Menu
Pasang iklan SEO disini Murah, 300.000/6 Bulan dan dapatkan Trafik setiap harinya

Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01

Nov
11
2014
by : Bupeko. Posted in : blog

 

 

MODUL PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKTOR JASA PERUSAHAAN

 

BIDANG JASA ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

 

 

 

MENANGANI PENERIMAAN SURAT/DOKUMEN

ADM.PK02.008.01

 

 

 

 

 

 

 

 

BUKU KERJA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan

 

 

 

DAFTAR ISI

 

 

Daftar Isi……………………………………………………………………………………………. 1

 

BAB I    STANDAR KOMPETENSI………………………………………………………………. 2

 

1.1.           Unit Kompetensi yang Dipelajari ………………………………………… 2

1.1.1        Judul dan Kode Unit ……………………………………………… 2

1.1.2        Deskripsi Unit …………………………………………………….. 2

1.1.3        Elemen Kompetensi ……………………………………………… 2

1.1.4        Kriteria Unjuk Kerja ……………………………………………… 3

1.1.5        Batasan Variabel ………………………………………………….. 3

1.1.6        Panduan Penilaian ……………………………………………….. 4

 

1.2.           Kompetensi Kunci …………………………………………………………… 5

 

 

BAB II   TAHAPAN BELAJAR  …………………………………………………………………….. 6

 

BAB III  TUGAS TEORI DAN UNJUK KERJA  …………………………………………………. 10

3.1.       Mengidentifikasi surat/dokumen yang diterima  ………………………… 14

3.2.       Memproses pencatatan surat/dokumen masuk  ………………………… 15

3.3.       Mendistribusikan surat/dokumen masuk  ………………………………… 17

 

Buku-buku Referensi untuk bahan pelatihan yang telah direkomendasikan :

 

-                  Data Buku Manual

-                  Data Buku Pendukung Teori

 

 

 

 

 

 

BAB I

 

STANDAR KOMPETENSI

 

 

1.1         Unit Kompetensi yang Dipelajari

 

Dalam sistem pelatihan, Standar Kompetensi diharapkan menjadi panduan bagi peserta pelatihan atau siswa untuk dapat :

  • mengidentifikasikan apa yang harus dikerjakan peserta pelatihan.
  • mengidentifikasikan apa yang telah dikerjakan peserta pelatihan.
  • memeriksa kemajuan peserta pelatihan.
  • menyakinkan bahwa semua elemen (sub-kompetensi) dan kriteria unjuk kerja telah dimasukkan dalam pelatihan dan penilaian.

 

 

1.1.1       Judul dan Kode Unit

 

Judul Unit  :  Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

Kode Unit   :  ADM.PK02.008.01

 

1.1.2       Deskripsi Unit

             Unit ini meliputi keterampilan, pengetahuan dan sikap untuk menerima dan mendistribusikan surat masuk, termasuk surat elektronik (e-mail).

 

1.1.3       Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja

 

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

01 Mengidentifikasi surat/dokumen yang diterima

 

 

 

1.1 Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai

prosedur perusahaan

1.2 Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan

tujuannya

1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi

1.4  Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya

dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara

seksama sesuai prosedur perusahaan.

 

02  Memproses pencatatan surat/dokumen masuk

 

 

 

ELEMEN KOMPETENSI

2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada

pada perusahaan

2.2  Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat

dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya  diketahui.

