Menu
Pasang iklan SEO disini Murah, 25000 setahun dan dapatkan Trafik setiap harinya

Mengelola Pekerjaan-Pekerjaan Dalam Proyek T.I. TIK.JK01.005.01

Feb
19
2015
by : Bupeko. Posted in : blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKTOR TELEMATIKA

SUB SEKTOR JARINGAN KOMPUTER

DAN SISTEM ADMINISTRASI

 

 

MENGELOLA PEKERJAAN-PEKERJAAN DALAM PROYEK T.I.

TIK.JK01.005.01

 

 

 

 

 

 

BUKU INFORMASI

 

 

 

 

 

 

 

 

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.7.B Jakarta Selatan

 

DAFTAR ISI

 

DAFTAR ISI. 2

 

BAB I PENGANTAR. 4

1.1 Konsep Dasar Pelatihan Berbasis Kompetensi 4

1.2 Penjelasan Modul 4

1.2.1 Desain Modul 4

1.2.2 Isi Modul 5

1.2.3 Pelaksanaan Modul 5

1.3 Pengakuan Kompetensi Terkini 6

1.4 Pengertian Istilah-istilah. 6

 

BAB II. STANDAR KOMPETENSI. 8

2.1 Peta Paket Pelatihan. 8

2.2 Pengertian Unit Standar 8

2.3 Unit Kompetensi Yang Dipelajari 8

2.1.1 Kode dan Judul Unit 9

2.1.2 Deskripsi Unit 9

2.1.3 Elemen Kompetensi 9

2.1.4 Batasan Variabel 10

2.3.5 Panduan Penilaian. 11

2.3.6 Kompetensi Kunci 12

 

BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN. 13

3.1 Strategi Pelatihan. 13

3.2 Metode Pelatihan. 14

 

BAB IV. MATERI UNIT KOMPETENSI. 15

4.1 Tujuan Instruksional Umum.. 15

4.2 Tujuan Instruksional Khusus 15

4.3 Pengertian Tentang Proyek. 16

4.4 Manajemen Proyek. 16

4.5 Organisasi Proyek. 17

4.5.1 Organisasi Fungsional 18

4.5.2 Organisasi Proyek. 19

4.5.3 Organisasi Matriks 20

4.6 Siklus Proyek. 23

4.6.1 Memulai Suatu Proyek. 24

4.6.2 Perencanaan Proyek. 24

4.6.3 Pelaksanaan Proyek. 42

4.6.4 Mengontrol Proyek. 47

4.6.5 Menyelesaikan Proyek. 48

 

BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI  49

5.1 Sumber Daya Manusia. 49

5.2 Literatur 50

5.3 Daftar Peralatan dan Bahan. 50

 

DAFTAR PUSTAKA. 51

 

 

BAB I

PENGANTAR

 

 

1.1 Konsep Dasar Pelatihan Berbasis Kompetensi

  • Apakah pelatihan berdasarkan kompetensi?

Pelatihan berdasarkan kompetensi adalah pelatihan yang memperhatikan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang diperlukan di tempat kerja agar dapat melakukan pekerjaan dengan kompeten. Standar Kompetensi dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja (KUK).

 

  • Apakah artinya menjadi kompeten ditempat kerja?

Jika Anda kompeten dalam pekerjaan tertentu, Anda memiliki seluruh keterampilan, pengetahuan dan sikap yang perlu untuk ditampilkan secara efektif ditempat kerja, sesuai dengan standar yang telah disetujui.

 

 

1.2 Penjelasan Modul

Modul ini dikonsep agar dapat digunakan pada proses Pelatihan Konvensional/Klasikal dan Pelatihan Individual/Mandiri. Yang dimaksud dengan Pelatihan Konvensional/Klasikal, yaitu pelatihan yang dilakukan dengan melibatkan bantuan seorang pembimbing atau guru seperti proses belajar mengajar sebagaimana biasanya dimana materi hampir sepenuhnya dijelaskan dan disampaikan pelatih/pembimbing yang bersangkutan.

 

Sedangkan yang dimaksud dengan Pelatihan Mandiri/Individual adalah pelatihan yang dilakukan secara mandiri oleh peserta sendiri berdasarkan materi dan sumber-sumber informasi dan pengetahuan yang bersangkutan. Pelatihan mandiri cenderung lebih menekankan pada kemauan belajar peserta itu sendiri. Singkatnya pelatihan ini dilaksanakan pseserta dengan menambahkan unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan baik dengan usahanya sendiri maupun melalui bantuan dari pelatih.

 

 

1.2.1 Desain Modul

Modul ini dirancang untuk dapat digunakan pada Pelatihan Klasikal dan Pelatihan Individual/mandiri :

  • Pelatihan klasikal adalah pelatihan yang disampaikan oleh seorang pelatih.
  • Pelatihan individual/mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan oleh peserta dengan menambahkan unsur-unsur/sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan dari pelatih.

 

 

1.2.2 Isi Modul

Modul ini terdiri dari 3 bagian, antara lain sebagai berikut:

 

Buku Informasi

Buku informasi ini adalah sumber pelatihan untuk pelatih maupun peserta pelatihan.

 

Buku Kerja

Buku kerja ini harus digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktik baik dalam Pelatihan Klasikal maupun Pelatihan Individual / mandiri.

 

Buku ini diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi:

  • Kegiatan-kegiatan yang akan membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi.
  • Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian keterampilan peserta pelatihan.
  • Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktik kerja.

 

Buku Penilaian

Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada Buku Kerja dan berisi:

  • Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan keterampilan.
  • Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian keterampilan peserta pelatihan.
  • Sumber-sumber yang digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai keterampilan.
  • Semua jawaban pada setiap pertanyaan yang diisikan pada Buku Kerja.
  • Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik.
  • Catatan pencapaian keterampilan peserta pelatihan.

 

 

1.2.3 Pelaksanaan Modul

Pada Pelatihan Klasikal/Konvensional, pelatih akan :

-      Menyediakan Buku Informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan.

-      Menyediakan salinan Buku Kerja kepada setiap peserta pelatihan.

-      Menggunakan Buku Informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan.

-      Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban/ tanggapan dan menuliskan hasil tugas praktiknya pada Buku Kerja.

 

Pada Pelatihan Individual/Mandiri, peserta pelatihan akan :

-      Menggunakan Buku Informasi sebagai sumber utama pelatihan.

-      Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku Kerja.

-      Memberikan jawaban pada Buku Kerja.

-      Mengisikan hasil tugas praktik pada Buku Kerja.

-      Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatih.

 

 

1.3 Pengakuan Kompetensi Terkini

  • Apakah Pengakuan Kompetensi Terkini (Recognition of Current Competency)?

Jika Anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, Anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini (RCC). Berarti Anda tidak akan dipersyaratkan untuk belajar kembali.

 

  • Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena Anda telah:
  1. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan keterampilan yang sama atau
  2. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama atau
  3. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama.

 

 

1.4 Pengertian Istilah-istilah

Berikut adalah pengertian dari beberapa istilah yang digunakan dalam Pelatihan Berbasis Kompetensi, antara lain:

 

Profesi

Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan.

 

Standardisasi

Standardisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu.

 

Penilaian / Uji Kompetensi

Penilaian atau Uji Kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan, pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan.

 

Pelatihan

Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari.

 

Kompetensi

Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut ditempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan.

 

Sertifikasi Kompetensi

Adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses penilaian / uji kompetensi.

 

Sertifikat Kompetensi

Adalah pengakuan tertulis atas penguasaan suatu kompetensi tertentu kepada seseorang yang dinyatakan kompeten yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi.

 

Standar Kompetensi

Standar kompetensi adalah standar yang ditampilkan dalam istilah-istilah hasil serta memiliki format standar yang terdiri dari judul unit, deskripsi unit, elemen kompetensi, kriteria unjuk kerja, ruang lingkup serta pedoman bukti.

 

 

BAB II

STANDAR KOMPETENSI

 

 

2.1 Peta Paket Pelatihan

Modul yang sedang Anda pelajari ini bertujuan untuk mencapai satu unit kompetensi. Adapun kompetensi ini termasuk dalam satu paket pelatihan, yang terdiri atas unit kompetensi berikut:

  1. TIK.JK01.001.01   Melakukan komunikasi di tempat kerja.
  2. TIK.JK01.002.01   Melaksanakan pekerjaan secara individu dalam lingkungan organisasi teknologi informasi.
  3. TIK.JK01.003.01   Melaksanakan pekerjaan secara tim.

