Menu
Pasang iklan SEO disini Murah, 300.000/6 Bulan dan dapatkan Trafik setiap harinya

Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01

Nov
22
2014
by : Bupeko. Posted in : blog

 

MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKTOR JASA PERUSAHAAN BIDANG JASA ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

 

MENANGANI PENGIRIMAN SURAT/DOKUMEN

ADM.PK02.009.01

BUKU INFORMASI

 

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

BALAI BESAR LATIHAN KERJA INDUSTRI SURAKARTA

Jl. Bhayangkara No. 38 Telp (0271)-714885, Fax. (0271)-711646 SURAKARTA

KATA PENGANTAR

 

Dalam rangka mewujudkan pelatihan kerja yang efektif dan efesien serta meningkatkan kualitas dan produktivitas tenaga kerja diperlukan suatu sistem pelatihan yang sama. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 31 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional yang mengamanatkan bahwa pelatihan kerja berbasis kompetensi.

Dalam rangka menerapkan pelatihan berbasis kompetensi tersebut diperlukan adanya standar kompetensi kerja sebagai acuan yang diuraikan lebih rinci ke dalam program, kurikulum dan silabus serta modul pelatihan.

Untuk memenuhi salah satu komponen dalam proses pelatihan tersebut maka disusunlah modul pelatihan berbasis kompetensi Menangani pengiriman surat yang mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) Sektor Otomotif Sub Kendaraan Ringan.

Modul pelatihan berbasis kompetensi ini, terdiri dari 3 buku yaitu Buku Informasi, Buku Kerja dan Buku Penilaian. Ketiga buku tersebut merupakan satu kesatuan yang utuh, dimana buku yang satu dengan yang lainnya saling mengisi dan melengkapi, sehingga dapat digunakan untuk membantu instruktur dan peserta pelatihan untuk saling berinteraksi.

Demikian modul pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan di Balai Besar Latihan Kerja Industri (BBLKI) Surakarta.

Surabaya, 31 Juli 2013

     BALAI BESAR LATIHAN KERJA INDUSTRI

SURAKARTA

Kepala,

 

 

Drs. Sukiyo, M.MPd

NIP. 19591006 198612 1 001

Halaman 1 dari 29

DAFTAR ISI

 

 

KATA PENGANTAR —————————————————————————    1

 

DAFTAR ISI ———————————————————————————–    2

 

BAB I    STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI) DAN SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK) —————————————————————-    3

 

  1. Standar Kompetensi Kerja Nasional (SKKNI) —————————-    3
  2. Unit Kompetensi Prasyarat ————————————————    6
  3. Silabus Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) —————————    7

 

BAB II   MENANGANI PENGIRIMAN SURAT/DOKUMEN ———————————   17

 

  1. Latar Belakang ————————————————————–   17
  2. Tujuan ———————————————————————–   17
  3. Ruang Lingkup ————————————————————–   18
  4. Pengertian Istilah———————————————————–   18
  5. Diagram Alir Unjuk Kerja Pencapaian Kompetensi———————-   19
  6. Materi Pelatihan Menangani pengiriman surat—————————   19

1.       Mengidentifikasi surat/dokumen untuk dikirim ————————-   19

1.1.     Surat Rahasia (confidential)———————————————-   20

1.2.     Surat Biasa/Rutin———————————————————–   20

1.3.     Maksud dan Tujuan identifikasi surat————————————   20

2.        Mencatat Surat/dokuman untuk dikirim———————————   21

3.        Memeriksa kelengkapan surat——————————————–   21

4.        Mendistribubsikan surat/dokumen—————————————   21

4.1.     Mengelola surat penting—————————————————   23

4.2.     Penanganan Surat———————————————————-   24

 

BAB III SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI   28

 

  1. Sumber-sumber Perpustakaan ——————————————–   28

 

  1. Daftar Pustaka ———————————————————-   28
  2. Buku Referensi ———————————————————-   28

 

  1.   Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan —————————————   28

 

TIM PENYUSUN ——————————————————————————   29

 

 

 

 

 

Halaman  2  dari 29

BAB I

STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL (SKKNI)

DAN SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI (PBK)

 

  1. A.      Standar Kompetensi Kerja Nasional (SKKNI)
 
  1. KODE UNIT

:

ADM.PK02.009.01
 
  1. JUDUL UNIT

:

Menangani Pengiriman surat/dokumen
 
  1. DESKRIPSI UNIT

:

Unit ini merupakan kompetensi yang berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja dalam menangani pengiriman surat/dokumen.

