Menu

Mengelola Dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01

Nov
13
2014
by : 1. Posted in : blog

 

 

MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKTOR JASA PERUSAHAAN

BIDANG JASA ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

 

 

MENGELOLA DAN MENJAGA

SISTEM KEARSIPAN

ADM.PK02.013.01

 

 

 

 

 

 

 

 

BUKU KERJA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6 A Jakarta Selatan

 

 

 

DAFTAR ISI

 

 

Daftar Isi……………………………………………………………………………………………. 1

 

BAB I    STANDAR KOMPETENSI………………………………………………………………. 2

 

1.1.           Unit Kompetensi yang Dipelajari ………………………………………… 2

1.1.1        Judul dan Kode Unit ……………………………………………… 2

1.1.2        Deskripsi Unit …………………………………………………….. 2

1.1.3        Elemen Kompetensi ……………………………………………… 2

1.1.4        Kriteria Unjuk Kerja ……………………………………………… 3

1.1.5        Batasan Variabel ………………………………………………….. 3

1.1.6        Panduan Penilaian ……………………………………………….. 4

 

1.2.           Kompetensi Kunci …………………………………………………………… 7

 

 

BAB II   TAHAPAN BELAJAR …………………………………………………………………… 8

 

BAB III  TUGAS TEORI DAN UNJUK KERJA …………………………………………………. 12

 

Buku-buku Referensi untuk bahan pelatihan yang telah direkomendasikan:

 

-                  Data Buku Manual

-                  Data Buku Pendukung Teori

 

 

 

 

 

 

BAB I

STANDAR KOMPETENSI

 

 

1.1         Unit Kompetensi yang Dipelajari

 

Dalam sistem pelatihan, Standar Kompetensi diharapkan menjadi panduan bagi peserta pelatihan atau siswa untuk dapat :

  • mengidentifikasikan apa yang harus dikerjakan peserta pelatihan.
  • mengidentifikasikan apa yang telah dikerjakan peserta pelatihan.
  • memeriksa kemajuan peserta pelatihan.
  • menyakinkan bahwa semua elemen (sub-kompetensi) dan criteria unjuk kerja telah dimasukkan dalam pelatihan dan penilaian.

 

1.1.1       Judul dan Kode Unit

 

Judul Unit

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

 

Kode Unit

ADM.PK.02.013.01

1.1.2       Deskripsi Unit

 

Unit ini meliputi keterampilan, pengetahuan dan sikap yang diperlukan untuk mengelola dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas sesuai dengan kebutuhan organisasi termasuk implementasi sistem dalam memenuhi kebutuhan dan dipakai secara benar.

 

1.1.3       Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja

 

 

ELEMEN KOMPETENSI

 

 

KRITERIA UNJUK KERJA

 

 

1.

 

Mengidentifikasi  Kebutuhan Organisasi

 

 

1.1

Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi

1.2

Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan

1.3

Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen.

1.4

Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan.

 

 

2.

 

 

 

 

Mengelola dokumen sesuai sistem

2.1

Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan

2.2

Dokumen disimpan/diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan
 

3.

 

Menjaga Sistem Kearsipan

 

3.1

Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan.

3.2

Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya

3.3.

Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

3.4

Mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali.

 

 

1.1.5 Batasan Variabel

 

a.  Kebutuhan Perusahaan termasuk :

  • Ukuran tingkat kesulitan
  • Fasilitas Penyimpanan
  • Perangkat lunak pengelolaan data
  • Biaya
  • Kebutuhan K3
  • Aman dan terjaga kerahasiaannya

 

b.   Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor :

  • Komunikasi tertulis
  • Keahlian dasar menghitung
  • Mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokumen bisnis
  • Ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

 

c. Proses dokumen bisa meliputi  :

  • Mencatat penerimaan atau mengirim dokumen.
  • Penyimpanan
  • Pengiriman pos (termasuk pengiriman pos penting)
  • Fotocopi
  • Fax
  • Email
  • Menyusun, mengumpulkan naskah-naskah.
  • Penjilidan

 

d.   Dokumen kantor bisa meliputi tapi tidak terbatas pada :

  • Surat tamu
  • Catatan pelanggan
  • Surat-menyurat masuk dan keluar
  • Penyimpanan
  • Surat-surat
  • Faximile
  • Memo
  • Laporan
  • Menu
  • Laporan keuangan
  • Tagihan
  • Penerimaan