 

 

2.2 Pengertian Unit Standar

Apakah Standar Kompetensi? Setiap Standar Kompetensi menentukan :

  1. Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai kompetensi.
  2. Standar yang diperlukan untuk mendemonstrasikan kompetensi.
  3. Kondisi dimana kompetensi dicapai.

 

Di dalam unit kompetensi ini, Anda akan mempelajari pemrograman data deskripsi lanjut untuk melengkapi pengetahuan yang telah Anda kuasai pada pelatihan mengenai pemrograman data deskripsi dasar sebelumnya.

 

Sistem pelatihan berbasis kompetensi terfokus pada pencapaian kompetensi, bukan pada lamanya waktu. Namun diharapkan pelatihan ini dapat dilaksanakan dan dicapai dalam jangka waktu tidak lebih dari seminggu, tiga sampai lima hari.

 

Jika Anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, Pelatih Anda akan mengatur rencana pelatihan dengan Anda. Rencana ini akan memberikan Anda kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi Anda sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali.

 

 

2.3 Unit Kompetensi Yang Dipelajari

Dalam sistem pelatihan, Standar Kompetensi diharapkan menjadi panduan bagi peserta pelatihan untuk dapat :

  1. Mengidentifikasikan apa yang harus dikerjakan peserta pelatihan.
  2. Memeriksa kemajuan peserta pelatihan.
  3. Menyakinkan bahwa semua elemen (sub-kompetensi) dan criteria unjuk   kerja telah dimasukkan dalam pelatihan dan penilaian.

2.1.1 Kode dan Judul Unit

 

Kode Unit     : TIK.JK01.005.01

Judul Unit     : Mengelola Pekerjaan – Pekerjaan Dalam Proyek TI

 

2.1.2 Deskripsi Unit

Unit ini menjelaskan kompetensi yang diperlukan untuk merencanakan, mengorganisasi, dan melengkapi pekerjaan  individu yang mencakup perencanaan, persiapan dan perlengkapan kerja.

 

 

2.1.3 Elemen Kompetensi

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

01 Berkontribusi pada manajemen proyek

 

1.1  Pihak-pihak yang terkait dengan proyek diidentifikasi sesuai dengan petunjuk atasan.

 

1.2  Kebutuhan dari semua fungsi manajemen proyek yang sesuai dengan petunjuk atasan diidentifikasi, untuk menentukan obyektifitas proyek.

1.3  Bagian-bagian proyek yang menjadi dasar dari manajemen proyek dikumpulkan dan ditinjau.

 

 

 

02 Berkontribusi pada lingkungan internal dan eksternal

 

2.1  Untuk menjamin pekerjaan dijalankan secara efektif selama proyk berjalan maka informasi yang berpengaruh terhadap lingkungan kerja internal dikumpulkan.

 

2.2  proyek disesuaikan dengan tujuan organisasi  dan dokumen tambahan yang ada.

 

 

03 Berkontribusi untuk mendukung aktifitas proyek selama proyek berjalan.

 

 

 

3.1   Persetujuan tahapan proyek dan persetujuan waktu didokumentasikan dan didistribusikan kepada atasan untuk mengakomodasi kebutuhan semua fungsi manajemen proyek.

 

 

3.2   Laporan kemajuan yang berhubungan dengan alur pelaksanaan proyek didistribusikan ke semua anggota tim, untuk memberikan ukuran hasil kerja proyek selama proyek berjalan.

 

3.3   Rencana akhir, prosedur, dan aktifitas didokumentasikan dan didistribusikan ke semua anggota tim, untuk menjamin hasil akhir proyek telah sesuai dengan tujuan proyek.

 

3.4   Bersama anggota tim dan permasalahan integrasi manajemen dan saran perbaikan diidentifikasi, kemudian dilaporkan kepada atasan untuk kebutuhan proyek yang akan datang.

 

 

2.1.4 Batasan Variabel

1.  Unit ini berlaku untuk seluruh sektor teknologi informasi dan komunikasi.

2.  Obyektifitas proyek pada unit ini dibatasi pada unjuk kerja, waktu, biaya, kualitas, sumber daya, dan keahlian, dari kebutuhan klient, supplier, pengguna, atau pemilik proyek.

3.  Lingkungan Internal dan eksternal dapat berupa lokasi fisik proyek, layout peralatan, kondisi kerja personil, dinamika tim, organisasi tim pada perusahaan, lingkungan kerja / perusahaan, dsb.

 

2.3.5 Panduan Penilaian

Panduan penilaian terdiri dari :

  1. 1.     Pengetahuan dan keterampilan penunjang

Untuk mendemontrasikan kompetensi, memerlukan bukti keterampilan           dan pengetahuan di bidang berikut ini :

 

1.1     Pengetahuan dasar:

1.1.1    Pengertian tentang tahapan pengembangan proyek (proyek yang berjalan).

1.1.2  Pengetahuan yang berhubungan dengan konsep berupa: prosedur pengendalian dan perencanaan, manajemen SDM dan resiko, faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

1.1.3  Pengetahuan produk perangkat keras dan perangkat lunak yang ada diperusahaan, berikut kelebihan dan kemampuan perangkat keras dan perangkat lunak.

 

1.2   Keterampilan dasar

1.2.1  Keterampilan dasar memecahkan masalah yang belum diprediksi.

1.2.2  Keterampilan mengatur tim untuk memecahkan masalah dan mencapai tujuan dengan kualitas yang standar.

 

 

2.  Konteks penilaian

Kompetensi harus diujikan di tempat kerja atau di tempat lain secara teori dengan kondisi kerja sesuai dengan keadaan normal.

 

 

3. Aspek penting penilaian

Aspek yang harus diperhatikan

3.1   Kemampuan untuk bekerja mengiktu tahapan yang telah ditentukan.

3.2     Kemampuan untuk memecahakan persoalan yang ditemukan dan mengkoordinasikan tim.

 

 

4.  Kaitan dengan unit-unit lainnya

4.1               Unit ini didukung oleh pengetahuan dan keterampilan dalam unit kompetensi yang berkaitan dengan:

4.1.1  TIK.JK01.001.01 Melakukan Komunikasi di tempat kerja.

4.1.2  TIK.JK01.002.01 Melaksanakan pekerjaan secara individu

dalam lingkungan organisasi teknologi

informasi.

4.1.3  TIK.JK01.003.01 Melaksanakan pekerjaan secara tim.

 

4.2     Pengembangan pelatihan untuk memenuhi persyaratan dalam unit ini perlu dilakukan dengan hati-hati. Untuk pelatihan pra-kejuruan umum, institusi harus menyediakan pelatihan yang mempertimbangkan serangkaian konteks industri seutuhnya tanpa bias terhadap sektor tertentu. Batasan variabel akan membantu dalam hal ini. Untuk sektor tertentu/ khusus, pelatihan harus disesuaikan agar dapat memenuhi kebutuhan sektor tersebut.     

 

 

2.3.6 Kompetensi Kunci

 

NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT
1 Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa informasi

2

2 Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi

2

3 Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas

2

4 Bekerja dengan orang lain dan kelompok

2

5 Menggunakan ide-ide dan teknik matematika

2

6 Memecahkan masalah

2

7 Menggunakan teknologi

2

 


BAB III

STRATEGI DAN METODE PELATIHAN

 

 

3.1 Strategi Pelatihan

Belajar dalam suatu Sistem Berbasis Kompetensi berbeda dengan yang sedang “diajarkan” di kelas oleh Pelatih. Pada sistem ini Anda akan bertanggung jawab terhadap belajar Anda sendiri, artinya bahwa Anda perlu merencanakan belajar Anda dengan Pelatih dan kemudian melaksanakannya dengan tekun sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

 

Persiapan/perencanaan

  1. Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar Anda.
  2. Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca.
  3. Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah Anda miliki.
  4. Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan Anda.

 

Permulaan dari proses pembelajaran

  1. Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas praktik yang terdapat pada tahap belajar.
  2. Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan Anda.

 

Pengamatan terhadap tugas praktik

  1. Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh Pelatih atau orang yang telah berpengalaman lainnya.
  2. Mengajukan pertanyaan kepada Pelatih tentang konsep sulit yang Anda temukan.