 

 

ELEMEN KOMPETENSI

 

KRITERIA UNJUK KERJA

 

 
01    Mengidentifikasi surat/dokumen untuk dikirim

 

 

1.1   Surat/dokumen yang akan dikirim diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan

1.2   Surat/dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya

1.3   Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan

1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur perusahaan.

 

 
02    Memproses pencatatan surat/dokumen untuk dikirim

 

2.1   Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

2.2  Surat yang bersifat penting/rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan.

 

 
03    Mendistribusikan surat/dokumen 3.1   Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan

3.2   Penerimaan surat/dokumen teridentifikasi

3.3   Salinan surat/dokumen dibuat.

 

 
04    Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan

4.2  Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

4.3   Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik

4.4   Pengambilan surat-surat penting dikelola dan ditindaklanjuti.

 

 
05    Mengelola dan mengirim e-mail 5.1   Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan

5.2   Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan.

 

 

 

Halaman 3 dari 29

4.Batasan Variabel:

a. Batasan konteks :

   Standar kompetensi ini digunakan untuk menangani pengiriman surat atau dokumen

b. Sumber informasi/dokumen termasuk:

  1. 1.     Jenis-jenis surat
  2. 2.     SOP (standard operation procedure)
  3. 3.     Buku agenda surat keluar
  4. 4.     Buku ekspedisi ekstern dan intern
  5. 5.     Media pendistribusian surat

c. Sumber-sumber dapat termasuk:

Kertas HVS, amplop, stempel,pulpen,lem,stapler,perforator,ordner,peng-

Garis, correction pen,komputer,printer,tinta.

d. Kegiatan:

   Meliputi mengidentifikasi surat, mencatat di buku agenda surat keluar, memeriksa kelengkapan surat, dan mendistribusikan surat.

 

5. PANDUAN PENILAIAN:

  a. Konteks:

 

1 Pengetahuan dan ketrampilan dasar dapat dinilai melalui pekerjaan dan tidak melalui pekerjaan.

2. Penilaian ketrampilan dapat dilakukan setelah periode pelatihan yang diawasi dan pengalaman melakukan sendiri pada tipe yang sama. Jika kondisi tempat kerja tidak memungkinkan, penilaian dapat dilakukan melalui simulasi.

3. Hasil yang telah ditentukan harus dapat tercapai tanpa pengawasan langsung.

 

3. Hasil yang telah ditentukan harus dapat tercapai tanpa pengawasan langsung.

Halaman 4 dari 29

 

4.  Kompetensi harus dinilai sesuai konteks kualifikasi yang sedang diperhatikan..

 

              b.   Aspek Penting Penilaian

Kemampuan untuk memproses dokumen kantor secara tepat waktu /         tenggat waktu

 

c. Pengetahuan dasar :

a. Prosedur pengiriman surat sesuai SOP

b. Kelengkapan surat

c. Media pendistribusian surat

 

  1. Penilaian praktek :
  2. Mengidentifikasi jenis-jenis surat
  3. Mencatat surat di buku agenda
  4. Memeriksa kelengkapan surat
  5. Memilih media pendistribusian surat

 

  1. Unjuk kerja dari ketrampilan yang diperlukan:

 

1. melaksanakan tugas rutin dengan prosedur yang ditetapkan dimana   kemajuan ketrampilan seseorang di awasi secara berkala oleh pengawas.

2. melaksanakan tugas yang lebih luas dan sulit dengan peningkatan kemandirian dan tanggung jawab individu. Hasil pekerjaan diperiksa oleh pengawas.

3.  melaksanakan kegiatan yang kompleks dan tidak rutin; menjadi mandiri dan bertanggung jawab untuk pekerjaan yang lainnya.

  1. 4.  KOMPETENSI KUNCI

 

NO

KOMPETENSI KUNCI

TINGKAT

1.

Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa informasi

2

2.

Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi

2

3.

Merencanakan dan mengorganisasikan kegiatan

2

4.

Bekerja dengan orang lain dalam tim

1

5.

Menggunakan ide-ide dan teknik matematika

1

6.

Memecahkan masalah

2

7.