 

e. Syarat-syarat pengorganisasian meliputi :

  • Struktur organisasi
  • Jumlah salinan
  • Perintah tertulis

 

f. Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada :

  • Fotocopi
  • Fax
  • Peralatan pengepakan
  • Kalkulator
  • Mesin penjawab telepon
  • Komputer
  • Scanner

 

 

1.1.6. PANDUAN PENILAIAN

 

a.  Pengetahuan dan Keterampilan Pendukung :

 

Untuk menunjukkan kemampuan, bukti pengetahuan dan keterampilan diperlukan bidang – bidang sebagai berikut :

  • Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor.
  • Komunikasi tertulis
  • Keahlian dasar menghitung
  • Mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokumen bisnis.
  • Ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri.

 

          b.    Konteks Penilaian :

 

Harus diperhatikan bagaimana mengembangkan pelatihan untuk memenuhi persyaratan unit ini. Bagi pelatihan kejuruan yang umum, organisasi sebaiknya memberikan pelatihan yang mempertimbangkan konteks industri secara menyeluruh tanpa bias pada sektor tertentu. Variasi Situasi akan dapat membantu dalam hal ini. Pelatihan untuk sektor tertentu  materinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan sektor tersebut.

 

Penilaian pada unit ini dapat dilakukan ditempat kerja maupun diluar tempat kerja.  Penilaian harus termasuk peragaan praktis baik ditempat kerja maupun secara simulasi.  Dokumen-dokumen sebagai bukti yang ada hubungannya dengan pengalaman ditempat kerja dapat digunakan.  Aktifitas simulasi harus mirip dengan tempat kerja dan mungkin diulang sesudah beberapa waktu untuk memberikan kesempatan pada kandidat mengamati implementasi yang sedang terjadi dan memonitor aspek-aspek daari unit tersebut.  Ini harus didukung dengan berbagai metode untuk menilai pengetahuan yang harus dikuasai.

 

 

          c.   Aspek Penting untuk Penilaian :

    

Aspek yang harus diperhatikan:

  • Kemampuan untuk memproses secara tepat dokumen kantor sesuai dengan persetujuan perusahaan secara tepat waktu / tenggat waktu.
  • Memahami secara mudah dan kalimat-kalimat bebas dari kesalahan.

 

1.1.8.  Aspek kritis

 

Unit ini dapat dinilai bersama dengan unit-unit lain mengenai keselamatan (safety), kualitas, komunikasi, penanganan material, pencatatan dan pelaporan yang berhubungan dengan pengesetan peralatan pembanding pengukuran atau unit-unit lain yang membutuhkan penerapan ketrampilan dan pengetahuan yang dicakup oleh unit ini. Kompetensi dalam unit ini tidak dapat dinyatakan hingga semua unit yang diwajibkan telah dipenuhi.

 

1.1.9.  Catatan khusus

 

Selama penilian peserta akan:

  • selalu menunjukkan praktek kerja yang aman.
  • memberikan informasi tentang proses, kejadian, atau tugas-tugas yang dilaksanakan untuk menjamin suatu lingkungan kerja yang aman dan efisien.
  • mempertanggungjawabkan kualitas pekerjaannya.
  • selalu merencanakan tugas-tugas dan meninjau kembali persyaratan-persyaratan suatu tugas apabila diperlukan.
  • melakukan seluruh tugas sesuai dengan prosedur operasi standar.
  • melakukan seluruh  tugas sesuai dengan spesifikasinya.
  • menggunakan cara-cara, praktek-praktek, proses-proses teknik dan prosedur di tempat kerja. Tugas-tugas tersebut diselesaikan dalam jangka waktu yang layak sehubungan dengan aktivitas-aktivitas khusus di tempat kerja.

 

 

1.1.10.  Kompetensi Kunci  :

 

NO.

KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI    

TINGKAT

1.

Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi

1

2.

Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi

1

3.

Merencana dan meng-organisasi kegiatan

1

4.

Bekerja dengan orang lain dan kelompok

1

5.

Menggunakan konsep, ide-ide dan teknik matematika

1

6.

Memecahkan masalah

1

7.