 

KRITERIA UNJUK KERJA

 

03  Mendistribusikan surat/dokumen masuk

 

3.1   Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

3.2   Penerimaan surat/dokumen teridentifikasi

3.3   Salinan surat/dokumen dibuat apabila diperlukan.

 

 

 

1.1.5    Batasan Variabel

 

1.  Surat masuk termasuk tetapi tidak terbatas kepada :

1.1   E-mail

1.2   Internal

1.3   External

1.4   Segera (urgent)

1.5   Rahasia / pribadi

1.6   Surat

1.7   Jurnal / Majalah

1.8   Korespondensi lainnya

 

2.  Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor :

2.1   Komunikasi tertulis

2.2   Keahlian dasar menghitung

2.3   Mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokumen bisnis

2.4   Ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

 

3.  Proses dokumen bisa meliputi :

3.1   Mencatat penerimaan atau mengirim dokumen

3.2   Penyimpanan

3.3   Pengiriman Pos (termasuk pengirman pos penting)

3.4   Fotocopy

3.5   Fax

3.6   E-mail

3.7   Menyusun, mengumpulkan naskah-naskah

3.8   Penjilidan

 

4.  Dokumen kantor dapat meliputi tapi tidak terbatas pada :

4.1   Surat tamu

4.2   Catatan pelanggan

4.3   Surat menyurat masuk dan keluar

4.4   Penyimpanan

4.5   Surat-surat

4.6   Faxsimile

4.7   Memo

4.8   Laporan

4.9   Menu

4.10   Permintaan banque

4.11   Laporan Keuangan

4.12  Tagihan

4.13  Penerimaan

 

5.    Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada :

   5.1   Fotocopy

5.2   Faxsimile

5.3   Peralatan pengepakan

5.4   Kalkulator

5.5   Mesin penerjemah

5.6   Mesin penjawab telepon

5.7   Komputer

5.8   Scanner   

 

 

1.1.6.    Panduan Penilaian

 

1.    Pengetahuan dan Keterampilan Pendukung

 

Untuk menunjukkan kemampuan bukti pengetahuan dan keterampilan diperlukan bidang-bidang sebagai berikut :

1.1   Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor

1.2   Komunikasi tertulis

1.3   Keahlian dasar menghitung

1.4   Ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

 

2.    Konteks Penilaian

 

Unit ini bisa dinilai pada saat maupun di luar pekerjaan.  Penilaian hendaknya mencakup demonstrasi praktis baik di tempat kerja atau secara simulasi.  Harus diperhatikan bagaimana mengembangkan pelatihan untuk memenuhi persyaratan unit ini.  Bagi pelatihan kejuruan sebaiknya memberikan pelatihan yang mempertimbangkan konteks industri secara menyeluruh tanpa bias pada sektor tertentu.  Variasi situasi akan dapat membantu dalam hal ini.  Pelatihan untuk sektor tertentu materinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan sektor tersebut.

 

  1. 3.       Aspek Penting Penilaian

 

Aspek yang harus diperhatikan :

3.1     Kemampuan untuk memproses secara tepat dokumen kantor

sesuai dengan persetujuan perusahaan secara tepat waktu /

tenggat waktu

3.2     Memahami secara mudah dan kalimat-kalimat bebas dari

kesalahan.

 

 

1.1.7.          Kompetensi Kunci

 

NO

KOMPETENSI KUNCI

TINGKAT

1.

Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa informasi

2

2.

Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi

2

3.

Merencanakan dan mengorganisasikan kegiatan

2

4.

Bekerja dengan orang lain dalam tim

1

5.

Menggunakan ide-ide dan teknik matematika

1

6.

Memecahkan masalah

2

7.

Menggunakan teknologi

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

 

TAHAPAN BELAJAR

 

 

 

Langkah-langkah/tahapan belajar :

  • Penyajian bahan, pengajaran, peserta dan penilai harus yakin dapat memenuhi seluruh rincian yang tertuang dalam standar kompetensi.
  • Isi perencanaan merupakan kaitan antara kriteria unjuk kerja dengan pokok-pokok keterampilan dan pengetahuan.

 

 

Kriteria Unjuk Kerja

Indikator Kerja

Tahapan Belajar

Sumber

1

2

3

4

5

1.

 

1.1 Surat / dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai

Prosedur perusahaan

 

 

-   Dapat mengidentifikasi surat / dokumen yang diterima sesuai prosedur perusahaan

 

-   Dapat menjelaskan jenis-jenis surat/dokumen menurut prosedur perusahaan.