Menggunakan teknologi

2

 

Halaman 5 dari 29

B. Unit Kompetensi Prasyarat

Dalam mengikuti pelatihan unit kompetensi Menangani Pengiriman Surat ini peserta sebaiknya kompeten untuk unit kompetensi sebagai berikut :

1. ADM.PK02.006.01         : Mempergunakan Peralatan Kantor

2. ADM.PK02.007.01         : Melakukan prosedur administrasi

3. ADM.PK02.008.01         : Menangani Penerimaan surat/dokumen

4. ADM.PK02.011.01         : Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen

5. ADM.PK02.013.01         : Mengelola dan menjaga sistem kearsipan

 

 

 

Halaman 6 dari 29

 

 

2.5            JUDUL UNIT KOMPETENSI      :  MENANGANI PENGIRIMAN SURAT/DOKUMEN

KODE UNIT KOMPETENSI            :  ADM.PK02.009.01

DURASI PEMBELAJARAN           : 28 Jam @ 45 menit

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

INDIKATOR UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

PENGETAHUAN

KETERAMPILAN

SIKAP KERJA

PENGETAHUAN

KETERAMPILAN

  1. Mengidentifikasi surat/dokumen untuk dikirim
1.1. Surat/dokumen  yang akan dikirim diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan

1.2. Surat/Dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya

1.3. Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan

1.4. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat mengidentifikasi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan

 

-      Mampu menangani surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan

 

-      Surat/dokumen yang akan dikirim harus diidentifikasi dengan baik dan benar sesuai prosedur perusahaan

 

-      Dapat menyeleksi surat / dokumen sesuai dengan tujuannya

-      Mampu mengidentifikasi surat /dokumen diseleksi sesuai dengan tujuannya

 

-      Surat/dokumen harus diseleksi dengan baik dan benar diseleksi sesuai dengan tujuannya

 

-      Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia dan dapat mengklasifikasikan sesuai dengan prosedur perusahaan

-      Mampu mengklasifikasikan surat yangbersifat penting dan rahasia

sesuai prosedur perusahaan

-      Surat yang bersifat penting dan rahasia harus diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat mengidentifikasi berita dalam surat elektronik diperiksa dan dapat mengidentifikasi keakuratannya dan mempersiapkan sesuai prosedur perusahaan

-

Halaman 8 dari 29

Mampu mengidentifikasi berita dalam surat elektronik dan mampu mengidentifikasi keakuratannya dan serta mampu mempersiapkan lampiran sesuai prosedur perusahaan

-      Berita dalam surat elektronik harus diperiksa dan dapat mengidentifikasi keakuratannya dan mampu mempersiapkan lampiran sesuai prosedur perusahaan.

 

-          Pengertian mengenai dokumentasi dan Klasifikasi surat

-          Sistem kearsipan

-          Penyortiran surat

-          Format lembar disposisi

 

-          Menangani surat keluar

-          Mengagenda surat masuk dan keluar

-          Arsip dikelola sesuai dengan prosedur dan system yang benar.

-

Halaman 7 dari 29

Arsip ditempatkan dengan rapi di tempat yang benar.

1

4

  1. Memproses pencatatan surat/dokumenuntuk dikirim
2.1. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

2.2. Surat yang bersifat penting/rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

-      Dapat mengidentifikasi sisem pencatatan surat/dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

-      Mampu mencatat surat/dokumen sesuai dengan  sistem yang ada pada perusahaan

 

-          Sistem pencatatan surat/dokumen keluar

-          Klasifikasi surat/ dokumen

-          Mencatat surat keluar

-          Mengklasifikasi surat / dokumen

-          Sistem pencatatan surat keluar diikuti

-

Halaman 9 dari 29

Menjaga kerahasiaan dokumen/surat dengan penuh tanggungjawab

1

4

    -      Surat/dokumen harus dengan baik dan benar dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

-      Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia ditangani dan dapat mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan.

-      Mampu mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia dan mampu mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaaan

-      Surat yang bersifat penting/rahasia harus ditangani dan harus dengan baik dan benar didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

 

   

Halaman 10 dari 29

  1. Memproses pencatatan surat/dokumenuntuk dikirim
3.1. Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

3.2. Surat yang bersifat penting/rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

-      Dapat mengidentifikasi sisem pencatatan surat/dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

 

-      Mampu mencatat surat/dokumen sesuai dengan  sistem yang ada pada perusahaan

 

-      Surat/dokumen harus dengan baik dan benar dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

 

-          Sistem pencatatan surat/dokumen keluar

-          Klasifikasi surat/ dokumen

-          Mencatat surat keluar

-          Mengklasifikasi surat / dokumen

-          Sistem pencatatan surat keluar diikuti

-          Menjaga kerahasiaan dokumen/surat dengan penuh tanggungjawab

1

4

    -      Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia ditangani dan dapat mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan.