 

Implementasi

  1. Menerapkan pelatihan kerja yang aman.
  2. Mengamati indikator kemajuan personal melalui kegiatan praktik.
  3. Mempraktikkan keterampilan baru yang telah Anda peroleh.

 

Penilaian

Melaksanakan tugas penilaian untuk penyelesaian belajar Anda.

 

3.2  Metode Pelatihan

Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan.

 

Belajar secara mandiri

Belajar secara mandiri membolehkan Anda untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajarnya masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara bebas, Anda disarankan untuk menemui Pelatih setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar.

 

Belajar Berkelompok

Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk dating bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, sesi kelompok memberikan interaksi antar peserta, Pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja.

 

Belajar terstruktur

Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh Pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar ini umumnya mencakup topik tertentu.

 

 

BAB IV

MATERI UNIT KOMPETENSI

 

 

 

4.1 Tujuan Instruksional Umum

  • Siswa mampu mengelola pekerjaan – pekerjaan dalam proyek TI

 

 

4.2 Tujuan Instruksional Khusus

  • Siswa mengerti dan mampu menjelaskan apa yang dimaksud dengan mengelola pekerjaan – pekerjaan dalam proyek TI
  • Siswa mengerti dan dapat memanajemen proyek TI
  • Siswa mengerti dan mampu menjelaskan apa yang dimaksud dengan Proyek
  • Siswa mengerti dan memahami Organisasi Proyek
  • Siswa mengerti dan mampu menjelaskan pengaruh struktur organisasi terhadap proyek
  • Siswa mengerti dan mampu menjelaskan Tahapan Proyek
  • Siswa mengetahui dan mampu menjelaskan bagaimana memulai suatu proyek
  • Siswa mengetahui dan mampu menjelaskan Perencanaan Proyek
  • Siswa mengetahui dan mampu menjelaskan Pelaksanaan Proyek
  • Siswa mengetahui dan mampu menjelaskan Mengontrol Proyek
  • Siswa mengetahui dan mampu menjelaskan Penyelesaian Proyek
  • Siswa mampu menerapkan Critical Path Method(CPM)
  • Siswa mampu menganalisis biaya-biaya
  • Siswa mengerti dan dapat memanajemen resiko – resiko dalam proyek

 

 

4.3 Pengertian Tentang Proyek

Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

 

Sifat proyek:

l  Sasaran unik. Sasaran yang ditetapkan bagi suatu proyek sifatnya unik

l  Berlangsung sementara. Waktu mulai dan selesainya proyek ditetapkan pada awal proyek

l  Membutuhkan sumber daya dari berbagai bidang. Sumber daya proyek TI dapat berupa personil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak applikasi, dan lain lain.

l  Mempunyai sponsor utama. Sponsor utama atau pelanggan umumnya menjadi penentu proyek, baik dalam sasaran, waktu maupun finansial

l  Proyek mengandung ketidakpastian. Seringkali lingkungan proyek berubah selagi proyek berlangsung.

 

Kendala proyek:

l  Lingkup. Sasaran proyek dibatasi oleh lingkup

l  Waktu selesainya proyek

l  Biaya keseluruhan proyek dan ketersediaannya.

 

Syarat-syarat dasar bagi proyek:

l  pemberian kekuasaan dari yang berwenang untuk membuat batasan proyek

l  mengajukan usulan untuk menggunakan waktu dan faktor produksi

l  mendapatan kesetujuan dari yang berwenang atau yang menawarkan proyek

l  memperoleh kesediaan untuk bekerjasama

l  adanya keterlibatan dari orang yang berwenang dalam pelaksanaan proyek

l  pemberian informasi terhadap pihak-pihak lain dan pihak pihak yang terlibat secara langsung dalam proyek

 

 

4.4 Manajemen Proyek

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal, waktu dan anggaran yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil akhir yang memuaskan.

 

Konsep manajemen proyek meliputi:

  • proses pencapaian tujuan proyek
  • langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan penyelesaian proyek
  • kendala atau hambatan yang ada dalam proyek(spesifikasi kerja, waktu, jadwal waktu, dana, dll)
  • bentuk organisasi atau wadah pengelolaan proyek

 

Alasan mengunakan manajemen proyek:

l  Mempermudah mengelola proyek-proyek yang rumit

l  Dapat mengontrol waktu, biaya dan sumber daya lebih baik

l  Mengurangi resiko-resiko yang ada

 

Banyak proyek yang gagal disebabkan oleh:

l  Kurangnya waktu, biaya, dan sumber daya

l  Tujuan yang tidak jelas

l  Adanya perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan didalam tim

l  Kita tidak tahu jelas untuk siapa proyek ini dibuat (siapa yang harus dipuaskan)

 

Oleh karena itu, kita perlu mengelola pekerjaan-pekerjaan dalam proyek dengan baik.

 

Dalam manajemen proyek, stakeholder adalah orang yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena akibat kegiatan atau hasil proyek, misalnya:

l  sponsor

l  tim proyek

l  calon pengguna hasil proyek

l  staf pendukung

l  pelanggar

l  pihak yang tidak menyetujui projek

 

Pihak-pihak yang terkait ini perlu diperhatikan dalam manajemen proyek.

 

 

4.5 Organisasi Proyek

Sebelum membahas tentang proyek dan manajemen proyek lebih dalam, kita akan membahas terlebih dahulu tentang organisasi dalam proyek.

 

Organisasi berasal dari kata Yunani organon yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Kita dapat mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

 

Fungsi organisasi

l  Suatu sarana yang dilakukan oleh sekumpulan orang untuk mencapai tujuan bersama yang tidak dapat diperoleh jika kita bekerja sendirian

l  Membantu pengaturan kerja sama, pembagian pekerjaan dan pembagian wewenang dan tanggung jawab.

 

Struktur organisasi terbagi atas:

l  pembagian pekerjaan

l  pimpinan dan bawahan

l  tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan

 

l  Menurut A.F Stonner, beberapa hal yang mempengaruhi struktur organisasi adalah:

l  strategi: menentukan besar dan kecilnya suatu organisasi

l  teknology

l  lingkungan tempat beroperasi

 

Beberapa jenis struktur organisasi adalah:

l  organisasi fungsional

l  organisasi proyek

l  organisasi matriks

 

 

4.5.1 Organisasi Fungsional

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4.5.2 Organisasi Proyek

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4.5.3 Organisasi Matriks

 

4.5.3.1 Organisasi Matriks Lemah

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4.5.3.2 Organisasi Matriks Seimbang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4.5.3.3 Organisasi Matriks Kuat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pengaruh struktur organisasi terhadap proyek secara umum adalah sebagai berikut:

 

 

     

TIPE ORGANISASI

 

KARAKTERISTIK PROYEK

FUNGSIONAL   MATRIKS  

PROYEK

   

MATRIKS LEMAH

MATRIKS SEIMBANG

MATRIKS KUAT

 

Otoritas Manajer Proyek

Kecil/tidak ada

Terbatas

Rendah sampai sedang

Sedang sampai tinggi

Tinggi sampai total

Jumlah Personil Organisasi yang terlibat penuh dalam proyek

Virtuali tidak ada

0-25%

15-60%

50-95%

85-100%

Peran Manajer Proyek

Sebagian waktu

Sebagian Waktu

Penuh Waktu

Penuh Waktu

Penuh Waktu

Sebutan Manajer

Proyek

Koordinator proyek/ Pimpinan Proyek

Koordinator proyek/ Pimpinan Proyek

Manajer proyek/ Pimpinan Proyek

Manajer proyek/ Pimpinan Proyek

Manajer proyek/ Pimpinan Proyek

Staf Administratif

Sebagian Waktu

Sebagian Waktu

Penuh Waktu

Penuh Waktu

Penuh Waktu

 

 

 

4.6 Siklus Proyek

Diagram Manajemen Proyek Sederhana

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proses ini mengandung input dan output. Proyek yang sukses “melakukan hal yang benar, dengan alat-alat yang benar, dengan cara-cara yang benar”.