 

 

-   Surat/dokumen yang

Diterima dikumpul-

kan dan diidentifikasi

-   Surat/dokumen

dipilah sesuai

dengan jenis surat

 

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 14

 

1.2 Surat / dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya

 

 

-   Dapat menyeleksi surat/dokumen dengan cermat

 

-   Dapat menyortir surat / dokumen sesuai dengan tujuannya.

 

 

-   Surat/dokumen

diseleksi dan disortir

dengan cermat

sesuai dengan

tujuannya

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 14

 

 

1.3   Surat yang

bersifat

penting dan

rahasia

diidentifikasi

 

-   Dapat mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia menurut prosedur perusahaan

 

-   Dapat memperlakukan surat penting secara benar

 

-   Dapat memperlakukan surat rahasia menurut prosedur perusahaan.

 

 

 

-   Surat diidentifikasi

dan disortir menurut

sifatnya

-   Surat penting

ditangani dengan

benar

-   Surat rahasia

ditangani menurut

prosedur

perusahaan.

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 15

Kriteria Unjuk Kerja

Indikator Kerja

Tahapan Belajar

Sumber

1

2

3

4

5

 

1.4 Berita dalam surat elektronik (email) diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan.

 

 

 

 

-  Dapat menunjukkan adanya email masuk

 

-  Dapat menunjukkan adanya lampiran dalam email masuk

 

-  Dapat menjelaskan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik menurut prosedur perusahaan

 

-  Dapat menyiapkan lampiran dengan benar.

 

 

-  Email dibuka dan cari

email yang masuk

-  Lampiran dalam

email dibuka

-  Email dan lampiran

diperiksa dan dibaca

keakuratannya

menurut prosedur

perusahaan

-  Lampiran

dicetak/diprint

dengan benar

 

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 17

2

 

2.1 Surat / dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

 

 

-  Dapat menunjukkan cara pencatatan  surat / dokumen masuk dengan sistem yang ada pada perusahaan

 

-  Dapat menyebutkan manfaat pencatatan surat/dokumen masuk menurut SOP.

 

 

-  Sistem pencatatan

surat/dokumen

masuk dibuat sesuai

prosedur perusahaan

-  Manfaat pencatatan

surat/dokumen

masuk diketahui.

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 18

 

2.2 Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat

dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

 

-  Dapat menjelaskan pengertian surat yang rusak menurut prosedur perusahaan

 

-  Dapat menjelaskan pengertian surat mencurigakan menurut prosedur perusahaan

 

-  Dapat menjelaskan pengertian surat hilang menurut prosedur perusahaan

 

-  Dapat menentukan tindakan sehubungan surat yang rusak, mencurigakan, hilang menurut prosedur perusahaan

 

 

 

-  Mengetahui arti surat

yang rusak

-  Menjelaskan

pengertian surat

mencurigakan

-  Menjelaskan

pengertian surat

hilang

-  Mengambil tindakan

apabila ada surat

yang rusak,

mencurigakan, hilang

menurut prosedur

perusahaan

-  Membuat catatan dan

laporan tentang surat

yang rusak,

mencurigakan, hilang

menurut prosedur

perusahaan

 

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 18

Kriteria Unjuk Kerja

Indikator Kerja

Tahapan Belajar

Sumber

1

2

3

4

5

   

-  Dapat membuat catatan dan laporan tentang surat masuk yang rusak, mencurigakan, hilang menurut prosedur perusahaan

 

-  Dapat menunjukkan kewaspadaan dalam menangani surat yang rusak, mencurigakan, hilang menurut prosedur perusahaan.

 

 

-  Waspada dan teliti

menangani surat

yang rusak,

mencurigakan, hilang

menurut prosedur

perusahaan

 

 

 

 

2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya  diketahui

 

 

-  Dapat menyebutkan pentingnya mengetahui struktur organisasi perusahaan, departemen, lokasi, nama karyawan dan jabatannya

 

-  Dapat menyebutkan nama departemen / bagian dan nama individu pejabat di kantor dengan benar.