Menggunakan teknologi

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

TAHAPAN BELAJAR

 

 

Langkah-langkah/tahapan belajar

  • Penyajian bahan, pengajaran, peserta dan penilai harus yakin dapat memenuhi seluruh rincian yang tertuang dalam standar kompetensi.
  • Isi perencanaan merupakan kaitan antara criteria unjuk kerja dengan pokok-pokok keterampilan dan pengetahuan.

 

 

K U K

Indikator Kerja

Tahapan Belajar

Sumber

1

2

3

4

5

1.

Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi -   Dapat mengidentifikasi sistem kearsipan yang digunakan oleh perusahaan

-   Dapat menerangkan sistem yang digunakan oleh perusahaan

-   Macam macam sistem yang dugunakan oleh perusahaan

-   Cara mengidentifikasi sistem yang digunakan oleh perusahaan

 

Buku Kearsipan,

Materi Pola kerja kearsipan di kantor

Buku informasi

Sistem yang digunakan dikantor

2

Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan - Dapat mengenali sistem yang digunakan di perusahaan

- Dapat mengembangkan sistem yang digunakan di perusahaan

-  Sistem kearsipan dan cara penggunaannya

-  Cara pengembagan sistem sesuai kebutuhan perusahaan

- Buku Kearsipan

Materi macam-macam sistem dan peralatan pendukungnya

Buku informasi

3

Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen. -    Dapat menerangkan peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipam

-    Dapat menggunalkan berbagai peralatan dalam menangani dokumen

-  Perlatan yang digunakan dalam proses dokumen dijabarkan

-  Mempraktekkan peralatan yang digunakan dalamproses dokumen

Buku kearsipan

Materi peralatan yang digunakan dalam proses kearsipan

Buku informasi

4

Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan. -  Dapat mengidentifikasi kerusakan peralatan yang rusak

-  Dapat menerangkan cara melaporkan peralatan yang rusak dengan tepat

-  Dapat memperbaiki kerusakan yang dapat ditangani sesuai prosedur

Macam-macam kerusakan alat dijelaskan

Cara memperbaiki peralatan kearsipan sederhana

Cara melaporkan peralatan yang rusak sesuai prosedur

Buku Kearsipan

 

Buku Manual book

 

Buku informasi

 

 

 

K U K

Indikator Kerja

Tahapan Belajar

Sumber

1

2

 3

4

5

5

Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan -  Dapat menyortir dokumen yang akan disimpan

-  Dapat menerangkan cara menyortir dokumen yang akan disimpan

-  Dapat memperhatikan status dokumen yang akan disimpan

-   Cara menyortir macam-macam dokumen yang akan disimpan di kantor

-   Jenis dan tanda tanda dokumen yang dapat disimpan

Buku kearsipan

 

Jenis-jenis tanda penyimpanan

 

Jalur surat masuk dan keluar

Buku informasi

6

Dokumen disimpan/diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan - Dapat menerangkan cara menyimpan dokumen sesuai sistem yang ditentukan

- Dapat menyimpan dokumen sesuai prosedur

-    Macam-macam sistem kearsipan

-    Tata cara penyimpanan dengan peralatan yang tepat

Buku kearsipan

 

Materi Sistem kearsipan

Jenis peralatan penyimpanan

Buku informasi

7

Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan. - Dapat menyimpan arsip pada tempatnya dengan memperhatikan faktor keamanan

- Dapat menjelaskan prosedur keamanan dalam penyimpanan arsip

- Prosedur keamanan dalam penyimpanan arsip

- Langkah penyimpanan arsip yang aman

Buku kearsipan

 

Metide pengamanan penyimpanan arsip

Buku informasi

8

Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya -       Dapat mencatat pemindahan dokumen

-       Dapat menerangakan cata pemindahan dokumen yang menjamin intregitas

-       tatacara pemindahan dokumen di kantor

-       cara pencatatan dokumen apabila dipindahkan

Buku Kearsipan

 

Peminjaman arsip dan pencatatannya

Buku informasi

 

 

 

 

 

 


BAB III

TUGAS TEORI DAN UNJUK KERJA

 

     3.1  Tes Teori

 

Merupakan tes yang menggali aspek pengetahuan.   Yaitu pengetahuan dari pelaksanaan unit kompetensi yang diberikan selama pelatihan.  Materi soal pelatihan ini dapat berbaentuk pilihan ganda, benar salah atau jawaban singkat.