-

-      Mampu mengidentifikasi surat yang bersifat penting/rahasia dan mampu mendistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaaan

-      Surat yang bersifat penting/rahasia harus ditangani dan harus dengan baik dan benar didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

 

   

Halaman 11 dari 29

  1. Mendistribusikan surat / dokumen keluar
4.1. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan

4.2. Penerima surat/dokumen terindentifikasi

4.3. Salinan surat/dokumen dibuat

-      Pendistribusian surat diidentifikasi dan dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan

-      Mampu melakukan pendistribusian surat dengan batas waktu yang telah ditentukan

-      Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar dan dengan batas waktu yang telah ditentukan

-          Sistem Distribusi dan Batas waktu pengiriman

-          Identitas penerima surat keluar dan salinannya

 

-          Mendistribusikan surat/ dokumen keluar

 

-          Sistem / prosedur Pendistribusian dokumen/surat diikuti dengan benar

1

4

  1. Mendistribusikan surat / dokumen keluar
5.1. Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan

5.2. Penerima surat/dokumen terindentifikasi

5.3. Salinan surat/dokumen dibuat

-      Pendistribusian surat diidentifikasi dan dilakukan dengan batas waktu yang telah ditentukan

-      Mampu melakukan pendistribusian surat dengan batas waktu yang telah ditentukan

-          Sistem Distribusi dan Batas waktu pengiriman

 

 

-          Mendistribusikan surat/ dokumen keluar

 

-

Halaman 12 dari 29

Sistem / prosedur Pendistribusian dokumen/surat diikuti dengan benar

1

3

    -      Pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik dan benar dan dengan batas waktu yang telah ditentukan

-      Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen

-      Mampu mengidentifikasi penerima surat/dokumen

-      Penerima harus identifikasi dan harus dicatat sesuai dengan prosedur perusahaan

-      Mampu membuat salinan surat/dokumen

-      Salinan surat/dokumen harus dibuat dengan baik dan benar

-          Identitas penerima surat keluar dan salinannya    

 

Halaman 13 dari 29

6.Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 6.1. Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan

6.2. Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

6.3. Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan memilih yang terbaik

6.4. Pengambilan surat surat penting dikelola dan ditindaklanjuti

-      Dapat mengidentifikasi cara pengiriman surat yang harus tiba pada hari yang sama dan disiapkan sesuai prosedur perusahaan

-      Mampu melakukan pengiriman surat yang harus tiba pada hari yang sesuai prosedur perusahaan

-      Surat yang harus tiba pada hari yang sama harus disiapkan dan pengiriman harus dipilih sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat menyeleksi pengiriman dan dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

-          Klasifikasi surat / dokumen -          Membuat klasifikasi surat /dokumen penting -          Sistem Klasifikasi diikuti dengan benar

1

3

Halaman 14 dari 50

    -      Pilihan pengiriman surat yang terbaik harus dipilih sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat melakukan pengambilan surat-surat penting dikelola dan dapat ditindaklanjuti

-      Mampu mengambil surat-surat penting danmampu mengelola serta menindaklanjuti

-      Surat-surat penting harus diambil dan harus dikelola dan ditindaklanjuti

         
7.Mengelola dan mengirim e-mail 7.1. Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan

7.2. Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiakan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

7.3. Surat elektronik keluar di catat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat membuat daftar distribusi sesuai prosedur perusahaan

-      Mampu membuat daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan

-      Daftar distribusi harus disiapkan sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat memeriksa keakuratan berita dalam surat elektronik dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

-      Mampu membuat berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan seacra seksama sesuai prosedur perusahaan

-      Berita dalam surat elektronik harus diperiksa keakuratanya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

-      Dapat mencatat surat elektronik keluar dan dapat menyimpan sesuai prosedur perusahaan

-      Mampu memncatat surat elektronik keluar dan mampu menyimpan sesuai prosedur perusahaan

-      Surat elektronik keluar harus dicatat dan harus disimpan sesuai prosedur perusahaan

-          Cara mengelola dan mengirim email -          Mengelola email

-          Mengirim email

-

Halaman 15 dari 29

Sistem pengelolaan dan pengiriman email dipatuhi dengan benar

Halaman 16 dari 29

 

BAB II

MENANGANI PENGIRIMAN SURAT/DOKUMEN

 

A. Latar Belakang

Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu pemerintahan maka surat dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut.

Surat merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih luas, surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi baik swasta maupun Negri. Di jaman modern ini pun surat telah dikelola secara efisien. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit lingkungan kerja. Dari sistem perkantoran yang jalan secara manual berubah menjadi sistem otomatis perkantoran yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen. Selain itu pengiriman surat dapat dilakukan dengan berbagai macam cara mengingat alat alat teknologi yang canggih pun semakin banyak bermunculan seperti fax dan email.