 

Tahapan dalam proyek:

l  Memulai suatu proyek

l  Perencanaan proyek

l  Pelaksanaan proyek

l  Mengontrol proyek

 

 

4.6.1 Memulai Suatu Proyek

Ketika memulai suatu proyek, hal pertama yang kita lakukan adalah menetapkan tujuan proyek yang akan kita buat. Jika kita memulai proyek dengan tujuan-tujuan yang tidak jelas, akan sulit bagi kita untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.Dalam proses menetapkan tujuan, kita harus tahu untuk siapa kita mengerjakan proyek ini.

 

Berikut ini merupakan kriteria-kriteria yang baik dari sebuah tujuan:

l  persetujuan semua pihak-pihak yang terkait

l  realistis

l  spesifik

l  dapat diperhitungkan, tidak abstrak

l  mempunyai tenggang waktu

 

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam membuat tujuan:

l  pengumpulan ide-ide/gagasan-gagasan yang ada

l  ide-ide tersebut dikembangkan

l  mengkaji ide-ide tujuan dari segala aspek, yaitu ekonomi, teknis, pemasaran, pendanaan, & dampak lingkungan

l  ide-ide yang baik dapat dijadikan tujuan proyek

 

 

4.6.2 Perencanaan Proyek

Setelah selesai menentukan tujuan-tujuan yang tepat, saatnya merencanakan proyek.

 

Rencana proyek digunakan untuk:

l  memandu pelaksanaan proyek

l  mencatat asumsi pada rencana

l  mendokumentasikan keputusan-keputusan dalam rencana proyek

l  memudahkan komunikasi semua pihak yang terkait

l  menjadi acuan keberhasilan proyek

 

Masukan yang dapat kita gunakan untuk menyusun rencana proyek adalah:

l  informasi historis/hasil riset market

l  asumsi-asumsi

l  ide-ide baru yang muncul dari organisasi

l  kendala-kendala yang ada

 

Dalam langkah ini, hal-hal yang perlu kita lakukan:

A)   membentuk tugas-tugas yang spesifik

B)   merekrut orang-orang yang tepat

C)   manajemen resiko proyek

D)   menentukan dan menyiapkan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam proyek (contoh: perangkat lunak tertentu)

E)   membuat jadwal

F)     analisis biaya

G)   manajemen pembelian dalam proyek

 

 

A. Membentuk tugas-tugas yang spesifik

Contoh tugas-tugas dalam mebuat web dan desain multimedia:

l  merekam suara

l  mendigitalisas video atau audio

l  mengoptimalkan gambar untuk pengiriman web

l  mengirim media ke server

 

B. Merekrut orang-orang yang tepat

Ada beberapa jenis jabatan dalam proyek pembuatan perangkat lunak, yaitu:

  1. Subject Matter Experts: Orang yang memiliki jabatan ini adalah orang yang mengerti apa yang dibutuhkan dalam sebuah perangkat lunak. Orang ini biasanya tidak memiliki pengetahuan tentang pemrograman, tapi mengerti hal-hal yang diingini untuk ada dalam sebuah perangkat lunak (dapat mengerti pikiran klien tentang kebutuhan perangkat lunak)

 

  1. Functional Analysts: Orang ini memiliki tanggung jawab untuk mendaftar kebutuhan-kebutuhan dan fungsi-fungsi yang akan dimiliki oleh perangkat lunak

 

  1. Solution Architects: Orang ini memiliki tanggung jawab untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan dan fungsi-fungsi perangkat lunak yang diberikan Functional Analyst menjadi sebuah set dokumen desain untuk diserahkan kepada tim untuk menerapkannya

 

  1. Development Lead: Orang ini memiliki tanggung jawab untuk memberikan detil terhadap desain yang diberikan Solution Architech. Orang ini juga perlu memiliki pengetahuan pemrograman yang luas, untuk dapat membantu mendukung segala permasalahan dari para tim development.

 

  1. Developer: Orang ini memiliki tanggung jawab atas pemrograman perangkat lunak

 

  1. Quality Assurance: Orang ini memiliki tanggung jawab untuk mencari kesalahan-kesalahan (bugs) yang dibuat oleh tim development, sebelum perangkat lunak diserahkan kepada client

 

  1. Trainer: Orang ini biasanya memiliki tanggung jawab untuk membuat dokumentasi dari perangkat lunak yang dapat dimengerti oleh client dan juga mengadakan training agar client lebih mengerti perangkat lunak

 

  1. Project Manager: Orang ini memiliki tanggung jawab untuk memastikan laporan yang konsisten, penghitungan resiko yang tepat, pengontrolan jadwal dan biaya agar proyek dapat selesai dengan tepat waktu dan biaya yang minimum

 

Secara umum, setiap perusahaan memiliki jenis jabatan yang berbeda-beda (contoh: functional analyst dan solution architects disatukan dalam posisi system designer).

 

Ada beberapa keahlian yang sangat penting yang dibutuhkan untuk semua personil yang akan terlibat dalam proyek, yaitu:

l  mengerti tentang bisnis: aturan-aturan yang ada dalam bisnis,aspek-aspek di dalam bisnis

l  pandangan yang luas: mengerti bagaimana cara kerja komputer seperti  memori, cache, hard disk, dll

l  Kemampuan bersosialisasi: kecakapan berinteraksi dengan orang lain dan dapat bekerja secara tim

l  pembelajaran jangka panjang: apa yang dipelajari hari ini bisa tidak berlaku lagi untuk besok. Setiap pengalaman adalah sebuah kesempatan untuk belajar secara berkesinambungan

 

Keahlian khusus yang perlu ada dalam manajer proyek:

l  kemampuan manajemen:

l  komunikasi

l  negosiasi

l  penyelesaian masalah

l  kepemimpinan

l  politis

l  kemampuan mengorganisasi

l  merencanakan

l  menganalisa

l  menetapkan dan merealisasikan tujuan proyek

l  kemampuan menggunakan teknologi secara efektif

 

C. Manajemen resiko proyek

Di dalam mengelola pekerjaan-pekerjaan dalam proyek TI pasti ada resiko

 

Pentingnya Manajemen Resiko Proyek

Manajemen resiko proyek meliputi kegiatan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan menanggapi resiko proyek.

 

Proses-proses utama dalam manajemen resiko proyek adalah:

  1. Identifikasi resiko: menentukan resiko yang diduga akan menggangu jalannya proyek.
  2. Kuantifikasi resiko: mengevaluasi resiko.
  3. Penyusunan tanggapan terhadap resiko: menentukan langkah-langkah untuk menghitung peluang dan tanggapan terhadap gangguan.
  4. Pengendalian atas tanggapan terhadap resiko: Menanggapi terhadap perubahan resiko selama berlangsungnya proyek.

 

a. Identifikasi Resiko

Identifikasi resiko dilakukan:

l  sepanjang masa proyek

l  secara reguler

l  untuk resiko internal maupun external

Resiko internal adalah resiko yang dapat dipengaruhi atau dikontrol oleh tim proyek

Resiko external adalah resiko yang tidak bisa dikontrol oleh tim proyek. Misalnya aturan pemerintah, bencana alam,dll. Resiko memungkinkan kita menderita kerugian.

Dalam konteks proyek identifikasi resiko juga memperhatikan peluang disamping ancaman.

 

Masukan dalam mengidentifikasi resiko:

l  Deskripsi produk: proyek yang menggunakan teknologi yang sudah teruji akan lebih kecil resikonya daripada yang menggunakan inovasi/penemuan baru.

l  Informasi historis:

l  File-file proyek

l  Basis data

l  Pengetahuan tim proyek

 

Teknik yang diperlukan:

l  Daftar untuk pengecekan

l  Mendokumentasikan sebab & akibat resiko

 

Hasil identifikasi:

l  Sumber Resiko:

l  Perubahan kebutuhan

l  Kesalahan desain, pembatalan, dan kesalahpahaman

l  Kejadian yang potensial memberi resiko

l  Probabilitas timbulnya resiko

l  Alternatif hasil yang mungkin terjadi

l  Perkiraan waktu kejadian

l  Pemicu terjadinya resiko

 

b. Kuantifikasi Resiko

Menyangkut evaluasi resiko dan interaksi resiko untuk mengases daerah harga hasil kegiatan.