 

  1. Berikut ini adalah proses dalam penyimpanan arsip, kecuali :

A. sortir                                    B. Indeks

C. Catat                                    D. Pengkodean

 

  1. Penyimpanan bukti kas dilakukan dengan ordner, menggunakan sistem

A. Alphabetis                             B. Kronologis

C. Sibyek                                   D. Nomorik

 

  1. Apabila kita menggunakan ordner dalam penyimpanan maka sistem yang paling efisien adalah sistem berbasis:

A. Subyek                                  B. Goegrafis

C. Kronologis                                       D. Alphabetis

 

  1. Pada pola swasta atau desentralisasi, maka berikut ini adalah alat dan bahan yang tidak digunakan pada pola tersebut, adalah:

A. Filing Cabinet                         B. Kartu kendali

C. Ordner                                  D. Guide/tab

 

  1. Perusahaan yang mempunyai banyak cabang atau perusahaan tour travel serta departemen dalam negeri, sangat cocok menggunakan system penyimpanan :

A. Subyek                                  B. Geografis

C. Kronologis                                       D. Alphabetis

 

 


3.2. TUGAS UNJUK KERJA

 

 

Tugas 1

 

PENYIMPANAN SISTEM ALPHABETIS

  1. 1.   Tujuan

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu menyimpan arsip dengan system alphabetis baik menggunakan peralatan ordner atau filing cabinet.  Penyipanan ini mempunyai criteria sebagai berikut.

-          Arsip disusun menggunakan alat yang tepat

-          Susunan guide menggunakan abjad sesuai kebutuhan.

-          Arsip disusun berdasarkan ordner dengan pola yang tepat.

-          Arsip dapat disusun dengan peralatan filing cabinet dengan tepat

-          Pencarian arsip dapat dengan mudah ditemukan

 

  1. 2.   Alat – alat dan Bahan

-          1 unit filing cabinet

-          1 unit ordner.

-          20 lembar Hanging folder.

-          5 lembar Guide ordner.

-          5 lembar guide filing cabinet

-          Alat tulis

-          5 Kertas HVS

-          25 lembar arsip yang akan disimpan

 

 

  1. 3.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

-          Rapikan dan atur peralatan yang akan digunakan.

-          Lakukan prosedur persiapan kerja sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada.

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

  1. 4.   Gambar Kerja

 

 

 

 

B

Contoh :

Atikah sari, Dra

List of File

 

 

Antara, PT

            A

                  Anna Maria

A

A

Anna Maria

                  Antara, PT

                  Atikah Sari, Dra

 

 

A – B

 

 

           B

                  Bambang Sukocu, Ir

                  Bintera Jaya, CV

 

 

 

 

 

 

Contoh :

 

 

Lemari Ordner

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. 5.   Langkah Kerja

-          Persiapanperalatan kearsipan yang akan digunakan ordner atau filing cabinet.

-          Sortir arsip yang telah siap disimpan

-          Indkes nama arsip tersebut untuk memudahkan susunan alphabetis

-          Beri kode penyimpanan arsip berdasarkan alpabetis.

-          Kelompokkan arsi yang memiliki kode yang sama

-          Buat guide baik dengan ordner atau dengan filing cabinet

-          Susun arsip sesuai kodenga, bila dengan ordner susunannya berdasarkan tanggal, tetapi bila dengan filing cabinet berdasarkan abjad.

-          Susun arsip dalam ordner atau filing cabinet sesuai kode arsip dan guidenya

-          Memeriksakan hasil pengelasan setiap jalur kepada Pembimbing.

-          Menyererahkan / memberitahukan hasil benda kerja kepada Pembimbing untuk diperiksa.

 

 

 

 

 

Tugas 2

 

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM SUBYEK (PRIHAL)

 

  1. 1.   Tujuan

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu menyimpan arsip dengan system subyek baik menggunakan peralatan ordner atau filing cabinet.  Penyipanan ini mempunyai kriteria sebagai berikut.

-          Arsip disusun menggunakan alat yang tepat

-          Susunan guide menggunakan prihal sesuai kebutuhan.

-          Arsip disusun berdasarkan ordner dengan pola yang tepat.