Berbagai cara sistem yang dibuat untuk mengontrol surat bukan hanya untuk mendukung kegiatan administrasi dan kewajiban. Kontrol surat keluar harus dilakukan secara cermat dan teliti sehingga tidak akan menimbulkan kesalahpahaman dari pihak pengirim maupun pihak yang menerima surat/pesan. Kelengkapan surat sebelum dikirim serta sistem penyimpanan surat keluar harus dimonitor secara terus menerus. Untuk itulah materi “ Menangani  Pengiriman Surat Keluar” diperlukan sebagai penunjang referensi pengetahuan bagi peserta pelatihan agar tujuan pelatihan terpenuhi dan mampu menjawab tantangan dunia kerja diluar.

 

B. Tujuan

Halaman 17 dari 29

Tujuan modul menangani pengiriman surat keluar  adalah untuk memberi pengetahuan, ketrampilan dan sikap tentang bagaimana menangani surat keluar. Mengidentifikasi jenis jenis surat keluar,  memeriksa kelengkapan surat keluar , mengagendakan serta memilih media yang tepat dalam pengiriman surat dapat membantu sampainya surat ke tujuan dengan tepat waktu dan sasaran.

 

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan dalam mengevaluasi hasil program dalam unit kompetensi ini meliputi ketepatan dalam mengirimkan surat sesuai SOP. Mengidentifikasi jenis jenis surat keluar,  memeriksa kelengkapan surat keluar , mengagendakan serta memilih media yang tepat dalam pengiriman surat dapat membantu sampainya surat ke tujuan dengan tepat waktu dan sasaran.

 

D. Pengertian – pengertian

 

1. Email : Surat elektronik, yang memungkinkan semua orang saling berkirim  pesan    via   jaringan internet  (Ali Zaki & Smitdev Community).  
2. Sign In : proses pintu masuk bagi pengguna untuk mengakses sistem computer yang dimaksudkan untuk mengatur proses identifikasi (kursusprivat.com).  
3. Password : kode sandi yang harus dimasukkan ke dalam suatu sistem baik itu sistem komputer yang menggunakan system oprasi windows atau bukan yang berupa karakter tulisan, suara, atau ciri-ciri khusus yang harus diingat.

(http://www.g-excess.com/504/pengetahuan-pengertian-password/)

 
4. Inbox : bertindak seperti folder untuk memfilter e-mail yang masuk, digunakan   untuk memisahkan mana e-mail yang Anda kirim dan mana yang Anda terima. (kursusprivat.com)  
5. Compose : Compose mail merupakan menu layanan dalam inbox untuk menuliskan email yang akan di kirim kepada satu atau beberapa penerima email. (novitadwipermatasari.blogspot.com)
6. CC :

Halaman 18 dari 29

kependekan dari Carbon Copy, maksudnya adalah salinan

email kepada penerima lain. (www.roomantik.com)

 
7. BCC : kependekan dari Blind carbon copy, berfungsi untuk mengirim email           kepada banyak penerima, tetapi masing-masing penerima tidak mengetahui kepada siapa saja email itu dikirim. Sehingga bagi penerima beranggapan bahwa   dialah satu-satunya orang yang menerima email.    (www.roomantik.com)  

 

 

E. Diagram Alir Unjuk Kerja Pencapaian Kompeten

 

MENGIDENTIFIKASI  SURAT                ( DOKUMEN ) YANG DIKIRIM

MENCATAT DI BUKU AGENDA SURAT KELUAR

MEMERIKSA KELENGKAPAN SURAT

MENDISTRIBUSIKAN SURAT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F. MATERI MENANGANI PENGIRIMAN SURAT

Penanganan pengiriman surat memegang peranan penting dalam perusahaan. Surat merupakan media komunikasi tertulis.Pengiriman surat merupakan lalulintas komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang,instansi,atau organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi,atau organisasi). Dalam pengiriman surat haruslah ditangani dengan baik dan benar sesuai standar operasional perusahaan.

Halaman 19 dari 29

1 .  Mengidentifikasi surat/dokumen untuk dikirim

Dalam menangani pengiriman surat haruslah dilakukan identifikasi surat dengan sistem yang tepat dan benar artinya harus sesuai dengan jenis-jenis surat yang ada.Hal ini untuk memudahkan pengelolaan surat keluar. Pengelolaan surat menurut sifatnya dapat dikelompokkan menjadi :

  1. Surat rahasia (confidential)
  2. Surat biasa/rutin.

1.1        Surat Rahasia (confidential)

  1. Pengertian surat rahasia

Surat rahasia merupakan surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain yang tidak berkepentingan karena dapat merugikan nama baik yang bersangkutan.