 

 

-  Mengetahui struktur

organisasi

perusahaan,

departemen, lokasi,

nama karyawan dan

jabatannya di kantor

dengan benar

 

 

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 22

3

 

3.1  Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

 

-  Dapat menjelaskan arti batas waktu surat/dokumen masuk  harus didistribusikan menurut prosedur perusahaan

 

-  Dapat menjaga kewaspadaan agar pendistribusian surat/dokumen masuk dilakukan dengan batas waktu

 

-  Dapat mendistribusikan surat/dokumen agar batas waktu dipenuhi.

 

 

-  Memahami arti batas

waktu pendistribusian

surat/dokumen

masuk menurut

prosedur perusahaan

-  Menjaga dan meneliti

pendistribusian

surat / dokumen

masuk yang

dilakukan dengan

batas waktu dipenuhi

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 22

 

3.2  Penerimaan

surat/dokumen

teridentifikasi

 

-  Dapat menunjukkan cara agar surat/dokumen teridentifikasi menurut

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 22

Kriteria Unjuk Kerja

Indikator Kerja

Tahapan Belajar

Sumber

1

2

3

4

5

 

 

 

peraturan perusahaan

 

-   Dapat menunjukkan sebuah pencatatan yang memperlihatkan penerima surat / dokumen teridentifikasi menurut kebutuhan

 

-  Dapat menyebutkan akibat apabila penerima tidak teridentifikasi.

 

 

-  Mencatat dan

memperlihatkan cara

mengidentifikasi

surat/dokumen

masuk menurut

peraturan

perusahaan

-  Mencatat dan

memperlihatkan

penerima

surat/dokumen

masuk menurut

peraturan

perusahaan

 

 
 

3.3   Salinan surat/dokumen dibuat apabila diperlukan.

 

 

 

 

-  Dapat menyebutkan situasi diperlukannya  salinan surat / dokumen masuk menurut kebutuhan

 

-  Dapat membuat salinan surat apabila diperlukan menurut permintaan.

 

 

-  Membuat dan

mengetahui

keperluan

pembuatan salinan

surat menurut

kebutuhan dan

permintaan

 

Buku Informasi ADM.PK02.008.01

Hal. 22

 

 

 

 

 

 


 

BAB III

 

TUGAS TEORI DAN UNJUK KERJA

 

 

 

3.1.          TUGAS TEORI

 

                    Test Tertulis

 

 

Test tertulis dapat digunakan oleh panitia untuk mengidentifikasi kesiapan Anda untuk melaksanakan penilaian unjuk kerja.

 

Penilaian akan menggunakan satu atau lebih pertanyaan untuk setiap elemen, jika penilai kurang puas dengan kesiapan Anda dalam melakukan Penilaian Unjuk Kerja, maka rencana pelatihan atau Penilaian Unjuk Kerja ulang /  Remidial akan dibicarakan antara Anda dengan Penilai.

 

 

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini secara singkat dan jelas !

 

Pertanyaan 1

Bagaimana cara mengidentifikasi surat/dokumen yang diterima?

Jawaban :

 

…………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………

 

 

Pertanyaan 2

Jelaskan cara menyeleksi dan menyortir surat/dokumen masuk  sesuai dengan tujuannya

Jawaban :

 

…………………………………………………………………………………….

 

……………………………………………………………………………………

 

……………………………………………………………………………………

 

 

Pertanyaan 3

Bagaimana cara mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan

rahasia?

Jawaban :

 

…………………………………………………………………………………..

 

…………………………………………………………………………………..

 

…………………………………………………………………………………..

 

Pertanyaan 4

Jelaskan cara memeriksa keakuratan dan lampiran dalam surat

elektronik?

