalkulator Untuk setiap peserta
Printer  
Hechmachine (stapler/penjepret) 24 dan 10  
Pelubang kertas  
Penjepit kertas ukuran kecil dan sedang  
Standar chart dan kelengkapannya  

 

  1. Daftar Bahan

 

No.

Nama Bahan

Keterangan

Modul Pelatihan (buku informasi, buku kerja, buku penilaian) Setiap peserta
Rencana strategis organisasi  
Data organisasi (tugas dan fungsi, struktur organisasi dan staffing)  
Kertas bergaris  
Kertas HVS A4  
Spidol whiteboard  
Spidol marker  
CD (writer dan CD-R)  
Kertas chart (flip chart)  
  1. 10.
Tinta printer  
  1. 11.
ATK siswa Setiap peserta

 

 

TIM PENYUSUN

 

No.

Nama

Institusi

Keterangan

Bambang Purwoprasetyo Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP)  
Robert B. Sitorus Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP)  
Rubito Asosiasi Instruktur Metodologi Pelatihan (AIMP)  
Ali Darokah BBPLKDN Bandung  
Annoordin BBPLKDN Bandung  
Herwadi BBPLKDN Bandung  
Rahmat Sudjali Badan Nasional Sertifikasi Profesi  
Darma Setiawan Badan Nasional Sertifikasi Profesi  
Sjahruddin Kaliky BBLKI Serang  
  1. 10.
Bambang Trianto BBLKI Serang  
  1. 11.
Muh. Yasir BBPLKLN Cevest Bekasi  
  1. 12.
Karyaman BBPLKLN Cevest Bekasi  
  1. 13.
Subandi Dit. Stankomproglat  
  1. 14.
Bayu Priantoko Dit. Stankomproglat  
  1. 15.
Atiek Chrisnarini Biro Hukum Depnakertrans  
  1. 16.
Senggono BLK Pasar Rebo  

Testimoni

Related Post Menilai kebutuhan Pelatihan dalam organisasi PLK.MP01.005.01

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKRETARIS PUBLIC RELATION KEMENTERIAN TENAGA

Melakukan Konversi Data Dari Berbagai Aplikasi Perkantoran TIK.OP02.016.01

Business phone calls

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Perawatan TIK.CS02.030.01

Teknologi Informasi dan Komunikasi