-          Arsip dapat disusun dengan peralatan filing cabinet dengan tepat

-          Pencarian arsip dapat dengan mudah ditemukan

 

  1. 2.   Alat – alat dan Bahan

-          1 unit filing cabinet

-          1 unit ordner.

-          20 lembar Hanging folder.

-          5 lembar Guide ordner.

-          5 lembar guide filing cabinet

-          Alat tulis

-          5 Kertas HVS

-          20 Lembar arsip yang akan disimpan

 

 

  1. 3.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

-          Rapikan dan atur peralatan yang akan digunakan.

-          Lakukan prosedur persiapan kerja sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada.

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

 

  1. 4.   Gambar Kerja

          Pola Prihal

 

 

 

Contoh :

Atikah sari, Dra

List of File

 

 

            Klaim

                  Anna Maria

Anna Maria

Klaim

 

A

                  Antara, PT

                  Atikah Sari, Dra

 

 

 

 

           Penawaran

                  Bambang Sukocu, Ir

                  Bintera Jaya, CV

 

 

Contoh : Penyimpanan arsip dengan system subyek prihal

 

 

Lemari Ordner

 

 

 

 

 

 

Ordner terbuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. 5.   Langkah Kerja

-          Persiapanperalatan kearsipan yang akan digunakan ordner atau filing cabinet.

-          Sortir arsip yang telah siap disimpan

-          Indkes nama arsip tersebut untuk memudahkan susunan alphabetis

-          Beri kode penyimpanan arsip berdasarkan Subyek prihal arsipnya.

-          Kelompokkan arsi yang memiliki kode yang sama

-          Buat guide baik dengan ordner atau dengan filing cabinet

-          Susun arsip sesuai kodenya, bila dengan ordner susunannya berdasarkan tanggal, tetapi bila dengan filing cabinet berdasarkan abjad.

-          Susun arsip dalam ordner atau filing cabinet sesuai kode arsip dan guidenya

-          Memeriksakan hasil pengelasan setiap jalur kepada Pembimbing.

-          Menyererahkan / memberitahukan hasil benda kerja kepada Pembimbing untuk diperiksa.

 

 

 

Tugas  3

 

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM SUBYEK (Bidang Usaha)

 

  1. 1.   Tujuan

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu menyimpan arsip dengan system subyek (bidang Usaha) baik menggunakan peralatan ordner atau filing cabinet.  Penyipanan ini mempunyai kriteria sebagai berikut.

-          Arsip disusun menggunakan alat yang tepat

-          Susunan guide menggunakan bidang usaha sesuai kebutuhan.

-          Arsip disusun berdasarkan ordner dengan pola yang tepat.

-          Arsip dapat disusun dengan peralatan filing cabinet dengan tepat

-          Pencarian arsip dapat dengan mudah ditemukan

 

  1. 2.   Alat – alat dan Bahan

-          1 unit filing cabinet

-          1 unit ordner.

-          20 lembar Hanging folder.

-          5 lembar Guide ordner.

-          5 lembar guide filing cabinet

-          Alat tulis

-          5 Kertas HVS

-          20 Lembar arsip yang akan disimpan

 

 

  1. 3.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

-          Rapikan dan atur peralatan yang akan digunakan.

-          Lakukan prosedur persiapan kerja sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada.

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

  1. 4.   Gambar Kerja

          Pola  Bidang Usaha

 

 

 

Hotel

Contoh :

Tiara

List of File

 

 

Permata

            Bank

Niaga

                  Niaga

Bank

 

A

                  Permata

                  Tiara

 

 

 

 

           Hotel

                  Melia

                  Mulia

 

 

 

Contoh : Penyimpanan arsip dengan system subyek Bidang Usaha

 

 

Lemari Ordner

 

 

 

 

 

Ordner terbuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. 5.   Langkah Kerja

-          Persiapanperalatan kearsipan yang akan digunakan ordner atau filing cabinet.

-          Sortir arsip yang telah siap disimpan

-          Indkes nama arsip tersebut untuk memudahkan susunan alphabetis

-          Beri kode penyimpanan arsip berdasarkan Subyek bidang usaha.