Jawaban :

          

             …………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………

 

Pertanyaan 5

Bagaimana cara mencatat surat/dokumen sesuai dengan sistem yang

ada pada perusahaan?

Jawaban :

 

             …………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………

 

          Pertanyaan 6

         Jelaskan pencatatan dan pelaporan surat yang rusak,

mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan?

         Jawaban :

 

            …………………………………………………………………………………

 

            …………………………………………………………………………………

 

            …………………………………………………………………………………

 

 

 

Lembar Pemeriksaan Peserta untuk kegiatan Test Tertulis

 

 

Semua kesalahan harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum ditandatangani.

 

 

YA

 

Apakah pertanyaan 1 sampai 6 telah dijawab dengan benar ?

 

 

 

 

 

 

Tanda Tangan peserta      …………………………………

 

 

 

 

 

Tanda Tangan penilai       ………………………………….

 

 

 

Catatan Penilai :

 

………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Test Lisan

 

 

1.   Bagaimana cara mengetahui nama dan jabatan dari unit kerja di kantor ?

 

2.   Jelaskan cara mendistribusikan dengan batas waktu?

 

3.    Bagaimana cara mengirimkan surat intern agar tidak salah tujuan?

 

4.    Perlukah dibuat salinan surat masuk dan untuk apa ?

 

 

 

 

          CHECK LIST TEORI & PRAKTIK

 

Semua kesalahan harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum ditanda tangani

 

 

 

Ya

 

Apakah semua petunjuk keselamatan kerja diikuti?

 

 
 

Apakah peserta pelatihan mampu memilih dan menggunakan peralatan pelatihan yang sesuai?

 

 
 

Apakah peserta pelatihan mampu mengerjakan semua pertanyaan Tugas Teori dengan benar?

 

 
 

Apakah peserta pelatihan mampu menjawab semua pertanyaan Tugas Test Lisan dengan benar?

 

 
 

Apakah peserta pelatihan telah merencanakan dan menyusun kegiatan-kegiatan yang tujuannya telah diperiksa oleh pelatih

 

 
 

Apakah peserta pelatihan menggunakan sumber-sumber yang menguntungkan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan

 

 

 

3.2.     TUGAS UNJUK KERJA

 

 

  Tugas  1

 

 

Mengidentifikasi surat / dokumen yang diterima

 

 

  1. 1.   Tujuan

 

Setelah mempelajari dan berlatih  tugas ini, peserta diharapkan mampu mengidentifikasi jenis-jenis surat/dokumen masuk, surat/dokumen penting dan rahasia serta menyeleksi/menyortir, memperlakukan surat/dokumen masuk sesuai tujuannya dan berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dengan seksama menurut prosedur perusahaan dengan kriteria sebagai berikut  :

-          Tidak ada surat/dokumen masuk yang tidak diketahui jenisnya

-          Tidak ada surat/dokumen masuk yang tidak diseleksi/disortir

-          Surat/dokumen penting dan rahasia teridentifikasi

-          Berita dalam surat elektronik keakuratannya diperiksa.

 

2.  Peralatan dan Bahan

 

-          Surat/dokumen masuk

-          Alat tulis kantor

-          Gunting/cutter

 

3.  Keselamatan dan Kesehatan Kerja

 

-          Menerima dan membaca dengan teliti surat/dokumen masuk

-          Gunakan peralatan kantor yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan menyeleksi/mensortir surat/dokumen masuk

-          Lakukan prosedur penerimaan dan pencatatan sesuai prosedur perusahaan

-          Memeriksa dengan seksama berita dalam surat elektronik

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

4.  Langkah Kerja

 

-          Persiapan  alat tulis kantor yang diperlukan

-          Mengidentifikasi surat/dokumen masuk atau yang diterima

-          Pengaturan  penyeleksian/penyortiran surat/dokumen yang diterima

-          Mengidentifikasi surat yang bersifat penting dan rahasia

-          Mengidentifikasi dan memeriksa keakuratan berita dalam surat elektronik sesuai dengan prosedur perusahaan

-          Meneliti kembali catatan dan penyeleksian surat/dokumen masuk

-          Memeriksakan hasil pencatatan dan penyortiran surat/dokumen kepada Pembimbing.