 

Masukan untuk kuantifikasi resiko:

l  Toleransi resiko

l  Sumber resiko

l  Kejadian yang berpotensi menimbulkan resiko

l  Estimasi biaya

l  Estimasi lama kegiatan

 

Teknik yang diperlukan:

l  Nilai moneter yang diharapkan: merupakan hasil kali antara probabilitas kejadian & nilai resiko

l  Jumlah secara fisik

l  Simulasi

l  Pohon keputusan

l  Penilaian ahli

 

Keluaran dari kuantifikasi resiko:

l  Kesempatan (peluang) yang dapat dimanfaatkan dan ancaman yang harus ditanggapi dalam bentuk daftar.

l  Kesempatan yang diabaikan dan ancaman/gangguan yang diterima: Proses Kuantifikasi resiko perlu mendokumentasikan:

l  Sumber resiko & kejadian resiko yang btelah diputuskan untuk diabaikan

l  Orang yang memutuskan hal diatas

 

c. Penyusunan Tanggapan atas Resiko

Masukan untuk menyusun tanggapan atas resiko:

l  Kesempatan (peluang) yang dapat dimanfaatkan dan ancaman yang harus ditanggapi

l  Kesempatan yang diabaikan dan ancaman/gangguan yang diterima

 

Teknik yang diperlukan:

l  Pembelian yang perlu dilakukan diluar rencana

l  Perencanaan kontinjensi: Langkah apa yang harus diambil bila kejadian beresiko itu terjadi

l  Strategi alternatif

l  Asuransi

 

Hasil dari penyusunan tanggapan atas resiko:

l  Rencana manajemen resiko, yang mendokumentasikan prosedur untuk mengelola resiko selama proyek berlangsung

l  Masukan bagi proses lain. Alternatif strategi, rencana kontinjensi, pembelian yang diantisipasi, dll perlu dikomunbikasikan kepada proses lain yang akan menggunakan keluaran proses beresiko

l  Rencana kontinjensi. Kalau tidak dimuat disini, harus dimuat dalam rencana proyek

l  Cadangan, yaitu usulan dalam rencana proyek untuk mengurangi resiko baik dari segi biaya maupun waktu

l  Perjanjian dengan kontrak

 

 

d. Pengendalian atas Tanggapan Resiko

Pengendalian resiko bersangkutan dengan pelaksanaan rencana manajemen resiko sebagai respon pada kejadian resiko selama proyek berjalan. Bila terjadi perubahan, maka harus diikuti siklus dasar: Identifikasi –> Kuantifikasi –> Tanggapan

 

Masukan untuk pengendalian tanggapan atas resiko:

l  Rencana manajemen resiko

l  Kejadian yang benar-benar menimbulkan resiko

l  Identifikasi atas resiko-resiko tambahan

 

Teknik yang diperlukan:

l  Tanggapan diluar rencana (workarrounds)

l  Penyusunan tanggapan tambahan terhadap resiko

 

Hasil dari pengendalian atas tanggapan resiko:

l  Tindakan korektif, sesuai rencana untuk menanggapi resiko

l  Perubahan dalam rencana manajemen resiko, baik yang menyangkut nilai maupun kemungkinannya

 

D. Menentukan dan menyiapkan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan dalam proyek

Dalam langkah ini, semua peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan proyek diidentifikasi dan dipenuhi.

 

Contoh-contoh perangkat keras yang dibutuhkan:

l  Notebook

l  Komputer

l  Scanner

l  LAN

 

Contoh-contoh perangkat lunak yang dibutuhkan:

l  perangkat lunak untuk manajemen proyek

l  perangkat lunak untuk mengkompilasi program

l  sistem operasi tertentu

 

E. Membuat jadwal

Membuat jadwal adalah langkah yang sangat penting. Langkah ini bukan langkah yang mudah dilakukan.

 

Teknik penjadwalan proyek meliputi:

l  menentukan kapan proyek tersebut selesai

l  menulis jelas urutan, waktu mulai dan waktu selesainya suatu tugas

l  memperhatikan prioritas pekerjaan

l  memperhatikan jenis-jenis pekerjaan yang dapat tertunda, dan lamanya perkerjaan tersebut dapat tertunda.

l  Memperhatikan pekerjaan yang harus mendapat perhatian khusus

l  kebutuhan sumber daya dan biaya

 

Dalam menentukan urutan kegiatan, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

l  daftar kegiatan

l  deskripsi produk

l  ketergantungan akan kegiatan prasyarat

l  ketergantungan secara logika, contohnya: pengalaman

l  ketergantungan pada kegiatan diluar proyek

l  kendala

 

Dalam membuat jadwal, ada beberapa piranti yang dapat digunakan untuk merencanakan kerja yang efisien.

 

Dalam menentukan urutan kegiatan, piranti yang digunakan:

l  Precedence Diagramming Method

l  Arrow Diagramming Method

l  Conditional Diagramming Method

l  Template jaringan

 

Dalam menyusun jadwal, analisis matematika yang digunakan:

l  Critical Path Method (CPM): teknik menghitung waktu paling awal dan paling akhir untuk memulai kegiatan dan untuk menyelesaikan proyek

l  Graphical Evaluation and Review Technique (GERT): menggunakan probabilitas dan logika jaringan dalam membuat estimasi waktu kegiatan

l  Program Evaluation and Review Technique (PERT): menggunakan logika jaringan dan estimasi rata-rata waktu kegiatan untuk menghitung masa proyek

 

Dengan menggunakan teknik-teknik diatas dalam perencanaan waktu dan penentuan urutan jadwal, kita dapat menekan biaya dan waktu proyek.

 

Dalam module ini, kita akan membahas Arrow Diagramming Method dan Critical Path Method lebih dalam.

 

Arrow Diagramming Method

Dalam arrow diagramming method(ADM), ada dua simbol yang digunakan:

 

l

simpul: mewakili suatu kejadian

 

l  panah: mewakili suatu kegiatan

 

 

Contoh-contoh arrow diagram:

 

 

Dalam contoh diatas, kegiatan B tidak dapat dimulai sebelum kegiatan A selesai.

 

Dalam contoh diatas, kegiatan E tidak dapat dimulai sebelum kegiatan C dan D selesai.

 

Dalam contoh diatas, kegiatan G dan H tidak dapat dimulai sebelum kegiatan C dan D selesai.

 

Dalam contoh diatas, kegiatan P tidak dapat dimulai sebelum kegiatan N selesai. Kegiatan M dan N harus diselesaikan, sebelum aktifitas O dimulai. Oleh karena itu, panah yang terputus digunakan, karena itu adalah sebuah kegiatan semu (dummy) yang tidak memiliki waktu dan biaya.

Diatas adalah sebuah contoh Arrow diagram yang cukup lengkap. Sekali lagi, panah yang terputus digunakan di kegiatan C’, yang berarti, kegiatan D tidak dapat dimulai sebelum kegiatan B dan C diselesaikan.

 

Arrow Diagram Method dapat digunakan untuk memformulasikan urutan-urutan kegiatan. Dalam suatu proyek, ada kemungkinan bahwa banyak urutan-urutan kegiatan dapat ditelusuri yang menghasilkan banyak alternatif arrow diagram.

 

Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) adalah sebuah metode analisis matematika untuk menghitung jalur kritis sebuah arrow diagram. Jalur kritis adalah sebuah jalur urutan kegiatan yang membutuhkan paling banyak waktu untuk diselesaikan. Jalur ini biasanya harus sungguh- sungguh dikontrol demi kelangsungan proyek yang tepat waktu.

 

Contoh Critical Path Method:

l  Pertama gambar arrow diagram dari urutan kegiatan:

 

= jalur kritis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kegiatan     Waktu estimasi

A                        10

B                         8

C                        12

D                        22

E                         27

F                         7

G                        15

H                        8

I                         20

J                         15

 

Kita lihat diatas sebuah arrow diagram dengan angka-angka dalam setiap panah. Angka-angka tersebut mewakili waktu estimasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah kegiatan.

 

l  penghitungan penyelesaian untuk tiap-tiap jalur:

l  jalur kegiatan A, D, H:    10+22+8=40

l  jalur kegiatan A, D, J:     10+22+15=47

l  jalur kegiatan B, E, H:     8+27+8=43

l  jalur kegiatan B, E, J:      8+27+15=50       <— Jalur Kritis

l  jalur kegiatan B, F, I:      8+7+20=35

l  jalur kegiatan B, G, J:     8+15+15=38

l  jalur kegiatan C, G, J:     12+15+15=42

 

l  Jalur kritis ditentukan, yaitu jalur yang terlama. Jalur ini perlu diperhatikan agar proyek berjalan sesuai waktu.