-          Kelompokkan arsi yang memiliki kode yang sama

-          Buat guide baik dengan ordner atau dengan filing cabinet

-          Susun arsip sesuai kodenya, bila dengan ordner susunannya berdasarkan tanggal, tetapi bila dengan filing cabinet berdasarkan abjad.

-          Susun arsip dalam ordner atau filing cabinet sesuai kode arsip dan guidenya

-          Memeriksakan hasil pengelasan setiap jalur kepada Pembimbing.

-          Menyererahkan / memberitahukan hasil benda kerja kepada Pembimbing untuk diperiksa.


 

Tugas 4

 

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM NOMORIK (Angka)

 

  1. 1.   Tujuan

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu menyimpan arsip dengan system Nomorik baik menggunakan peralatan ordner atau filing cabinet.  Penyipanan ini mempunyai kriteria sebagai berikut.

-          Arsip disusun menggunakan alat yang tepat

-          Susunan guide menggunakan Nomor sesuai kebutuhan.

-          Arsip disusun berdasarkan ordner dengan pola yang tepat.

-          Arsip dapat disusun dengan peralatan filing cabinet dengan tepat

-          Pencarian arsip dapat dengan mudah ditemukan

 

  1. 2.   Alat – alat dan Bahan

-          1 unit filing cabinet

-          1 unit ordner.

-          20 lembar Hanging folder.

-          5 lembar Guide ordner.

-          5 lembar guide filing cabinet

-          Alat tulis

-          5 Kertas HVS

-          20 Lembar arsip yang akan disimpan

 

 

  1. 3.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

-          Rapikan dan atur peralatan yang akan digunakan.

-          Lakukan prosedur persiapan kerja sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada.

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

  1. 4.   Gambar Kerja

          Pola  Nomorik

 

 

 

Contoh :

130

List of File

 

 

            100 Bank

110

                  110 Niaga

100

 

A

                  120 Permata

                  130  Tiara

 

 

 

 

           200 Hotel

                  210 Melia

                  220 Mulia

 

 

Contoh : Penyimpanan arsip dengan sistem Nomorik

 

 

Lemari Ordner

 

 

 

 

 

Ordner terbuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. 5.   Langkah Kerja

-          Persiapan peralatan kearsipan yang akan digunakan ordner atau filing cabinet.

-          Sortir arsip yang telah siap disimpan

-          Tentukan subyek arsip tersebut

-          Buat kode angka sesuai keutuhan dari subyek yang ada

-          Beri kode penyimpanan arsip berdasarkan Subyeknya.

-          Kelompokkan arsip yang memiliki kode yang sama

-          Buat guide baik dengan ordner atau dengan filing cabinet sesuai kode

-          Susun arsip sesuai kodenya, berdasarkan urutan nomor,.

-          Susun arsip dalam ordner atau filing cabinet sesuai kode arsip dan guidenya

-          Memeriksakan hasil pengelasan setiap jalur kepada Pembimbing.

-          Menyererahkan / memberitahukan hasil benda kerja kepada Pembimbing untuk diperiksa.

 

 

 

 

Tugas 4

 

PENYIMPANAN SISTEM GEOGRAFIS

 

  1. 1.   Tujuan

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu menyimpan arsip dengan system Geografis baik menggunakan peralatan ordner atau filing cabinet.  Penyipanan ini mempunyai kriteria sebagai berikut.

-          Arsip disusun menggunakan alat yang tepat

-          Susunan guide menggunakan Wilayah sesuai kebutuhan.

-          Arsip disusun berdasarkan ordner dengan pola yang tepat.

-          Arsip dapat disusun dengan peralatan filing cabinet dengan tepat

-          Pencarian arsip dapat dengan mudah ditemukan

 

  1. 2.   Alat – alat dan Bahan

-          1 unit filing cabinet

-          1 unit ordner.

-          20 lembar Hanging folder.

-          5 lembar Guide ordner.

-          5 lembar guide filing cabinet

-          Alat tulis

-          5 Kertas HVS

-          20 Lembar arsip yang akan disimpan

 

 

  1. 3.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

-          Rapikan dan atur peralatan yang akan digunakan.

-          Lakukan prosedur persiapan kerja sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada.