  1. Ciri surat rahasia
    1. Isi/berita bersifat rahasia
    2. Surat dikirim dengan menggunakan 2 sampul
    3. Pada sampul pertama terdapat tulisan “R” atau Rahasia
    4. Surat disampaikan langsung pada alamat yang dituju

 

1.2        Surat Biasa / Rutin          

Surat biasa merupakan surat yang isi beritanya biasa/rutin dan apabila diketahui orang lain tidak akan menimbulkan masalah karena tidak menyangkut rahasia.

Kriteria dari surat biasa/rutin antara lain :

1. isi/berita tidak mengandung kerahasiaan

2. Dikirimkan secara rutin setiap bulan, setiap tahun, danlainsebagainya.

1.3         Maksud dan Tujuan identifikasi surat

Maksud dan tujuan dari identifikasi surat adalah :

  1. agar penemuan kembali surat lebih logis, konsisten, dan mudah diingat.
  2. sistem identifikasi didasarkan atas kegiatan nyata dari instansi yang bersangkutan
    1. Halaman 20 dari 29

      memudahkan daya ingat, dan

  1. agar dapat disimpan secara sistematis dan beraturan

 

2.    Mencatat surat/dokumen untuk dikirim

  • Ø Penanganan surat keluar dengan sistem Buku Agenda

 

Surat keluar ialah semua surat yang dikirimkan atas nama suatu organisasi kepada pihak lain. Sebelum surat dikirim, Sekretaris harus mencatat dalam buku agenda surat keluar. Buku agenda surat keluar adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat keluar oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Di dalam buku agenda surat keluar terdapat kolom-kolom yang berisi kolom tanggal kirim, nomor agenda, nomor surat,tanggal surat, perihal,alamat tujuan dan keterangan .

Berikut ini adalah contoh Buku Agenda Surat Keluar

 

Gambar  :  Buku Agenda Surat Keluar

No.

Tanggal kirim

No. Surat

Tanggal

surat

Perihal

Alamat Penerima

Ket

             
             

 

  3.        Memeriksa kelengkapan surat

                      Setelah dilakukan pencatatan pada surat yang akan dikirim pada buku agenda  surat keluar,maka akan diperiksa kembali kelengkapan surat.

Pemeriksaan kembali kelengkapan surat meliputi nama dan alamat tujuan surat, lampiran surat (bila ada), tanda tangan dan stempel pengirim, amplop dan kop surat perusahaan,nomor surat yang ditulis dipojok kiri amplop.

Setelah memeriksa kelengkapan surat,dokumen atau surat tersebut siap  untuk dikirim atau didistribusikan melaui kurir atau media pendistribusian surat.

4.       Mendistribusikan Surat/Dokumen  

Halaman 21 dari 29

Tahap terakhir dari penanganan surat keluar adalah pendistribusian surat. Pendistribusian surat merupakan bagian dari kegiatan ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan di bidang tata usaha yang bertugas mengirimkan atau menyampaikan surat-surat.

Semua surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang disebut buku ekspedisi. Buku ekspedisi, selain digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan dikirim, juga berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda terima atau tanda tangan penerima.Sekretaris dapat mempersiapkan buku ekspedisi atau tanda terima.

Dilihat dari tujuannya pengirimannya, surat keluar ada dua macam, yaitu surat keluar untuk tujuan intern organisasi dan surat keluar untuk tujuan ekstern organisasi.Oleh karena itu,buku ekspedisi untuk mencatat surat keluarpun dibagi dua yaitu bukun ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.Buku ekspedisi intern digunakan bila surat keluar ditujukan untuk anggota atau kantor sendiri (selingkung), sedangkan buku ekspedisi ekstern digunakan apabila surat yang dikirim ditujukan keluar oganisasi.

Surat-surat yang dikirim kepada orang-orang sekantor biasanya disampaikan melalui office boy.Sedangkan kurir untuk mengirimkan surat/dokumen di dalam kota.

 

Contoh Buku Ekspedisi

 

Gambar  :  Buku Ekspedisi Intern

No

Tanggal

Surat

Nomor surat

Dikirim kepada

Tanggal, nama penerima dan paraf penerima

Ket

         

 

 
         

 

 

 

 

 

 

 

 

Halaman 22 dari 29

Gambar  :  Buku Ekspedisi Ekstern

 

No

Tanggal

Dikirim

Tanggal  surat

Nomor surat

Dikirim kepada

Paraf dan

Nama penerima

Ket

           

 

 
           

 

 

 

Contoh :

                                  Gambar  :  Tanda Terima Surat

 

 

TANDA TERIMA

 

Sudah terima dari  :  ……………………………………………………………………

Surat / Dokumen sebanyak  ……………………..  eksemplar / paket / bundel

Jakarta,  ……………….  20 ….