 

Gantt Chart

Salah satu jenis pembuatan jadwal yang mudah dimengerti dan cukup terkenal adalah menggunakan Gantt Chart.

 

Cara membuat Gantt Chart:

l  setiap baris terdapat satu tugas

l  tanggal tersusun diatas chart dalam hari, minggu atau bulan

l  untuk setiap tugas, indikasi waktu ditunjukan dengan balok melintang dari waktu mulai sampai waktu selesai

 

Contoh Gantt Chart yang dibuat dengan perangkat lunak khusus untuk manajemen proyek:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Contoh pembuatan Gantt chart dengan excel:

 

 

F. Analisis biaya

Setelah mengetahui langkah-langkah merencanakan proyek, haruslah kita ingat bahwa faktor biaya sangat menentukan rencana yang kita buat. Oleh karena itu, kita perlu melakukan analisis biaya.

 

Analisis biaya terdiri dari dua komponen:

l  komponen biaya

l  komponen efektifitas

 

Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat dikategorikan sebagai berikut:

l  biaya pengadaan (procurement cost)

l  biaya persiapan operasi (start-up cost)

l  biaya proyek (project related cost)

l  biaya operasi (on-going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

 

Biaya pengadaan

 

Biaya pengadaan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan memperoleh perangkat keras.

 

Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah:

l  biaya konsultasi pengadaan perangkat keras

l  biaya pembelian atau sewa perangkat keras

l  biaya instalasi

l  biaya ruangan untuk perangkat keras

l  biaya modal untuk pengadaan perangkat keras

l  biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras

 

Biasanya biaya pengadaan timbul diawal proyek.

 

Biaya persiapan operasi

Biaya persiapan operasi adalah biaya-biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.

 

Yang termasuk biaya persiapan awal adalah:

l  biaya pembelian perangkat lunak sistem

l  biaya instalasi peralatan komunikasi

l  biaya persiapan personil

l  biaya manajemen dan staf dalam kegiatan persiapan operasi

 

Biasanya biaya persiapan operasi juga timbul diawal proyek.

 

 

Biaya proyek

 

Biaya proyek adalah biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya.

 

Yang termasuk biaya proyek adalah:

l  biaya dalam tahap analisis sistem

l  biaya untuk mengumpulkan data

l  biaya dokumentasi

l  biaya rapat

l  biaya staf analis

l  biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap anlisis sistem

l  biaya dalam tahap desain sistem

l  biaya dokumentasi

l  biaya rapat

l  biaya staf analis

l  biaya staf pemrograman

l  biaya pembelian perangkat lunak aplikasi

l  biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap desain sistem

l  biaya dalam tahap penerapan sistem

l  biaya administrasi

l  biaya konversi data

l  biaya latihan personil

l  biaya manajemen yang berhubungan dengan tgahap penerapan sistem

 

Biasanya biaya ini dikeluarkan pada tahap pelaksanan proyek.

 

Biaya operasi dan biaya perawatan

Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem, sedangkan biaya perawatan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

 

Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan adalah:

l  biaya personil

l  biaya overhead

l  biaya perawatan perangkat keras

l  biaya perawatan perangkat lunak

l  biaya perawatan peralatan dan fasilitas

l  biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem

l  biaya kontrak untuk konsultan selama pengoperasian sistem

l  biaya penyusutan

 

Biasanya biaya ini terjadi setelah penyelesaian proyek dan berjalan secara rutin selama operasi sistem berjalan.

G. Manajemen pembelian dalam Proyek

 

Pembelian dalam proyek dapat diberikan manajemen yang berkenaan dengan proses yang diperlukan dalam mendapatkan barang maupun jasa dari nluar organisasi penyelenggara proyek.

 

Tahap-tahap utama dalam manajemen pembelian dalam proyek:

l  Perencanaan pembelian

l  Perencanaan permintaan penawaran

l  Permintaan penawaran

l  Seleksi sumber

l  Administrasi kontrak

l  Penutupan kontrak

 

Perencanaan Pembelian

Perencanaan pembelian adalah proses untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek yang dapat dipenuhi lebih baik dengan melakukan pembelian. Termasuk di dalamnya, pertimbangan:

l  Apakah sebaiknya membeli

l  Bagaimana pembelian dilakukan

l  Apa yang harus dibeli

l  Seberapa banyak

l  Kapan membeli

 

Masukan untuk menyusun rencana pembelian:

l  Pernyataan lingkup proyek

l  Deskripsi produk / hasil proyek

l  Sumber daya untuk membeli

l  Kondisi pasar

l  Keluaran dari rencana-rencana lain

l  Kendala, yaitu faktor yang membatasi pilihan pembeli

l  Asumsi, untuk faktor-faktor pembelian

 

Teknik yang diperlukan:

l  Analisis beli atau membuat

l  Kebijakan dan pertimbangan ahli

l  Seleksi jenis kontrak

 

Keluaran dari perencanaan pembelian:

l  Rencana manajemen pembelian

l  Penjelasan pekerjaan (SOW=Statement of Work)

 

Perencanaan Penawaran

Kegiatan dalam perencanaan penawaran adalah persiapan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mendukung sebuah penawaran.

 

Masukan untuk perencanaan pembelian:

l  Rencana manajemen pembelian

l  SOW

l  Hasil-hasil perencanaan lain

 

Teknik yang diperlukan:

l  Formulir standar (baku)

l  Pertimbangan ahli

 

Keluaran dari perencanaan pembelian:

l  Dokumen pembelian

l  Kriteria evaluasi

l  SOW yang sudah diperbarui

 

Penawaran

 

Penawaran berkenaan dengan mengumpulkan informasi berupa penawaran dan usulan dari pemasok prospektif yang memuat bagaiman kebutuhan proyek dapat dipenuhi. Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar.

 

Masukan untuk proses penawaran:

l  Dokumen pembelian

l  Daftar pemasok lolos kualifikasi

 

Teknik yang diperlukan:

l  Pertemuan penjelasan lelang

l  Advertensi

 

Keluaran dari proses penawaran

l  Usulan (Proposal)

 

Pemilihan Pemasok

 

Pemilihan pemasok berkenaan dengan kegiatan penerimaan penawaran atau proposal, dan penerapan syarat-syarat evaluasi untuk memilih penawar. Umumnya proses ini tidak langsung selesai:

l  Harga-harga yang murah belum tentu jaminan biaya terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang.

l  Proposal umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang masing-masing dievaluasi terpisah.

l  Untuk barang yang sifatnya kritis, ada baiknya dipilih dua sumber.

 

 

Masukan untuk menyeleksi sumber:

l  Proposal

l  Kriteria evaluasi

l  Kebijakan organisasional

 

Teknik yang diperlukan:

l  Negosiasi kontrak

l  Sistem pembobotan

l  Sistem penyaringan

l  Estimasi-estimasi yang independen

 

Keluaran dari pemilihan pemasok:

l  Kontrak, yaitu kesepakatan dua pihak yang sifatnya mengikat, yang mewajibkan pemasok menyediakan produk/jasa dan pembeli melakukan pembayaran.

 

Administrasi Kontrak

 

Administrasi Kontrak adalah proses untuk menjamin bahwa kinerja pemasok telah memenuhi persyaratan dalam kontrak

 

Masukan untuk adminstrasi kontrak:

l  Kontrak

l  Hasil kerja: Dokumen yang menyatakan mana yang sudah dipenuhi dan mana yang belum, bagaimana mutunya, serta status pembayarannya, harus didokumentasikan

l  Tagihan dari pemasok

 

Teknik yang diperlukan:

l  Sistem pengendalian perubahan kontrak

l  Pelaporan kinerja

l  Sistem pembayaran

 

Keluaran dari kegiatan adminstrasi kontrak:

l  Hasil korespondensi, misalnya tentang adanya pasokan yang tidak sesuai permintaan.

l  Perubahan kontrak

l  Permintaan membayar

 

Akhir Kontrak

 

Kegiatan pada akhir kontrak menyangkut: Verifikasi hasil, menilai apa benar yang ada dalam kontrak telah dilaksanakan sesuai ketentuan.