-          Menyerahkan / memberitahukan hasil kerja penyeleksian/penyortiran surat/dokumen masuk kepada Pembimbing untuk diperiksa.

 

 

 

 

  Tugas  2

 

 

MEMPROSES PENCATATAN SURAT/DOKUMEN MASUK

 

 

  1. 1.    Tujuan

 

Setelah mempelajari dan berlatih dengan tugas ini, peserta diharapkan mampu membuat catatan serta mengerti penanganan surat yang rusak, mencurigakan dan hilang, menurut prosedur perusahaan dengan kriteria sebagai berikut  :

-    Memahami jenis-jenis surat/dokumen yang diterima

-          Tidak ada surat/dokumen yang sudah diseleksi/disortir tidak tercatat

-          Tidak ada surat/dokumen yang rusak, mencurigakan dan hilang yang tidak diketahui

-          Tidak ada surat/dokumen yang rusak, mencurigakan dan hilang yang tidak dilaporkan

-          Mengetahui jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya.

 

  1. 2.    Peralatan dan Bahan

 

-          Surat/Dokumen masuk yang telah diseleksi/disortir

-          Buku Agenda

-          Alat tulis kantor

-          Gunting/cutter

 

  1. 3.    Keselamatan dan Kesehatan Kerja

 

-          Persiapan  alat tulis kantor yang diperlukan

-          Menerima surat/dokumen masuk yang sudah diseleksi/disortir

-          Melakukan pencatatan di buku agenda surat/dokumen masuk sesuai sistem dan prosedur yang ada diperusahaan

-          Meneliti kembali pencatatan surat/dokumen masuk

-          Lakukan prosedur pencatatan atau pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan

-          Mengetahui jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

  1. 4.    Langkah Kerja

 

-          Persiapan  alat tulis kantor dan buku agenda yang diperlukan

-          Mencatat surat/dokumen masuk ke dalam buku agenda

-          Mencatat surat/dokumen masuk yang rusak, mencurigakan atau hilang ke dalam buku agenda tersendiri

-          Melaporkan surat/dokumen masuk yang rusak, mencurigakan, hilang, sesuai dengan prosedur perusahaan

-          Meneliti kembali pencatatan surat/dokumen masuk

-          Lakukan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk sesuai prosedur perusahaan

-          Mengetahui jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

 

 

 

 

 

  Tugas  3

 

MENDISTRIBUSIKAN SURAT/DOKUMEN MASUK

 

 

  1. 1.   Tujuan

 

Setelah mempelajari dan berlatih  tugas ini, peserta diharapkan mampu mendistribusikan surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan dan memahami arti batas waktu pendistribusian, dengan kriteria sebagai berikut  :

-          Tidak ada surat/dokumen yang terlambat didisitribusikan

-          Tidak ada surat/dokumen yang tidak didistribusikan sesuai dengan catatan

-          Tidak ada kesalahan pendistribusian surat/dokumen kepada si penerima

-          Penerima surat/dokumen teridentifikasi

-          Membuat salinan surat/dokumen apabila perlu.

 

  1. 2.    Peralatan dan Bahan

 

-          Surat/Dokumen masuk yang telah dicatat

-          Buku Agenda

-          Alat tulis kantor

-   Baki surat / letter tray

  1. 3.    Keselamatan dan Kesehatan Kerja

 

-          Persiapan  alat tulis kantor dan buku agenda yang diperlukan

-          Menerima surat/dokumen masuk yang sudah dicatat

-          Melakukan pendistribusian surat/dokumen masuk

-          Meneliti kembali pendistribusian surat/dokumen masuk

-          Lakukan prosedur pendistribusian surat/dokumen masuk sesuai prosedur perusahaan

-          Membuat salinan surat/dokumen apabial diperlukan

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

  1. 4.    Langkah Kerja.