Yang menyerahkan :                                                Penerima :

 

Stempel

 

(                                 )                                 (                              )

Nama Jelas                                                           Nama Jelas

 

4.1.   Mengelola surat penting dan harus diterima pada hari yang sama

Halaman 23 dari 29

Pengiriman pesan melalui SMS (short messages service) bukanlah hal baru di zaman yang modern ini.  Apalagi iklan bebagai sarana  fasilitas, dan fitur-fitur menarik mulai dari menu hingga aksesori ponsel makin membanjiri meja konsumen secara langsung.  Sambil duduk bahkan tiduran, orang bisa mengirim pesan (”berkomunikasi”) dengan relasinya yang bahkan tinggal di seberang laut, atau di ujung benua.  Berbagai keuntungan itu menjadikan media komunikasi surat via pos, tidak lagi (kurang) diminati oleh customer.  Tetapi meskipun demikian, bagi mereka yang tidak bisa menulis surat pendek, tetap mempertahankan penulisan informasi melalui surat.  Alasan utamanya tentu saja, karena surat mampu menampung beribu-ribu karakter, dan bisa disimpan sebagai kenangan yang setiap kali bisa dibaca ulang.

Biasanya orang menulis surat untuk keperluan penting, seperti surat untuk memberi perintah/instruksi kepada bawahan, memo, dan lain sebagainya.

Hal ini tidak bisa dilakukan dengan menggunakan SMS karena dapat dianggap tidak sopan.

Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis dan dianggap sopan untuk digunakan dibandingkan dengan media komunikasi yang lain.  Oleh karena itu, surat sering kita jumpai di berbagai kantor/instansi/perusahaan, baik swasta maupun negeri.

4.2    Penanganan surat segera

Surat segera/penting merupakan surat yang berisi dokumen/naskah penting yang harus disampaikan dan diterima tepat pada waktunya karena isi atau beritanya perlu segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima. Kriteria surat penting/segera antara lainnya sebagai berikut:

1. Isi/berita penting

2. Segera disampaikan

3. Isi/berita menyangkut kebijaksanaan pokok  organisasi

4.Isi/berita menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian,  perencanaan, dan peralatan.

Contoh surat segera adalah :

a.  Surat lamaran pekerjaan

b.  Surat usul kenaikan pangkat

c.  Surat usul kenaikan berkala

d.  Surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.

Halaman 24 dari 29

Berikut ini adalah media pendistribusian surat yang biasanya digunakan untuk

Menangani surat segera yaitu :

 

A.        Mengirim surat melalui mesin faksimili

Melalui mesin faksimili, yaitu mesin yang dapat mengirimkan dan menerima tulisan maupun  gambar melalui saluran telepon (telecopier).

Cara mengirimkan surat atau dokumen melalui faksimili adalah sebagai berikut:

  • Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF
  • Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukkan manual

 

  • Setelah itu tekan tombol start

 

B.     Mengelola dan mengirim e-mail

E-mail merupakan singkatan dari electronic mail atau surat elektronik.

E-mail mempunyai arti bahwa suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh dua orang atau lebih dengan tujuan untuk dapat saling bertukar pesan atau surat melalui internet.

 

 1.  Menerima pesan melalui internet

      Langkah-langkah dalamm menerima pesan atau membaca pesan

antara lain sebagai berikut :

1.   Langkah pertama, kita menjalankan browser, kemudian kita

mengetik mail yahoo.com pada Address Bar.  Setelah itu,

kita menekan tombol Enter pada keyboard.

2.  Setelah menjalankan langkah pertama akan muncul tampilan

web dan diteruskan proses Sign In dengan cara

mengetikkan Yahoo!ID Anda pada kotak isian Yahoo!ID.

Setelah itu, baru kita mengetik password pada kotak isian

Password kemudian klik tombol Sign In.

Halaman 25 dari 29

3.  Proses Sign In telah berhasil, maka akan muncul tampilan

      Yahoo!Mail.  Akan tetapi, tidak semua tampilan

      Yahoo!Mail itu sama tergantung pada penggunanya.

4.  Setelah itu, kita akan mengklik tulisan hyperlink Inbox yang

terdapat pada bagian kiri dari halaman web.

5.  Di dalam Inbox terdapat beberapa pesan yang akan kita

baca.  Apabila kita akan membaca salah satu pesan yang

terdapat dalam Inbox, kita akan mengklik salah satu judul

e-mail yang akan dibaca sehingga akan terbuka halaman

      e-mail tersebut.