 

Masukan untuk administrasi kontrak:

l  Dokumentasi kontrak yang setidaknya mencakup:

l  Surat kontrak dan perubahannya

l  Dokumentasi teknis dari pemasok

l  Laporan kinerja pemasok

l  Dokumen keuangan, seperti tagihan dan pembayarannya

l  Hasil inspeksi yang berkaitan dengan kotnrak

 

Teknik yang diperlukan:

l  Audit pembelian yang pemeriksaan terstruktur terhadap proses pembelian, dari perencanaannya sampai administrasinya.

 

Keluaran dari kegiatan administrasi kontrak

l  Berkas kontrak

l  Penerimaan resmi dan penutupan

 

 

4.6.3 Pelaksanaan Proyek

Pelaksanaan proyek adalah sebuah proses yang dijalani dalam mengerjakan proyek. Koordinasi dan pengarahan secara teknis maupun organisasional dalam langkah ini sangat dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan proyek.

 

Mulailah proyek tepat pada waktunya. Setiap tim harus tahu apa yang harus dilakukan dan harus memiliki sumber daya yang tepat untuk dapat menyelesaikan tugasnya. Mereka harus tahu resiko yang akan dihadapi dan harus punya rencana cadangan untuk mengatasi masalah. Di tahap ini Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, setiap anggota grup harus bisa berkomunikasi diantara mereka jika dibutuhkan.

 

Setiap anggota grup harus mendokumentasikan kegiatannya. Dokumentasi adalah tanggung jawab semua anggota tim dan dapat lebih membantu mereka.

 

Kejutan dan konflik bisa terjadi di saat mengerjakan proyek. Perlu diingat bahwa keberhasilan proyek adalah tanggung jawab semua tim proyek. Jika ada masalah, tim harus membantu keluar dari masalah. Jika ada konflik tim harus bekerjasama untuk menyelesaikan suatu konflik. Ini dapat memudahkan dengan cara mengadakan rapat setiap minggu atau bulanan. Tim harus mengkaji ulang jadwal dan status tugas yang dikerjakan (selesai/tidak selesai) dalam tujuan proyek. Menyelesaikan tujuan-tujuan di dalam proyek berarti proyek telah berhasil.

 

Dalam kegiatan melaksanakan proyek, ada beberapa pengetahuan manajemen yang perlu kita ketahui, yaitu:

A)   manajemen sumber daya manusia

B)   manajemen komunikasi

 

A. Manajemen sumber daya manusia

Manajemen sumber daya manusia(SDM) sangatlah penting didalam pelaksanaan proyek. Manajemen SDM mengusahakan keefektifitasan penggunaan SDM.

 

Proses manajemen SDM

Proses-proses utama dalam manajemen SDM:

l  perencanaan organisasi

l  penambahan staf

l  penyusunan tim proyek

 

Pengelolaan SDM

Beberapa hal yang utama dalam pengelolaan SDM:

l  teori motivasi: sebuah teori motivasi keinginan untuk memenuhi kebutuhan. ada 5 tingkat kebutuhan:

l  fisiologis

l  keamanan

l  sosial

l  dihargai

l  aktualisasi diri

 

l  kekuatan untuk mempengaruhi. Ada 5 tipe kekuatan mempengaruhi:

l  kekuatan koersif (menggunakan dengan hal-hal negatif)

l  kekuatan legitimasi (menggunakan otoritas)

l  kekuatan ahli (menggunakan keahlian)

l  kekuatan imbalan (menggunakan imbalan)

l  kekuatan referen (bergantung kharisma)

 

Beberapa dasar pengaruh bagi manajer proyek:

l  otoritas

l  penugasan

l  anggaran

l  promosi

l  dana

l  penalti

l  kesempatan kerja

l  keahlian

l  keakraban hubungan

 

Perencanaan organisasional

Pengelolaan SDM perlu dilakukan dalam perencanaan organisasi. Perencanaan organisasional berkaitan dengan identifikasi, dokumentasi, dan penetapan peran, tanggung jawab dan hubungan pelaporan dapat diberikan secara individual ataupun grup yang berada baik didalam ataupun diluar organisasi. Pada umumnya perencanaan organisasional dilakukan diawal proyek.

 

Masukan-masukan dalam perencanaan organisasional:

l  kebutuhan penetapan staf yaitu pendefinisian kebutuhan staf, menurut keahlian dan waktu diperlukan.

l  Kendala: faktor yang membatasi piilihan-pilihan tim proyek, misalnya:

l  struktur organisasi yang menyelenggarakan proyek

l  kesepakatan dengan kelompok karyawan

l  peferensi tim proyek atas hal-hal yang pernah dialami

l  keahlian dan ketrampilan setiap orang yang terlibat dalam proyek

 

Teknik yang diperlukan dalam perencanaan organisasional:

l  menggunakan kembali peran dan tanggung jawab yang ada pada proyek-proyek yang lalu

l  pengetahuan akan praktek-praktek SDM yang ada: kebijakan, panduan, dsb.

l  teori organisasi

l  analisis

 

Keluaran atau hasil dari perencanaan organisasional:

l  penetapan peran dan tanggung jawab

l  rencana manajemen staf

l  badan organisasi

 

Penambahan staf dan penyususan tim proyek

Masukan-masukan dalam penetapan staf dan penambahan tim proyek:

l  rencana manajemen penempatan staf

l  data personalia seperti:

l  pengalaman kerja

l  minat

l  karakteristik personil

l  ketersediaan waktu

l  praktek-praktek perekrutan, contoh:

l  kebijakan

l  pedoman

l  prosedur-prosedur organisasi

 

Teknik yang diperlukan dalam penambahan SDM:

l  negosiasi, antara proyek-proyek yang ada.

l  pra penugasan: dipakai untuk pelayanan internal, atau bila nama personil tertentu sudah disebutkan dalam proposal.

l  pembelian, dengan menyewa personil dari luar berdasar kontrak.

 

Hasil-hasil dalam penambahan SDM:

l  penetapan staff proyek

l  direktori tim proyek

 

Pembangunan tim proyek

 

Membangun suatu tim proyek mencakup membina kemampuan untuk mendapatkan peran aktif stakeholder maupun membina perilaku sebagai suatu tim pada tim proyek.

 

Masukan-masukan dalam pembangunan tim proyek:

l  staf proyek

l  rencana proyek

l  rencana manajemen penentuan staf

l  laporan kinerja

l  umpan balik eksternal

 

Teknik yang diperlukan dalam membangun tim proyek:

l  kegiatan pembinaan tim: dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan inidvidual terutama dalam komunikasi dengan sesama anggota tim.

l  Keterampilan manajemen umum, menyangkut kegiatan-kegiatan seperti:

l  Keuangan dan akuntansi

l  perencanaan strategis, taktis, dan operasional

l  struktur organisasi

l  pengelolaan kerja, seperti: pembangkitan motivasi, pendelegasian, supervisi, manajemen konflik

l  Manajemen diri sendiri

 

Beberapa hal utama dalam manajemen umum yang sangat relevan dengan manajemen proyek adalah:

l  Kepemimpinan.

l  Komunikasi

l  negosiasi

l  penyelesaian masalah

l  memepengaruhi organisasi

l  sistem imbalan dan penghargaan

l  pelatihan

 

Hasil-hasil dari membangun tim proyek:

l  peningkatan kinerja

l  masukan untuk pengukuran kinerja

 

Beberapa hal yang bisa kita dapatkan dari penggunaan perangkat lunak dalam pengelolaan SDM:

l  mengetahui penggunaan SDM

l  identifikasi kekurangan SDM

l  identifikasi SDM yang kurang dimanfaatkan

l  memudahkan pengelolaan tingkat sumber daya

 

 

Manajemen komunikasi proyek

Dalam memngelola sebuah proyek, ada proses-proses yang penting untuk menjamin komunikasi proyek. Komunikasi yang efektif diperlukan untuk membentuk hubungan yang diantara anggota tim maupun dengan pihak luar proyek.