 

-          Persiapan  alat tulis kantor dan buku agenda yang diperlukan

-          Mendistribusikan surat/dokumen masuk ke sipenerima dengan batas waktu

-          Mencatat pendistribusian surat/dokumen masuk yang diterima oleh si penerima ke dalam buku agenda

-          Meneliti kembali catatan pendistribusian surat/dokumen masuk yang diterima oleh si penerima

-          Lakukan prosedur pendistribusian surat/dokumen masuk sesuai prosedur perusahaan

-          Membuat salinan surat/dokumen apabial diperlukan

-          Tanyakan ke Pembimbing praktek jika belum mengerti  benar apa yang akan dilakukan.

-          Selalu mulai kerja dengan memperhatikan prosedur keamanan dan prosedur kerja yang ada.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          Daftar Cek Unjuk Kerja

 

 

Demonstrasikan validitas perencanaan berkaitan komponen standar

Kompetensi.

 

 

  Kode Unit  ADM.PK02.008.01
  Judul Unit Menangani Penerimaan Surat/Dokumen
  Nomor Elemen

Ya

Tidak

Kriteria Unjuk Kerja

Ya

Tidak

 

1.    Mengidentifikasi surat/dokumen yang diterima

 

 

     

1.1   Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan

1.2   Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya

1.3   Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi

1.4   Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan.

 

   
 

2.    Memproses

pencatatan

surat/dokumen

masuk

 

     

2.1   Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

2.2  Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

2.3  Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui.

 

   
 

3.    Mendistribusikan

surat/dokumen

masuk

     

3.1   Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

3.2   Penerimaan surat/dokumen teridentifikasi

3.3   Salinan surat/dokumen dibuat apabila diperlukan.

   
    Ya  Tidak
 

Kondisi Unjuk Kerja

   
 

Penunjang Keterampilan dan Pengetahuan

   
 

Aspek-aspek Penting dalam Pengujian

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lembar Penilaian

 

 

Unit  :  ADM.PK02.008.01       Menangani Penerimaan Surat /     

                                                             Dokumen

 

Nama Peserta Pelatihan           :

 

Nama Pelatih                          :

 

Kompeten

 

Peserta Dinilai

 

 

Kompetensi Yang Dicapai

 

 

Umpan Balik Untuk Peserta :

 

 

………………………………………………………………………………………………………..

 

………………………………………………………………………………………………………..

 

………………………………………………………………………………………………………..

 

 

Tanda Tangan :

 

Peserta sudah diberitahu tentang hasil             Tanda tangan Penilai :

penilaian dan alasan-alasan mengambil

keputusan

………………………………

Tanggal :

 

Saya sudah diberitahu tentang hasil                 Tanda tangan Peserta Pelatihan :

 

 

………………………………

Tanggal

 

 

Buku-buku Referensi untuk bahan pelatihan yang telah direkomendasikan :

 

 

  • ADMINISTRASI PERKANTORAN UNTUK SMK 

Penerbit  :  PT. Galaxy Puspa Mega

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Testimoni

artikel lainnya Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01



bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online

bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online
Saturday 20 February 2016 | blog

MUQODIMAH Segala puji milik Allah Rabb semesta alam atas segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya serta segala…

Thursday 8 January 2015 | blog

  MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR TELEMATIKA SUB SEKTOR OPERATOR KOMPUTER     MENGOPERASIKAN PIRANTI LUNAK…

Friday 12 September 2014 | blog

PEMBANGUNAN PASAR PENUNJANG BERAS & WAREHOUSE SYSTEM DI SENTRA AGRD PADA ZONA INDUSTRI [IDR. 36.250.000.000] Uraian…

Thursday 7 February 2013 | blog

Blue Ocean Strategy is a business strategy book first published in 2005 and written by W.…