6.  Dan apabila kita akan membaca seluruh pesan yang terdapat

di dalam Inbox, kita dapat mengulangi langkah ke-4.

Gambar  :  Halaman untuk melihat pesan yang sudah masuk.  Pesan dalam                  

                  Inbox yang berhuruf tebal berarti belum dibaca

 

 

2. Mengirim pesan melalui internet

            

               Cara untuk mengirim pesan hampir sama dengan

menerima pesan, tetapi ada perbedaan di antara

keduanya.  Hal tersebut dapat kita lihat sebagai berikut :

1.  Langkah 1 sampai langkah 3 caranya hampir sama dengan

menerima pesan.

Halaman 26 dari 29

2.  Setelah itu, kita akan mengklik tulisan hyperlink  Compose

yang terdapat pada bagian kiri halaman Compose.

3.  Setelah muncul halaman Compose, maka kita harus

mengetik alamat e-mail si penerima pada kotak isian To.

4.  Kemudian, kita jangan lupa mengetik judul email yang akan

kita kirim pada kotak isian Subject.

    5.  Setelah semuanya selesai, maka kita baru menuliskan pesan

untuk orang yang bersangkutan pada kotak yang tersedia.

Kemudian, kita akan mengklik tombol Send.

6.  Kita akan mengetahui bahwa pesan kita telah terkirim dari

halaman konfirmasi yang mengatakan pesan kita telah

terkirim (Message Sent).

  1. Apabila Anda ingin memeriksa e-mail yang lain, Anda dapat

mengklik tombol Check Mail.

8.  Dan apabila Anda ingin keluar dari Yahoo!Mail Anda, Anda

dapat meng-klik tulisan hyperlink Sign Out.

 

                               Gambar  :  Halaman untuk mengirim pesan

Halaman 27 dari 29

BAB III

SUMBER-SUMBER LAIN

YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI

 

  1. A.        Sumber-sumber Perpustakaan

 

  1. 1.         Daftar Pustaka

 

-          Atmosudirjo, S.prajudi. 1982. Kesekretariatan dan Administrasi perkantoran.  Jakarta: Ghalia Indonesia.

-          Barthos, Basir. 2000. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

-          Bratawidjaja, Thomas Wiyasa. 1994. Sekretaris Profesional. Jakarta : PT. Pustaka Binaman Pressindo.

-          Komarudin. 1993. Manajemen Kantor Teori dan Praktek. Bandung : Trigenda Karya.

-          Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran. Jakarta : Pustaka Setia

-          Tim Administrasi Perkantoran Untuk SMK, 2005. Administrasi Perkantoran untuk SMK. Jakarta : PT. Galaxy Puspa Mega

-          Pengertian atau definisi.blogspot.com

-          Kursusprivat.com

-          Novitadwipermatasari.blogspot.com

-          www.roomantik.com

 

  1. 2.         Buku Referensi

Buku-buku keadministrasian yang memiliki keterkaitan isi dengan materi pelatihan yang dipelajari.

 

3.1            Daftar Peralatan

 

Daftar Peralatan

 

No.

Nama Peralatan

Keterangan

Layar monitor komputer  
CPU  
Keyboard  
Printer  

Halaman 28 dari 29

Daftar Bahan

No.

Nama Bahan

Keterangan

Tinta Printer  
Kop Surat  
Kertas HVS  
Surat-surat yang akan dikirim  
Buku Agenda Surat Keluar  
Buku Ekspedisi  
Lembar/Buku Tanda Terima  
Alat tulis kantor.  

 

 

 

 

 

TIM PENYUSUN

 

No.

Nama

Institusi

Keterangan

Taufina Farida Bintarti, S.Pd

Disnakertransduk Jawa Timur

 
Kadek Pasek Mertayasa, A.Md UPTD LLK UKM Kab. B

Buleleng

 
Desi Kristina, S.S UPTLK Technopark Sragen  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Halaman 29 dari 29

Testimoni

artikel lainnya Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01



bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online

bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online
Wednesday 5 November 2014 | blog

  MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI   SUB SEKTOR METODOLOGI PELATIHAN KERJA     MERANCANG DAN MENCIPTAKAN…

Sunday 16 November 2014 | blog

    MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR GARMEN SUB SEKTOR CUSTOM-MADE WANITA       MELAKUKAN…

Tuesday 14 July 2015 | blog

l   MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI          …

Sunday 12 July 2015 | blog

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TELEMATIKA SUB SEKTOR KOMPUTER TECHNICAL SUPPORT       MENGEPAK DAN…