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

  1. 4.   Gambar Kerja

          Pola  Geografis

 

 

 

Contoh :

Tiara, Toko

List of File

 

 

            Bandung

Niaga, bank

                  Niaga, Bank

Bandung

 

A

                  Permata, PT

                  Tiara, Toko

 

 

 

 

           Bogor

                  Melia, Hotel

                  Garuda, PT

 

 

Contoh : Penyimpanan arsip dengan sistem Geografis

 

 

Lemari Ordner

 

 

 

 

 

Ordner terbuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. 5.   Langkah Kerja

-          Persiapan peralatan kearsipan yang akan digunakan ordner atau filing cabinet.

-          Sortir arsip yang telah siap disimpan

-          Tentukanwilayah  arsip tersebut

-          Buat kode wilayah sesuai keutuhan

-          Beri kode penyimpanan arsip berdasarkan wilayahnya.

-          Kelompokkan arsip yang memiliki kode yang sama

-          Buat guide baik dengan ordner atau dengan filing cabinet sesuai kode

-          Susun arsip sesuai kodenya, berdasarkan urutan wilayah,.

-          Susun arsip dalam ordner atau filing cabinet sesuai kode arsip dan guidenya

-          Memeriksakan hasil pengelasan setiap jalur kepada Pembimbing.

-          Menyererahkan / memberitahukan hasil benda kerja kepada Pembimbing untuk diperiksa.

 

Tugas 5

 

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM KRONOLOGIS (URUTAN TANGGAL)

 

  1. 1.   Tujuan

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu menyimpan arsip dengan system Kronologis dengan menggunakan peralatan ordner.  Penyipanan ini mempunyai kriteria sebagai berikut.

-          Arsip disusun menggunakan alat yang tepat

-          Susunan guide menggunakan urutan tanggal sesuai kebutuhan.

-          Arsip disusun berdasarkan ordner dengan pola yang tepat.

-          Pencarian arsip dapat dengan mudah ditemukan

 

  1. 2.   Alat – alat dan Bahan

-          1 unit ordner.

-          20 lembar Hanging folder.

-          5 lembar Guide ordner.

-          Alat tulis

-          5 Kertas HVS

-          20 Lembar arsip yang akan disimpan

 

  1. 3.   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

-          Rapikan dan atur peralatan yang akan digunakan.

-          Lakukan prosedur persiapan kerja sesuai dengan standar prosedur operasional yang ada.

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

  1. 4.   Gambar Kerja

 

Contoh : Penyimpanan arsip dengan sistem Kronologis

 

 

Lemari Ordner

 

 

 

 

 

Ordner terbuka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. 5.   Langkah Kerja

-          Persiapan peralatan kearsipan yang akan digunakan ordner.

-          Sortir arsip yang telah siap disimpan

-          Susun berdasarkan urutan tanggal

-          Buat kode bulan sesuai keutuhan

-          Beri kode penyimpanan arsip berdasarkan bulan.

-          Kelompokkan arsip yang memiliki kode bulan yang sama

-          Buat guide pada ordner sesuai kode

-          Susun arsip sesuai kodenya, berdasarkan urutan tanggal,.

-          Susun arsip dalam ordner sesuai kode arsip dan guidenya

-          Memeriksakan hasil pengelasan setiap jalur kepada Pembimbing.

-          Menyererahkan / memberitahukan hasil benda kerja kepada Pembimbing untuk diperiksa.

 

 

Buku –buku Refrensi :

 

Buku Kearsipan Karangan M. Chaidir, LBPP-LIA, 2004
 

Buku Informasi :

SKKNI Administrasi Perkantoran  ADM.PK.02.019.01

 

artikel lainnya Mengelola Dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01

bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online
Tuesday 4 August 2015 | blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TELEMATIKA SUB SEKTOR COMPUTER TECHNICAL SUPPORT     MENGOPERASIKAN CD-RW TIK.CS02.024.01…

Monday 25 May 2015 | blog

  MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI       MENERAPKAN DASAR-DASAR PEMBUATAN…

Thursday 2 April 2015 | blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TELEMATIKA SUB SEKTOR OPERATOR KOMPUTER       MENGOPERASIKAN KOMPUTER PERSONAL…

Saturday 5 July 2014 | blog

Disarankan Harga Mulai [1] $ 18.390 MPG Penilaian [2] 30CITY/39HWY Seating Kapasitas 5 *** Setiap Honda…