 

Proses komunikasi dalam proyek

Proses-proses manajemen komunikasi dalam proyek:

l  perencanaan komunikasi

l  distribusi informasi kepada semua pihak

l  pelaporan informasi kinerja dan pelaporannya kepada pihak-pihak yang terkait

l  administrasi penutupan: menyediakan, mengumpulkan, dan menyampaikan informasi resmi pada akhir fase atau akhir proyek

 

Perencanaan Komunikasi

Beberapa hal yang perlu diketahui dalam perencanaan informasi:

l  informasi apa

l  diperlukan oleh siapa

l  kapan diperlukannya

l  bagaimana disampaikan

 

Masukan-masukan dalam perencanaan komunikasi:

l  kebutuhan komunikasi

l  teknologi

l  kendala

 

Hasil-hasil dari perencanaan komunikasi:

l  rencana manajemen komunikasi, terdiri dari:

l  struktur pendapatan dan penyimpanan informasi

l  struktur pendistribusian informasi: kepada siapa, kapan dan bagaimana

l  format informasi yang dikomunikasikan

l  jadwal produksi informasi

l  metode mendapatkan informasi serta pengendalian akses

l  analisis komunikasi stakeholder

 

Distribusi Informasi

Masukan-masukan dalam pendistribusian informasi

l  rencana manajemen komunikasi

l  hasil pekerjaan

 

Teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pendistribusian informasi

l  ketrampilan komunikasi: kemampuan untuk menyampaikan komunikasi dengan tepat dan jelas

l  sistem pengambilan informasi, contoh: melalui perangkat lunak, sistem file proyek, dsb

l  sistem distribusi informasi, contoh: melalui email, distribusi kertas, dsb

 

Pelaporan Kinerja

Masukan-masukan dalam pelaporan kinerja:

l  rencana proyek

l  hasil pekerjaan

 

Teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pelaporan kinerja:

l  pemeriksaan kinerja

l  analisis trend kerja dan hasil kerja

l  teknik distribusi informasi

 

 

Administrasi penutupan

Masukan-masukan dalam pengadministrasian penutupan:

l  pengukuran kinerja

l  dokumen tentang hasil proyek

 

Dalam mengelola komunikasi sepanjang berjalannya proyek, perlu diketahui bahwa kita dapat memanfaatkan perangkat lunak untuk mempermudah dan memperjelas komunikasi.

 

4.6.4 Mengontrol Proyek

Kegiatan mengontrol dalam proyek berjalan bersamaan dengan pelaksanaan proyek. Sistem komunikasi yang baik yang telah kita bahas juga sangat membantu untuk dapat menanggulangi masalah-masalah yang muncul.

 

Segala informasi dan laporan yang telah masuk melalui manajemen komunikasi diperiksa oleh manajer proyek. Perubahan-perubahan yang perlu terjadi harus ditindak lanjuti secepatnya. Jikalau ada susunan jadwal dan biaya yang perlu diubah, proses pembuatan jadwal dan analisis biaya dalam perencanaan proyek diulang sebagian.

 

 

Pengendalian Perubahan Menyeluruh

Pengendalian perubahan berkaitan dengan:

l  Mempengaruhi faktor-faktor yang membentuk perubahan untuk menjamin perubahan tersebut bermanfat

l  Menentukan bahwa perubahan memang terjadi

l  Mengatur perubahan yang terjadi

 

Masukan untuk pengendalian perubahan:

l  Rencana proyek

l  Laporan Kinerja

l  Permintaan perubahan

 

Teknik yang dibutuhkan dalam pengendalian perubahan:

l  Sistem pengendalian perubahan

l  Manajemen konfigurasi

l  Pengukuran kinerja

l  Perencanaan tambahan

l  Sistem informasi manajemen proyek

 

Hasil yang akan diperoleh:

l  Perubahan-perubahan rencana proyek

l  Tindakan korektif

l  Hal-hal baru yang dipelajari dari pengendalian

 

 

4.6.5 Menyelesaikan Proyek

Di yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan proyek:

l  penyusunan dokumen

l  penugasan kembali (demobilisasi)

l  pembubaran organisasi

l  penutupan proyek

 

BAB V

SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK

PENCAPAIAN KOMPETENSI

 

 

5.1 Sumber Daya Manusia

Dalam proses pencapaian kompetensi sumber yang dapat diandalkan adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang dimaksud disiini adalah orang-orang yang dapat mendukung proses pencapaian kompetensi yang dimaksud, antara lain:

 

  • Pembimbing

Pembimbing Anda merupakan orang yang dapat diandalkan karena beliau memiliki pengalaman. Peran Pembimbing adalah untuk:

  1. Membantu Anda untuk merencanakan proses belajar.
  2. Membimbing Anda melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar.
  3. Membantu Anda untuk memahami konsep dan praktik baru dan untuk menjawab pertanyaan Anda mengenai proses belajar Anda.
  4. Membantu Anda untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang Anda perlukan untuk belajar Anda.
  5. Mengorganisir kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
  6. Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.

 

  • Penilai

Penilai Anda melaksanakan program pelatihan terstruktur untuk penilaian di tempat kerja. Penilai akan:

  1. Melaksanakan penilaian apabila Anda telah siap dan merencanakan proses belajar dan penilaian selanjutnya dengan Anda.
  2. Menjelaskan kepada Anda mengenai bagian yang perlu untuk diperbaiki dan merundingkan rencana pelatihan selanjutnya dengan Anda.
  3. Mencatat pencapaian / perolehan Anda.

 

  • Teman kerja/sesama peserta pelatihan

Teman kerja Anda/sesama peserta pelatihan juga merupakan sumber dukungan dan bantuan. Anda juga dapat mendiskusikan proses belajar dengan mereka. Pendekatan ini akan menjadi suatu yang berharga dalam membangun semangat tim dalam lingkungan belajar/kerja Anda dan dapat meningkatkan pengalaman belajar Anda.

 

5.2 Literatur

Pengertian sumber-sumber kepustakaan adalah material yang menjadi pendukung proses pembelajaran ketika peserta pelatihan sedang menggunakan Pedoman Belajar ini.

 

Sumber-sumber tersebut dapat meliputi:

1.   Buku referensi (text book)

2.   Lembar kerja

3.   Diagram-diagram, gambar

4.   Contoh tugas kerja

5.   Rekaman dalam bentuk kaset, video, film dan lain-lain.

 

Ada beberapa sumber yang disebutkan dalam pedoman belajar ini untuk membantu peserta pelatihan mencapai unjuk kerja yang tercakup pada suatu unit kompetensi. Prinsip-prinsip dalam CBT mendorong kefleksibilitasan dari penggunaan sumber-sumber yang terbaik dalam suatu unit kompetensi tertentu, dengan mengijinkan peserta untuk menggunakan sumber-sumber alternatif lain yang lebih baik atau jika ternyata sumber-sumber yang direkomendasikan dalam pedoman belajar ini tidak tersedia/tidak ada.

 

Untuk referensi mengenai materi-materi yang dapat digunakan, Anda dapat melihat dari Daftar Pustaka yang terlampir dihalaman terakhir modul ini.

 

 

5.3 Daftar Peralatan dan Bahan

 

  1. Judul/Nama Pelatihan      :   Mengelola Pekerjaan-Pekerjaan Dalam Proyek TI
    1. Kode Program Pelatihan  :   TIK.JK01.005.01

 

 

NO

UNIT

KOMPETENSI

KODE UNIT

DAFTAR PERALATAN

DAFTAR BAHAN

KETERANGAN

1.

Mengelola Pekerjaan-Pekerjaan Dalam Proyek TI

TIK.JK01.005.01

Buku tentang bagaimana mengelola pekerjaan-pekerjaan dalam proyek TI    

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

  • Website:
    • http://grove.ufl.edu/
    • http://www.developer.com/
    • http://www.softwareproject.org/
    • http://www.esi-au.com/
    • http://www.gantthead.com/

 

Testimoni

artikel lainnya Mengelola Pekerjaan-Pekerjaan Dalam Proyek T.I. TIK.JK01.005.01

Sunday 18 September 2011 | blog

gdsg PKH adalah program pemberian uang tunai kepada Keluarga Sangat Miskin (KSM) berdasarkan persyaratan dan ketentuan…

Wednesday 20 May 2015 | blog

  MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI           MEMBUAT…

Wednesday 29 October 2014 | blog

Kabupaten Sragen merupakan salah satu dari tiga puluh na kabupaten/kota di Propinsi Jawa Tengah yang menyimpan…

Saturday 20 December 2014 | blog

  MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SUB BIDANG METODOLOGI PELATIHAN KERJA     MEMVALIDASI RANCANGAN PROGRAM PELATIHAN…